El backlog de Dynamics 365 tiene más valor del que imagina
La mayoría de los entornos consolidados de Microsoft Dynamics 365 tienen un backlog.
Algunos elementos son urgentes. Otros llevan meses allí. Y algunos han pasado de una reunión de planificación a otra durante tanto tiempo que nadie recuerda exactamente cuándo se agregaron.
Un nuevo informe. Un flujo de aprobación mejorado. Una integración que podría eliminar trabajo manual. Un proceso que los usuarios quisieran simplificar. Una idea de automatización que nunca llega a ocupar los primeros lugares de la lista.
Es fácil considerar esto como un desafío de gestión de TI.
Pero ¿qué pasaría si su backlog de Dynamics 365 fuera en realidad algo más?
¿Qué pasaría si fuera un mapa de las áreas en las que su organización podría trabajar mejor?
Su backlog cuenta una historia del negocio
Cada solicitud de un backlog de Dynamics 365 tiene un origen.
Alguien necesitaba información a la que no podía acceder fácilmente.
Un proceso tardaba demasiado.
Los empleados repetían una tarea que potencialmente podía automatizarse.
Un cambio en el negocio generó un requisito que la configuración existente no podía respaldar completamente.
Or users found a workaround because it was easier than changing the system. Manual workarounds are one of several signs that a Dynamics 365 platform may no longer be keeping pace with the business.
De manera individual, son solicitudes de mejora.
En conjunto, pueden revelar dónde existe fricción entre su entorno de Dynamics 365 y la forma en que su negocio opera actualmente.
Esto convierte al backlog en algo más que una lista de elementos por desarrollar o corregir.
Puede convertirse en una fuente de información valiosa para el negocio.
No todo lo urgente genera el mayor valor
La dificultad es que las prioridades operativas naturalmente exigen atención.
Cuando algo deja de funcionar, se nota.
Cuando una integración crítica falla, alguien actúa.
Cuando los usuarios no pueden completar una tarea importante, el problema sube rápidamente en la lista de prioridades.
Y con razón.
Pero las mejoras funcionan de manera diferente.
Un equipo de finanzas que dedica varias horas al mes a preparar un informe manual puede no generar un ticket de soporte.
Un proceso de aprobación con pasos innecesarios puede seguir funcionando.
Los empleados que ingresan la misma información en dos sistemas pueden aceptar esta tarea como parte de su trabajo.
Ninguna de estas situaciones es necesariamente urgente.
Pero, a lo largo de un año, pueden consumir considerablemente más tiempo y recursos que los problemas que reciben atención inmediata.
Por eso, priorizar el backlog principalmente según la urgencia puede crear un punto ciego.
La solicitud que genera más ruido no siempre es la que aporta mayor valor al resolverse.
Convertir solicitudes técnicas en preguntas de negocio
Un backlog suele describir lo que alguien quiere.
“Cambiar este informe.”
“Automatizar este paso.”
“Agregar este campo.”
“Mejorar esta integración.”
Antes de decidir dónde debe ubicarse un elemento en la hoja de ruta, puede ser útil hacer otra pregunta:
¿Por qué lo necesita el negocio?
Eso cambia la conversación.
En lugar de evaluar únicamente el esfuerzo técnico requerido, puede comenzar a evaluar el resultado de negocio que hay detrás de la solicitud.
¿Reducirá el trabajo manual?
¿Mejorará la calidad o disponibilidad de la información?
¿Eliminará una fuente recurrente de errores?
¿Hará más rápido un proceso importante?
¿Reducirá el riesgo para el negocio?
¿Mejorará la experiencia de un grupo significativo de usuarios?
¿Respaldará una prioridad estratégica actual?
La solicitud técnica sigue siendo la misma.
Pero la base para priorizarla cambia considerablemente.
Una forma sencilla de replantear su backlog de Dynamics 365
No necesita un modelo de puntuación complejo para comenzar.
Considere revisar los elementos del backlog desde cuatro perspectivas:
1. Impacto en el negocio
¿Qué cambiaría para el negocio si implementara esta mejora?
No se limite a evaluar si la solicitud resuelve un problema. Considere si mejora la eficiencia, la toma de decisiones, el cumplimiento, la experiencia del cliente u otro resultado de negocio medible.
2. Impacto en los usuarios
¿Cuántas personas experimentan este problema actualmente y con qué frecuencia?
Una mejora que ahorra cinco minutos puede parecer insignificante. Si 100 empleados repiten la misma tarea todos los días, el impacto es muy diferente.
El impacto en los usuarios también puede revelar dónde pequeñas frustraciones se han convertido gradualmente en formas de trabajo aceptadas.
3. Relevancia estratégica
¿La mejora respalda hacia dónde se dirige la organización?
Las prioridades del negocio pueden haber cambiado significativamente desde su implementación de Dynamics 365.
Un elemento relacionado con prioridades actuales como crecimiento, automatización, reducción de costos, mejores datos o eficiencia operativa puede merecer más atención de la que su descripción técnica sugiere.
4. Esfuerzo
¿Qué se necesitará realmente para implementarlo?
El valor para el negocio no debe evaluarse sin considerar el esfuerzo requerido.
Un cambio relativamente sencillo con un impacto significativo puede merecer prioridad frente a una iniciativa más grande con beneficios similares.
En conjunto, estas cuatro perspectivas ayudan a trasladar la conversación de:
“¿En cuáles tickets deberíamos trabajar a continuación?”
a:
“¿Dónde podemos generar la mejora más significativa a continuación?”
Los elementos más antiguos de su backlog pueden merecer una nueva revisión
Existe otra razón para revisar el backlog periódicamente:
El contexto cambia.
Una solicitud que era difícil o costosa hace dos años puede ser más fácil de abordar hoy.
Microsoft continúa introduciendo capacidades en Dynamics 365, Power Platform, automatización e inteligencia artificial. Las nuevas funcionalidades pueden ofrecer diferentes formas de resolver un problema de negocio antiguo.
Al mismo tiempo, una mejora que alguna vez tuvo alta prioridad puede haber dejado de ser relevante porque el negocio tomó otra dirección.
Por lo tanto, un backlog saludable no debería simplemente crecer.
Debería evolucionar.
Los elementos deben cuestionarse, repriorizarse, combinarse o eliminarse a medida que cambian el negocio y el panorama tecnológico.
Vuelva a involucrar al negocio en la priorización del backlog
Dynamics 365 respalda procesos de negocio en finanzas, operaciones, ventas, cadena de suministro, servicio al cliente y otras funciones.
Por lo tanto, las decisiones sobre cómo mejorar la plataforma no deberían tomarse únicamente desde una perspectiva tecnológica.
Las personas más cercanas a los procesos suelen saber dónde existe fricción.
Saben qué informes requieren trabajo adicional.
Saben qué pasos manuales los empleados han aprendido a aceptar.
Saben dónde es difícil encontrar la información.
Y saben qué soluciones alternativas “temporales” se han convertido silenciosamente en permanentes.
Por lo tanto, incorporar a los responsables del negocio en las revisiones periódicas del backlog puede mejorar la calidad de la conversación.
En lugar de pedir a los departamentos que presenten más solicitudes, pregúnteles en qué áreas el trabajo es innecesariamente complicado.
Las respuestas pueden señalar prioridades muy diferentes.
De la gestión del backlog a la mejora continua
Un backlog de Dynamics 365 nunca estará completamente vacío.
Ni necesariamente debería ser ese el objetivo.
Una empresa que continúa cambiando seguirá identificando nuevas oportunidades.
La pregunta más importante es si esas oportunidades se están evaluando de manera sistemática.
Cuando el backlog está conectado con las prioridades del negocio, las necesidades de los usuarios y resultados medibles, se convierte en algo más que una cola de trabajo pendiente. Un enfoque más proactivo para la gestión de aplicaciones de Dynamics 365 puede ayudar a convertir esas prioridades en un proceso estructurado y continuo de mejora.
Se convierte en parte de un proceso de mejora continua.
Y esto genera un cambio importante.
En lugar de preguntar únicamente:
“¿Qué necesita Dynamics?”
comienza a preguntar:
“¿Qué necesita nuestro negocio de Dynamics a continuación?”
¿Qué se esconde en su backlog de Dynamics 365?
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