Qué es PSA

La suite PSA para Microsoft Dynamics 365 es una completa solución de automatización de servicios profesionales para la administración de proyectos.

Para qué sirve PSA

Actualmente, la suite le permite a la organización:

  • Planear:
    • Forecast en oportunidades negocio y proyectos.
    • Disponibilidad de recursos en el proyectos/soporte/producto.
  • Hacer:
    • Asignación de actividades en el proyecto respectivo.
    • Registro de horas.
  • Verificar:
    • Sub/Sobre asignación de recursos.
    • Horas consumidas.
    • Sobre registro de horas.
    • Eficiencia organizacional.

Por qué trabajar en PSA

La organización trabaja la suite por los siguientes motivos:

  • Es una herramienta corporativa.
  • Optimiza la disponibilidad y asignación de recursos.
  • Optimiza la estimación de costos e ingresos de los proyectos.
  • Optimiza la facturación de los proyectos, de acuerdo con el tipo la negociación realizada con el cliente (T&M hourly rate, T&M day rate, Fixed Fee, Expenses billable, Expenses fixed fee, Recurring, Products)

Cuándo se usa PSA

La suite se usa:

  • En la administración de las oportunidades de preventa, desde el control para el registro de horas.
  • En la administración de proyectos de implementación/producto.
  • En la administración de los casos de soporte a los clientes de base instalada.
  • En la administración de las actividades internas.

Quién usa PSA

La suite es usada por:

  • Consultores e Ingenieros, para el registro de horas.
  • Jefes de proyecto / Líder de Soporte para la administración de los proyectos/casos respectivos.
  • Directora de Servicios para la disponibilidad y asignación de recursos.

Cómo se usa PSA

    • Generación del Forecast

En cada proyecto de implementación creado en PSA, se va a la opción Forecast y se define el valor del forecast (por hora o por valor fijo).

      • Disponibilidad y Asignación

La disponibilidad del recurso se visualiza por la opción utilization sheet. En esta opción se conocen las horas disponibles y las asignadas que tiene el recurso en un periodo de tiempo definido. Adicionalmente, dependiendo la cantidad de horas asignadas, PSA muestra el nivel se asignación por colores, según la tabla:

Colours and percentages, according to PSA

Grey – Highly underutilized: Indicates less than 50% of utilization
Purple – Underutilized: Indicates less than 80% of utilization
Green – Good utilization: Indicates between 80% and 100% of utilization
Yellow – Over-utilized: Indicates between 100% and 120% of utilization
Red – Highly 0ver-utilized: Indicates higher than 120% of utilization
White – Leave: Indicates that the user is not available (ex: PTO)

La asignación del recurso se realiza, usualmente, desde cada proyecto al cual ha sido asignado el recurso. Es importante, una vez que se asignado el recurso a la actividad correspondiente, actualizar el utilization sheet desde el Gantt chart del proyecto.

      • Registro de horas

Cada Jefe de Proyecto/Consultor/Ingeniero registra las horas trabajadas, diariamente, en PSA mediante la opción Timesheet.

      • Verificación de horas

Diariamente, mediante la opción Hours, se verifica el registro de horas respectivo.

      • Aprobación de horas eficientes

La Directora de Servicios/Jefe de Proyecto/Líder de Soporte aprueba las horas registras por el Consultor/Ingeniero, con el fin de determinar la eficiencia organizacional.

Hacia dónde vamos con PSA

Existen varias opciones de la suite por usar en AP, como pueden ser, entre otros:

      • Facturación del proyecto, según la negociación realizada con el cliente.
      • Fortalecimiento del presupuesto (Budget) de cada proyecto.