Cómo construir un modelo de mejora continua de Dynamics 365
La mayoría de las organizaciones establecen una estructura considerable para implementar Microsoft Dynamics 365.
Existe una hoja de ruta. Un equipo de proyecto. Reuniones de seguimiento. Talleres. Hitos. Decisiones. Responsabilidades claras.
Después, la plataforma entra en funcionamiento.
Con el tiempo, gran parte de esa estructura desaparece de forma natural.
El enfoque cambia hacia mantener la plataforma estable, resolver problemas y respaldar las operaciones diarias. Las mejoras siguen ocurriendo, pero cada vez compiten más con todo lo demás que exige atención.
Esto genera una pregunta importante:
¿Quién es responsable de garantizar que Dynamics 365 siga mejorando?
Para muchas organizaciones, la respuesta es menos clara que durante la implementación.
Un modelo de mejora continua de Dynamics 365 puede cambiar esta situación.
Y no tiene por qué significar otro gran programa de transformación.
La mejora continua necesita un ritmo
Una de las formas más sencillas en que la mejora pierde impulso es tratarla como algo que se hace cuando hay tiempo.
Rara vez lo hay.
Los problemas operativos siempre surgirán. Los nuevos proyectos competirán por recursos. Las prioridades del negocio cambiarán.
Si la mejora no tiene un espacio definido en el calendario, las actividades urgentes casi siempre tendrán prioridad.
Las organizaciones de alto desempeño abordan esto de manera diferente.
Crean un ritmo regular para revisar cómo Dynamics 365 respalda al negocio y dónde existen oportunidades de mejora.
Según la organización, esto puede incluir:
- Revisiones trimestrales del negocio
- Revisiones de la hoja de ruta
- Priorización del backlog
- Evaluaciones de las actualizaciones de Microsoft
- Revisiones de la adopción por parte de los usuarios
- Sesiones de mejora de procesos
El formato exacto importa menos que la disciplina.
El objetivo es crear un espacio en el que la organización mire deliberadamente más allá de los problemas actuales y se pregunte:
“¿Qué deberíamos mejorar a continuación?”
Comience por el negocio, no por la tecnología
Una conversación sobre la mejora de Dynamics 365 puede convertirse rápidamente en una conversación sobre funcionalidades.
Pero el punto de partida más útil suele estar en otro lugar.
¿Qué está tratando de lograr el negocio?
Quizás el área de finanzas quiere reducir el tiempo dedicado a preparar informes.
Operaciones necesita mayor visibilidad.
Los empleados están dedicando demasiado tiempo a procesos manuales.
La dirección necesita un acceso más rápido a información confiable.
La organización está ingresando a nuevos mercados o cambiando su modelo operativo.
Estas son primero prioridades de negocio y, en segundo lugar, cuestiones tecnológicas.
Comenzar desde ahí ayuda a evitar que la hoja de ruta de Dynamics se convierta en una colección de mejoras del sistema desconectadas entre sí.
En lugar de preguntar:
“¿Qué podríamos cambiar en Dynamics 365?”
por:
“¿Dónde necesita mejorar el negocio y cómo puede ayudar Dynamics 365?”
Es un pequeño cambio en la forma de plantearlo, pero puede conducir a prioridades muy diferentes.
Equilibre estabilidad y mejora
Un modelo de mejora continua no significa reducir el enfoque en la estabilidad operativa.
Todo lo contrario.
Una plataforma confiable es la base de todo lo demás.
Los procesos críticos deben funcionar. Los problemas deben resolverse. Los usuarios necesitan soporte. El rendimiento, las integraciones y la seguridad requieren atención continua.
El problema aparece cuando la estabilidad se convierte en la única medida del éxito. Como analizamos en nuestro artículo sobre el ROI de Dynamics 365 después de la puesta en marcha, una plataforma estable puede seguir generando menos valor incremental para el negocio si deja de evolucionar junto con la organización.
Un modelo operativo saludable de Dynamics 365 necesita espacio para tres conversaciones diferentes:
- Operar
¿Qué necesitamos hacer para mantener la plataforma y los procesos críticos del negocio funcionando de manera confiable? - Mejorar
¿Dónde podemos eliminar fricciones, simplificar procesos y aprovechar mejor la plataforma que ya tenemos? - Evolucionar
¿Qué prioridades cambiantes del negocio y nuevas capacidades de Microsoft deberían influir en nuestro próximo paso?
Estas tres perspectivas ayudan a evitar que la mejora continua se convierta en una actividad puramente reactiva o en un ejercicio interminable de innovación.
El objetivo es encontrar el equilibrio.
Dé al backlog un propósito de negocio
Su backlog puede desempeñar un papel importante en este modelo.
Pero solo si representa algo más que una cola de solicitudes.
Anteriormente analizamos cómo convertir su backlog de Dynamics 365 en una fuente de valor para el negocio, mirando más allá de la urgencia y el esfuerzo técnico.
En lugar de priorizar únicamente según la urgencia, revise las mejoras de acuerdo con los resultados de negocio que podrían generar.
¿Qué elementos podrían reducir el trabajo manual?
¿Cuál afecta al mayor número de usuarios?
¿Cuáles mejoran los informes o la toma de decisiones?
¿Cuál reduce el riesgo?
¿Cuáles respaldan las prioridades estratégicas?
¿Cuáles pueden generar un valor significativo sin requerir un esfuerzo desproporcionado?
Esto transforma las conversaciones sobre el backlog de una priorización técnica a una priorización de negocio.
También facilita explicar por qué ciertas mejoras deberían realizarse ahora mientras que otras pueden esperar.
Convierta las actualizaciones de Microsoft en parte de la conversación de negocio
Microsoft continúa desarrollando Dynamics 365, Power Platform y tecnologías relacionadas.
Las nuevas capacidades crean oportunidades, pero también generan ruido.
Ninguna organización necesita implementar todo lo que Microsoft lanza.
Por lo tanto, un modelo de mejora continua debe incluir una forma periódica de evaluar las nuevas funcionalidades.
No se trata de preguntar:
“¿Qué nuevas funcionalidades están disponibles?”
Sino:
“¿Qué nuevas capacidades son relevantes para las prioridades de negocio que ya tenemos?”
Quizás una nueva capacidad pueda simplificar un proceso que actualmente se realiza de forma manual.
Tal vez una oportunidad de automatización pueda resolver un elemento que ha permanecido en el backlog durante años.
O quizás una nueva funcionalidad sea interesante, pero actualmente genere poco valor significativo para su organización.
Las tres conclusiones son válidas.
El objetivo no es una adopción rápida.
Es una adopción informada.
Mantenga a los usuarios cerca de la conversación
Algunas de las oportunidades de mejora más valiosas de Dynamics 365 pueden no aparecer nunca en un ticket de soporte.
Los empleados se adaptan.
Crean hojas de cálculo.
Agregan pasos manuales.
Encuentran otra manera de obtener la información que necesitan.
Con el tiempo, esas soluciones alternativas se vuelven normales.
Por eso, la opinión de los usuarios debe formar parte de la mejora continua.
No pregunte a los usuarios únicamente qué está fallando.
sino:
“¿Qué tareas toman más tiempo del que deberían?”
“¿En qué áreas trabaja fuera de Dynamics 365?”
“¿Qué proceso le genera mayor frustración?”
“Si pudiera simplificar una parte de su trabajo diario, ¿cuál sería?”
Estas preguntas suelen revelar oportunidades de mejora que el monitoreo tradicional del sistema no puede detectar.
Defina claramente la responsabilidad
La mejora continua necesita un responsable.
Esto no significa necesariamente que una sola persona deba identificar cada oportunidad o tomar cada decisión.
De hecho, Dynamics 365 respalda demasiadas áreas de la organización como para que la mejora continua sea responsabilidad exclusiva de TI.
Los responsables del negocio deben participar.
Los usuarios necesitan tener voz.
TI debe aportar la perspectiva técnica.
La dirección debe conectar las decisiones de inversión con las prioridades del negocio.
Pero alguien debe seguir siendo responsable de mantener el ritmo.
Para las organizaciones que no cuentan con la capacidad o los recursos especializados para gestionar este ritmo internamente, un enfoque proactivo de gestión de aplicaciones de Dynamics 365 puede combinar el soporte diario de la plataforma con una mejora estructurada y continua.
¿Quién programa las revisiones?
¿Quién garantiza que las prioridades del backlog se revisen nuevamente?
¿Quién incorpora las novedades relevantes de Microsoft a la conversación?
¿Quién da seguimiento a las acciones acordadas?
Sin una responsabilidad claramente definida, la mejora continua puede convertirse fácilmente en algo que todos apoyan, pero que nadie impulsa.
Un ciclo sencillo de mejora continua de Dynamics 365
El modelo no tiene por qué ser complicado.
Un punto de partida práctico podría ser el siguiente:
1. Revisar las prioridades del negocio
¿Qué está cambiando y en qué áreas necesita mejorar la organización?
↓
2. Identificar fricciones y oportunidades
¿Qué están experimentando los usuarios? ¿Qué nos dice la lista de pendientes? ¿Dónde está aumentando el trabajo manual?
↓
3. Evaluar las capacidades relevantes
¿Las funcionalidades existentes o nuevas de Microsoft pueden ayudar a abordar estas prioridades?
↓
4. Priorizar según el valor para el negocio
¿Qué mejoras generarán el mayor impacto en relación con el esfuerzo requerido?
↓
5. Implementar y medir
¿La mejora logró los resultados que esperaba el negocio?
↓
6. Revisar nuevamente
¿Qué hemos aprendido, qué ha cambiado y qué debería seguir?
- Luego, repetir el proceso.
- No una vez al año.
- Como parte de la forma en que se gestiona Dynamics 365.
La mejora continua no significa cambio constante
Existe una diferencia importante.
El propósito de un modelo de mejora continua de Dynamics 365 no es cambiar constantemente la plataforma.
El cambio por sí mismo no genera valor para el negocio.
El objetivo es crear una forma estructurada de identificar cuándo vale la pena realizar un cambio.
A veces, la decisión correcta será automatizar un proceso.
A veces será adoptar una nueva funcionalidad.
A veces será simplificar algo que se ha vuelto innecesariamente complejo.
Y a veces la decisión correcta será no hacer nada.
El valor está en tomar esa decisión de manera deliberada.
La puesta en marcha no debería ser su última hoja de ruta
Es probable que Dynamics 365 siga siendo una plataforma empresarial importante durante muchos años después de su implementación.
Durante esos años, su organización cambiará.
Microsoft continuará innovando.
Sus empleados identificarán mejores formas de trabajar.
Sus prioridades evolucionarán.
Un modelo de mejora continua de Dynamics 365 crea la estructura necesaria para integrar todos esos cambios.
No mediante otra gran transformación.
Sino mediante conversaciones periódicas, prioridades claras y el compromiso de garantizar que la plataforma continúe respaldando el negocio en el que se está convirtiendo, no solo el negocio que era al momento de la puesta en marcha.
¿Hacia dónde debería avanzar su recorrido con Dynamics 365?
Nuestra Guía Ejecutiva, Más allá de la puesta en marcha: cómo las organizaciones líderes maximizan el valor de Microsoft Dynamics a lo largo de su vida útil, analiza por qué el valor para el negocio puede comenzar a estancarse después de la implementación y qué pueden hacer las organizaciones para recuperar el impulso.
Descubra cómo las organizaciones líderes abordan la mejora continua, involucran al negocio, evalúan la innovación de Microsoft y mantienen Dynamics 365 alineado con las prioridades cambiantes.
Descargue la Guía Ejecutiva: Más allá de la puesta en marcha
