5 señales de que su plataforma Dynamics 365 se está quedando atrás
Su plataforma Microsoft Dynamics 365 no tiene que estar desactualizada para quedarse atrás.
El sistema puede ser estable. Los usuarios pueden iniciar sesión cada mañana. Los pedidos pueden procesarse, las facturas pueden gestionarse y los informes pueden seguir generándose.
Sin embargo, la forma en que trabaja su organización puede haber cambiado considerablemente desde la puesta en marcha.
Surgen nuevos procesos. Cambian las expectativas de los clientes. Los empleados encuentran formas más rápidas de completar sus tareas. Microsoft introduce nuevas capacidades. Las prioridades del negocio cambian.
Como analizamos en nuestro artículo sobre por qué el ROI de Dynamics 365 puede disminuir después de la puesta en marcha, la plataforma puede mantenerse técnicamente estable mientras el valor incremental para el negocio se estanca.
Esto se refleja en el trabajo cotidiano.
Estas son cinco señales de que su entorno de Dynamics 365 puede haber dejado de avanzar al mismo ritmo que su negocio.
1. Excel se ha convertido en parte del proceso
No hay nada de malo en utilizar Excel.
La señal de alerta aparece cuando exportar datos a Excel se convierte en un paso necesario dentro de un proceso de negocio que Dynamics 365 debía respaldar.
Quizás los empleados exportan información cada mes para preparar informes de gestión. Tal vez los datos se manipulan manualmente antes de poder tomar decisiones. O una hoja de cálculo se ha convertido en una extensión no oficial de un proceso porque cambiar el sistema parecía demasiado complicado.
Estas soluciones alternativas suelen surgir por una buena razón.
Los empleados están tratando de realizar su trabajo.
Por lo tanto, la pregunta importante no es:
“¿Por qué las personas no están utilizando Dynamics correctamente?”
Sino:
“¿Qué están tratando de lograr que Dynamics no les permite hacer de manera eficiente hoy?”
Esa pregunta puede revelar oportunidades para mejorar los informes, simplificar procesos o aprovechar mejor las funcionalidades que ya tiene.
2. Su lista de pendientes sigue creciendo
La mayoría de los entornos de Dynamics 365 consolidados tienen una lista de pendientes.
Se agregan nuevos requisitos. Los usuarios solicitan mejoras. Los procesos necesitan ajustes. Cambian los requisitos de informes. Se analizan ideas, pero se posponen.
Una lista de pendientes, por sí misma, no es un problema.
La señal de alerta aparece cuando se convierte en un lugar donde las mejoras esperan indefinidamente porque los problemas operativos urgentes tienen prioridad de manera constante.
Con el tiempo, esto puede crear un patrón.
Los tickets de soporte se resuelven porque algo necesita atención inmediata. Las solicitudes de mejora permanecen pendientes porque técnicamente nada está averiado.
La plataforma sigue operativa, pero las oportunidades para mejorarla continúan descendiendo en la lista de prioridades.
En lugar de considerar su lista de pendientes únicamente como un conjunto de tareas técnicas, analícela también desde una perspectiva de negocio.
¿Qué solicitudes podrían reducir el trabajo manual?
¿Cuáles podrían mejorar la toma de decisiones?
¿Cuáles podrían eliminar frustraciones recurrentes?
¿Cuáles respaldan las prioridades estratégicas actuales?
Su lista de pendientes puede contener más valor para el negocio de lo que su lista de solicitudes técnicas podría sugerir.
3. Las nuevas capacidades de Dynamics 365 rara vez pasan de ser “interesantes”
Microsoft continúa invirtiendo en Dynamics 365, Power Platform, automatización, analítica e inteligencia artificial.
Eso no significa que su organización deba adoptar cada nueva funcionalidad.
Todo lo contrario.
El desafío consiste en determinar qué novedades son realmente relevantes para su negocio.
La señal de alerta aparece cuando esta evaluación rara vez se realiza.
Alguien ve una nueva capacidad en un anuncio de lanzamiento de Microsoft. Se analiza brevemente. Todos coinciden en que parece interesante.
Después, las prioridades operativas toman el control.
Seis meses después, llega otra actualización.
Las organizaciones que continúan obteniendo más valor de Dynamics 365 no necesariamente adoptan más funcionalidades. Crean una forma sistemática de identificar las capacidades que podrían respaldar sus prioridades actuales de negocio.
La pregunta cambia de:
“¿Qué ha lanzado Microsoft?”
a:
“¿Qué podría significar esto para nuestro negocio?”
Esa es una conversación mucho más valiosa.
4. Los problemas de soporte dominan la conversación sobre Dynamics
La estabilidad operativa es importante.
Si un proceso crítico falla, debe solucionarse. Si los usuarios experimentan problemas, necesitan soporte. Si el rendimiento disminuye, alguien debe investigarlo.
Pero considere las conversaciones que mantiene actualmente sobre Dynamics 365.
¿Cuánto tiempo dedica a hablar de lo que necesita solucionarse?
¿Y cuánto dedica a hablar de lo que podría mejorarse?
Si casi todas las conversaciones están impulsadas por incidentes, tickets y solicitudes urgentes, su modelo operativo de Dynamics puede haberse vuelto principalmente reactivo.
Esto genera un problema sutil.
Lo que deja de funcionar recibe atención.
Pero aquello que podría funcionar considerablemente mejor puede no recibirla.
Un enfoque más proactivo para la gestión de aplicaciones de Dynamics 365 permite hacer ambas cosas: mantener una plataforma estable e identificar continuamente oportunidades para mejorar los procesos, la adopción y el valor para el negocio.
La mejora continua no requiere una transformación constante.
Requiere convertir la mejora en parte de la conversación.
5. Nadie puede responder: “¿Qué vamos a mejorar a continuación?”
Esta puede ser la prueba más sencilla de todas.
Pregunte a las personas responsables de su entorno de Dynamics 365:
“¿Qué vamos a mejorar durante los próximos seis meses y por qué?”
No es necesario contar con una extensa hoja de ruta de transformación.
Pero debería existir una respuesta.
Quizás la prioridad sea reducir el trabajo manual en finanzas, mejorar los informes, simplificar un proceso de aprobación, aumentar la adopción de los usuarios, evaluar una capacidad de inteligencia artificial o mejorar un proceso de la cadena de suministro.
La iniciativa específica es menos importante que contar con una dirección clara.
Sin ella, la mejora tiende a volverse reactiva.
La hoja de ruta pasa a estar determinada por aquello que requiera atención a continuación, en lugar de orientarse hacia lo que podría generar mayor valor para el negocio.
¿Cuántas de estas señales reconoce?
Reconocer una o más de estas señales no significa que su implementación de Dynamics 365 haya fracasado.
De hecho, suelen aparecer precisamente porque la plataforma ha estado funcionando correctamente durante varios años.
El negocio cambió.
Las personas se adaptaron.
Las soluciones temporales se volvieron permanentes.
Las prioridades cambiaron de rumbo.
La pregunta importante es qué sucede a continuación.
Las organizaciones que continúan generando valor con Dynamics 365 no necesariamente enfrentan menos desafíos. Identifican las oportunidades antes y crean una forma estructurada de actuar sobre ellas.
Esto puede comenzar con algo sorprendentemente sencillo:
Revise dónde ha aumentado el trabajo manual.
Analice la lista de pendientes desde una perspectiva diferente.
Evalúe qué capacidades de Microsoft son relevantes.
Vuelva a involucrar a los responsables del negocio en la conversación sobre Dynamics.
Y decida qué quiere que la plataforma mejore a continuación.
¿Su entorno de Dynamics 365 sigue avanzando?
Nuestra Guía Ejecutiva, Más allá del Go-Live: cómo las organizaciones líderes maximizan el valor de Microsoft Dynamics a lo largo de su vida útil, analiza qué sucede después de una implementación exitosa y por qué algunas organizaciones continúan aumentando el valor para el negocio, mientras que otras se enfocan gradualmente en mantener lo que ya tienen.
Incluye preguntas prácticas para evaluar su entorno actual de Dynamics y un marco de trabajo para la mejora continua después de la puesta en marcha.
