Caso de éxito: Universidad de América Puebla moderniza sus servicios escolares con Microsoft Dynamics
En AlfaPeople acompañamos a instituciones educativas que buscan evolucionar sus procesos y ofrecer mejores experiencias a su comunidad. Hoy compartimos el caso de éxito de la Universidad de América Puebla– Mexico, una institución comprometida con la excelencia académica, la integridad institucional y la formación de estudiantes críticos, enfocados en el bienestar de la sociedad.
Entrevista con Sergio Linares Pérez, Director General Escolar (ve el videoclip de abajo)
Conversamos con Sergio Linares Pérez, Director General Escolar, quien nos compartió los retos que enfrentaban, el proceso de implementación y los beneficios logrados tras modernizar su plataforma tecnológica.
Los retos: procesos manuales y tiempos de respuesta limitados
“Antes de implementar esta herramienta, teníamos muchos procesos manuales y utilizábamos múltiples archivos, lo que implicaba un mayor tiempo de operación y, evidentemente, impactaba en el tiempo de respuesta que los alumnos esperaban”, explica Linares.
Además, la universidad contaba con una versión obsoleta de Microsoft Dynamics, con limitaciones técnicas y operativas. “Todos los trámites de servicios escolares se realizaban de forma manual, lo que generaba errores de captura, información duplicada y dificultaba la creación de indicadores y reportes confiables”.
Lo que buscaban en una nueva solución
El objetivo era claro: contar con una herramienta robusta que integrara la información de las distintas áreas de la institución, principalmente servicios escolares, área académica y área financiera, y que permitiera ofrecer un tiempo de respuesta óptimo a la comunidad estudiantil.
“Buscábamos mejorar las herramientas con las que operaba la institución y tener una solución que integrara la información de todas las áreas clave”, señala.
El proceso de implementación: trabajo colaborativo y adopción del cambio
La implementación involucró a varias áreas de la universidad, principalmente Servicios Escolares como usuario final, Tecnologías de la Información, y el acompañamiento de AlfaPeople México como socio tecnológico.
Uno de los principales retos fue la migración de la información histórica, así como la adopción de la nueva herramienta. “Un paso clave fue involucrar desde el inicio a todo el equipo que estaría a cargo del sistema. Esto facilitó enormemente la adaptación al cambio y el uso de la nueva tecnología”, destaca Linares.
Un momento decisivo del proyecto ocurrió en julio, durante las pruebas del sistema. “Ahí pudimos revisar cómo se comunicaban los procesos, las personas y todo el ecosistema de la universidad”.
Los beneficios alcanzados: eficiencia y mejor atención al estudiante
Hoy, los procesos han mejorado de forma significativa. “Contar con una herramienta moderna, alojada en la nube e integrada con otros sistemas institucionales —como el financiero y el de gestión académica— nos ha permitido operar de forma mucho más ordenada y responder puntualmente a cada solicitud de nuestra comunidad estudiantil”.
El principal beneficio es claro: una mejor atención al estudiante. “Que reciban el servicio que esperan, en el tiempo que lo esperan, era nuestro objetivo principal”.
Además, la nueva plataforma abre la puerta a un enfoque más proactivo. “Ahora buscamos anticiparnos, identificar las necesidades de los alumnos y acompañarlos mejor para que continúen su vida académica en la institución”.
Un mensaje para otras universidades
“Dar un paso hacia un cambio tecnológico como este es sumamente importante. Y hacerlo de la mano de empresas como AlfaPeople México, que brindan acompañamiento en todo momento, es una garantía para lograr los objetivos planteados”, concluye Sergio Linares Pérez.
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