UVG impulsa su transformación digital con Dynamics 365 Finance & Operations
La Universidad del Valle de Guatemala (UVG) continúa fortaleciendo su evolución tecnológica junto a AlfaPeople mediante la implementación de Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations.
Conversamos con Julio Santizo Martínez, Gerente de TI, y Alicia Villafuerte Ríos, Program Manager, sobre los retos, avances y expectativas de este proceso de transformación institucional.
Modernización de los procesos de UVG
¿Qué retos principales motivaron a UVG a modernizar sus procesos administrativos, financieros y operativos con Dynamics 365 Finance & Operations?
Uno de los principales desafíos para UVG era contar con una plataforma moderna que respondiera a las necesidades actuales de la institución. El sistema anterior, Dynamics GP, ya presentaba limitaciones importantes en varios procesos administrativos y financieros.
“Muchos procesos se realizaban fuera del sistema, utilizando herramientas como Excel y documentos físicos”.
En el área administrativa, procesos como compras no estaban completamente integrados, ya que únicamente se gestionaban las órdenes de compra dentro del sistema, mientras que otras tareas complementarias se realizaban manualmente.
Desde la perspectiva financiera, la gestión de documentos, las solicitudes de adelantos, los viáticos y los movimientos de bodega dependían de archivos de Excel y procesos poco automatizados. Actualmente, estas operaciones se gestionan mediante Cases en Dynamics 365 Finance & Operations, lo que permite un mayor control y trazabilidad.
A nivel operativo, gran parte de la documentación debía imprimirse para dar seguimiento a los procesos. Hoy, gracias a los flujos automatizados de la plataforma, la trazabilidad y la aprobación de documentos se realizan digitalmente.
Tras la implementación de los módulos de la Fase 1, ¿qué mejoras visualizan en la operación y gestión de la universidad?
Para UVG, uno de los mayores beneficios ha sido contar con información en vivo y una mayor integración entre las diferentes áreas de la institución.
“La comunicación entre procesos y departamentos ha mejorado significativamente, permitiendo trabajar de manera más integrada y eficiente”.
La implementación de Dynamics 365 Finance & Operations ha permitido conectar procesos administrativos, financieros y operativos en una sola plataforma, facilitando la colaboración entre equipos y mejorando la visibilidad de la información en tiempo real.
¿Qué expectativas tiene UVG para la Fase 2 del proyecto?
Actualmente, UVG avanza con la Fase 2 del proyecto, incorporando módulos como Proyectos, Gestión de Gastos, Créditos y Cobros, Colaboración de Proveedores y Retail, además de integraciones con SIS y Dominios.
La universidad espera completar todos los módulos antes de finalizar el año, con el objetivo de continuar optimizando sus procesos internos y ampliar el alcance de la transformación digital hacia nuevas áreas de la institución.
Entre las principales expectativas se encuentran:
- Optimización de procesos financieros y administrativos
- Estandarización de operaciones
- Mejora en los tiempos de aprobación
- Mayor autoservicio para los usuarios internos
- Procesos más claros y eficientes
Además, UVG ya cuenta con el módulo de Créditos y Cobros en vivo, lo que le permite avanzar en la automatización y el control de procesos financieros clave.
¿Qué le dirían a otras instituciones que están considerando iniciar un proceso de transformación digital junto a AlfaPeople y Dynamics 365?
Para UVG, uno de los factores más importantes es entender que este tipo de iniciativas deben asumirse como un proyecto institucional y no únicamente tecnológico.
“El éxito depende de preparar a los equipos, definir alcances claros y mantener una buena gobernanza durante todo el proyecto”.
Asimismo, recomiendan involucrar desde el inicio a usuarios clave, patrocinadores y sponsors, alineando expectativas, fases, responsables y criterios de éxito.
Otro aspecto fundamental ha sido profundizar adecuadamente en las etapas de Discovery, con el fin de lograr una mayor visibilidad del proyecto y tomar decisiones informadas desde el inicio de la implementación.
Finalmente, destacan la importancia de mantener una comunicación constante con el partner implementador y considerar factores como los cambios en el licenciamiento o la evolución tecnológica que puedan impactar el proyecto en el futuro.
Transformación digital para una gestión universitaria moderna
La evolución tecnológica de UVG refleja cómo las instituciones educativas pueden modernizar sus procesos mediante plataformas integradas que brindan mayor eficiencia, trazabilidad y visibilidad operativa.
Junto a AlfaPeople y Microsoft Dynamics 365 Finance & Operations, UVG continúa avanzando hacia una operación más conectada, colaborativa y preparada para los retos futuros.
