Excel es de gran utilidad para los profesionales que administran datos para estudiar la información y evaluar los resultados día a día. Muchos usan a Excel para tareas específicas y otros solicitan a IT la elaboración de tablas con los campos que requieren medir. En ambos casos se debe invertir tiempo para generar las tablas dinámicas que permiten analizar los datos, esto es agregar campos con algunos calculos, agregar algunas columnas o dar formato, y luego hacer tablas dinámicas para hacer el análisis, en algunos casos con un proceso de cuidado para relacionar los resultados de diversas tablas y obtener así la información con la estructura deseada que permite tomar las decisiones que requiere el objetivo pretendido. Estas tareas ahora las realiza Power BI de forma automática y en este artículo presentamos como se puede hacer con Power BI de tal forma que sus tablas de análisis o gráficos se encuentren disponibles con la última información lista para la toma de decisiones.

En Excel comparar en una tabla los resultados de un período con respecto a otro es una tarea imposible de realizar, tal tarea requiere la elaboración de tablas independientes y luego combinarlas para obtener las variaciones y participaciones, lo anterior se debe a que Excel calcula los datos de una tabla o filtro con la misma información para todas las celdas, esto conlleva a la necesidad de un usuario avanzado en Excel que permita obtener diferentes tablas y luego las consolide, situación que genera una carga de trabajo y horas invertidas en mantener la información actualizada.

Power BI llega para solucionar esta tarea, es decir, obtener en una misma tabla los resultados de diversos períodos o consolidados parciales de los atributos para permitir a los usuarios disponer de sus tablas y gráficas con la última información y disponibles en la nube para ser consultados por sus compañeros con la información más reciente y con la posibilidad de analizar los datos de una tabla filtrando los atributos del modelo de forma interactiva, informes que también estarán disponibles en sus equipos móviles.

Power BI la herramienta de Microsoft que permite disponer de informes en línea, actualizados e interactivos.

Veamos de forma general como lo hace Power BI.

En Power BI, cada celda se calcula de forma independiente de las demás, permitiendo comparar valores que corresponden a diferentes períodos o comparar los valores contra valores consolidados, situación que facilita obtener participaciones y variaciones en una misma tabla, sin necesidad de combinar resultados de diversas tablas. Con el beneficio adicional que los valores calculados son portables, es decir, que podemos utilizar diferentes filtros o atributos sin necesidad de realizar nuevos calculos, debido a que los calculos en Power BI son realizados para cada celda luego de revisar el contexto de filtro. Esta tarea simplemente no es posible en Excel.

En la siguiente figura se muestra una tabla con un ejemplo de lo mencionado anteriormente.

Power BI contiene los conectores para obtener información de diversas fuentes y provee el Query Editor para acceder y transformar los datos para el modelo al cual se desea aplicar inteligencia de negocios, complementando el servicio con el conector que permite al servicio en la nube administrado por Azure, actualizar los datos de cada modelo en línea, de tal forma que el usuario puede ver sus informes con los datos más recientes, permitiendo programar cada informe como el usuario desee desde una hora en adelante.

Para preparar las tablas y gráficas Power BI provee todas las herramientas con opciones interesantes para importar gráficas especializadas hechas en lenguaje R o desde la galería de gráficas, la preparación de las gráficas es muy similar a como se realiza con las tablas dinámicas de Excel lo que permite que los usuarios rápidamente dominen la herramienta.

Power BI incluye una versión para descargar e instalar en los equipos denominada Power BI Desktop la cual permite realizar calculos desde los más básicos hasta los más complejos para realizar inteligencia de negocios.

De esta forma Power BI ha llegado para revolucionar y potenciar a todo usuario de Excel, con tecnología de punta y con un costo que no tiene competencia. La forma más económica y práctica para ingresar al mundo del Business Intelligence.