¿Por qué el ROI de Dynamics 365 puede estar disminuyendo?
Su implementación de Microsoft Dynamics 365 fue exitosa. La plataforma es estable. El negocio está funcionando.
Entonces, ¿por qué los empleados siguen exportando datos a Excel? ¿Por qué los procesos manuales están volviendo a aparecer? ¿Y por qué la plataforma parece generar menos mejoras perceptibles que después de la puesta en marcha?
La respuesta puede no estar en un problema tecnológico.
Simplemente puede deberse a que su negocio ha seguido evolucionando, mientras que su entorno de Dynamics 365 no lo ha hecho al mismo ritmo.
Cuando esto sucede, el retorno de su inversión en Dynamics 365 puede estancarse gradualmente.
La puesta en marcha es el comienzo de la inversión
Una implementación de Dynamics 365 recibe naturalmente una atención considerable.
Se revisan los procesos de negocio. Se cuestionan los requisitos. Se consolida la información. Los empleados aprenden nuevas formas de trabajar. Los líderes definen cómo debería operar la organización en el futuro.
Después llega la puesta en marcha.
El equipo del proyecto avanza hacia nuevos objetivos. La organización se enfoca en la estabilidad. Otras prioridades del negocio pasan a ocupar el primer plano.
Esto es natural y necesario.
Pero existe una diferencia importante entre completar un proyecto de implementación y obtener todo el valor de la inversión.
Las investigaciones de McKinsey sobre transformaciones empresariales muestran que incluso las transformaciones exitosas pueden tener dificultades para mantener el valor esperado a lo largo del tiempo.
La implementación crea las bases. Los retornos a largo plazo se generan durante los años posteriores.
La pregunta es si la plataforma continúa evolucionando junto con el negocio.
Su negocio no dejó de cambiar con la puesta en marcha
Considere cuánto puede cambiar una organización durante los primeros años después de una implementación de Dynamics 365.
Su organización puede ingresar a nuevos mercados. Las expectativas de los clientes cambian. Se introducen nuevos productos y servicios. Los empleados encuentran diferentes maneras de realizar su trabajo. Las regulaciones evolucionan. Las adquisiciones incorporan nuevos procesos. Las prioridades de la dirección cambian.
Al mismo tiempo, Microsoft continúa desarrollando Dynamics 365 con nuevas funcionalidades en ERP, CRM, automatización, analítica e inteligencia artificial.
Por lo tanto, la organización que dirige hoy puede ser muy diferente de aquella que implementó originalmente Dynamics 365.
Pero ¿su entorno de Dynamics refleja esa diferencia?
Si no es así, puede desarrollarse gradualmente una brecha entre la forma en que funciona el negocio y la manera en que la plataforma lo respalda.
Las señales de alerta suelen ser sorprendentemente pequeñas
La disminución del ROI de Dynamics 365 rara vez comienza con una falla grave del sistema.
De hecho, la plataforma puede seguir funcionando perfectamente.
En cambio, las señales de alerta suelen aparecer en el trabajo cotidiano.
Un informe se exporta a Excel porque es más rápido que solicitar un cambio.
Se incorpora una aprobación manual adicional como solución temporal.
Los empleados mantienen información fuera de Dynamics porque el proceso existente ya no responde a sus necesidades.
Una solicitud de mejora permanece en la lista de pendientes durante otro trimestre.
Una nueva capacidad de Microsoft parece interesante, pero se pospone porque otras prioridades más urgentes tienen precedencia.
De manera individual, ninguna de estas decisiones resulta particularmente preocupante.
Sin embargo, en conjunto pueden contar una historia diferente.
Pequeñas concesiones se convierten en formas de trabajo establecidas. Los procesos manuales se multiplican. Las solicitudes de mejora se acumulan. Gradualmente, se dedica más atención a mantener la plataforma que a mejorar la manera en que el negocio la utiliza.
La estabilidad es importante. Pero no es lo mismo que generar valor
Para cualquier plataforma crítica para el negocio, la estabilidad es importante.
Los usuarios necesitan un acceso confiable. Los procesos deben ejecutarse correctamente. Los problemas deben resolverse. La seguridad, el rendimiento y las integraciones requieren atención continua.
Pero la estabilidad del sistema responde solo a una pregunta: ¿nuestro entorno de Dynamics está funcionando?
No responde a otra pregunta, potencialmente más importante: ¿nuestro entorno de Dynamics está ayudando al negocio a trabajar mejor?
Estas dos preguntas pueden dar lugar a conversaciones muy diferentes.
Una plataforma estable puede seguir teniendo procesos manuales innecesarios.
Una plataforma estable puede seguir teniendo un bajo nivel de adopción de funcionalidades valiosas.
Una plataforma estable puede seguir requiriendo que los empleados dediquen horas a preparar informes que podrían automatizarse.
Y una plataforma estable puede seguir reflejando los requisitos del negocio de hace tres años en lugar de las prioridades actuales.
Para los equipos directivos, esto significa que medir la salud de una inversión en Dynamics requiere mirar más allá de las métricas tradicionales de TI.
Busque resultados de negocio, no solo rendimiento del sistema
En lugar de preguntar únicamente si Dynamics 365 funciona de manera confiable, considere las siguientes preguntas:
- ¿Los empleados están trabajando de manera más eficiente que hace un año?
- ¿Qué procesos manuales han desaparecido y cuáles han aparecido?
- ¿En qué áreas los empleados están trabajando fuera de Dynamics para poder realizar sus tareas?
- ¿Los usuarios están obteniendo la información que necesitan para tomar decisiones?
- ¿Qué nuevas capacidades de Microsoft hemos evaluado durante los últimos 12 meses?
- ¿Nuestra hoja de ruta de Dynamics refleja las prioridades actuales del negocio?
Estas preguntas trasladan la conversación del rendimiento tecnológico al rendimiento del negocio.
También pueden revelar algo importante.
Es posible que su organización no necesite otro gran proyecto de transformación.
Puede que simplemente necesite retomar una conversación que se volvió menos frecuente después de la puesta en marcha: ¿cómo puede Dynamics 365 ayudarnos a mejorar lo que hacemos a continuación?
El segundo ROI de Dynamics 365
El mayor retorno de una inversión en Dynamics no necesariamente proviene de una sola implementación importante.
Puede provenir de cientos de pequeñas mejoras realizadas a lo largo de la vida útil de la plataforma.
- Un proceso de aprobación simplificado.
- Un informe manual que pasa a estar automatizado.
- Un mejor aprovechamiento de las funcionalidades existentes.
- Una nueva capacidad que elimina tareas repetitivas.
- Un proceso rediseñado porque el negocio ha cambiado.
De manera individual, estas mejoras pueden parecer modestas. Sin embargo, a lo largo de varios años, su impacto combinado puede ser considerable.
Este es el segundo ROI de Dynamics 365: el valor que se genera después de que termina el proyecto de implementación.
Pero esto no ocurre automáticamente.
Requiere que las organizaciones continúen revisando cómo está cambiando su negocio, dónde están surgiendo fricciones y dónde la plataforma puede generar nuevo valor. Un enfoque estructurado para la gestión de aplicaciones de Dynamics 365 y la mejora continua puede ayudar a convertir esto en una disciplina permanente, en lugar de una iniciativa ocasional.
Porque la puesta en marcha marca el final de un proyecto de implementación.
Nunca debería marcar el final de la mejora del negocio.
¿Su inversión en Dynamics sigue avanzando?
En nuestra guía ejecutiva Más Allá del Go-Live: Guía ejecutiva para maximizar el valor de Microsoft Dynamics 365, analizamos por qué el valor para el negocio puede estancarse después de la implementación y qué pueden hacer las organizaciones para seguir generando valor año tras año.
Descubra cómo reconocer las señales de alerta, establecer un ritmo de mejora continua y garantizar que su plataforma Microsoft Dynamics continúe evolucionando junto con su negocio.
