Una de las grandes ventajas que trae consigo el módulo de gestión de proyectos y contabilidad de Microsoft Dynamics 365 es la versatilidad y la integración que mantiene con los módulos de logística y finanzas. La gestión de proyectos y contabilidad en D365 se podría definir como un grupo de actividades diseñadas para proporcionar un servicio, producir un bien o lograr un resultado. Los proyectos consumen recursos y generan resultados financieros en forma de ingresos o activos.

Todos los sectores de la economía usan la figura del proyecto para cumplir metas y objetivos propuestos, dependiendo del tipo de empresa el objetivo variará e incluso la forma de llevar a cabo dicho proyecto, ya que distintas realidades necesitan de distintas soluciones. Sin embargo, hay patrones y ciertas semejanzas en el manejo de proyectos, principalmente lo relacionado a la contabilidad, esta puede diferir en algunos detalles según el país donde se ubique, pero sus elementos esenciales se mantienen.

Para el caso que nos concierne, muchas empresas se dedican a producir, crear o construir bienes, en términos más comerciales son activos que serán vendidos en algún momento para recibir un ingreso por los mismos. Para el sector de construcción puede ser un proyecto para la edificación de varias viviendas con la intención de venderlas o convertirlas en propiedades de inversión, dependerá de los objetivos de la empresa. Para el sector tecnología de la información puede ser el desarrollo de un software de auditoría para negociarlos en el sector financiero. Para el sector automotriz el proyecto puede ser la creación de maquinaria especializada para cierta industria. Los ejemplos pueden seguir, pero la aplicación de un proyecto para lograr algo es la norma.

La creación de dichos bienes va de la mano de una erogación no menor de gastos y costos asociados a los mismos, muchas de estas erogaciones no son capitalizables por lo que no formarán parte del costo original del activo, por lo que no podrán tomarse en cuenta para calcular dicho valor, el resto de erogaciones capitalizables al activo son las que formarán parte del valor del bien al término del mismo, de hecho hay ocasiones en que el proyecto al ser muy ambicioso puede estar soportado con un préstamo bancario o incluso inversiones de terceros, donde el tratamiento financiero-contable se hace complejo, sin embargo, en este artículo veremos cómo podríamos usar la gestión de proyectos para construir o crear algún tipo de activo en el ERP, sea este tangible o intangible.

Se debe aclarar que para el proceso se usan módulos financieros y logísticos. Haremos un ejercicio sencillo sobre un parque eólico para mejor compresión y asimilación. Un parque eólico es una agrupación de aerogeneradores que transforman la energía eólica en energía eléctrica, por lo que la unidad básica del parque eólico es el aerogenerador.

Parametrización básica

1. Configuración de Grupo de Proyectos

Debe existir un grupo de proyectos con la configuración para este tipo de procesos, en este caso usamos los proyectos de inversión que tiene la función de poder capitalizar los costes asociados mediante el uso de las cuentas WIP (Work in process).

Manage your assets effectively through projects in Dynamics 365

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2. Configuración del Grupo de Activos Fijos

Se debe configura el grupo de activos fijos. En este caso en particular será tangible, pero bien puede ser un intangible.

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3. Se crean los activos (solo los nombres pues no tendrán valor hasta terminar la construcción de estos)

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4. Se crean los proyectos espejos

Estos proyectos serán los contendores de los costos asociados a la creación de dichos activos, una vez terminados los proyectos se activarán los montos para transferir los activos en construcción y darle de alta en el módulo de activos fijos.

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Proceso de creación & Construcción de activos

Luego de realizar dichas configuraciones, el sistema estará listo para empezar a imputar transacciones al proyecto espejo. Como se puede visualizar los Id de proyectos son exactos a los códigos de activos a los cuáles les imputaremos los costos de construcción asociados. Es importante mencionar que lo relacionado a las configuraciones y parametrizaciones necesarias del módulo de gestión de proyectos y contabilidad y activo fijo están fuera del alcance de este artículo, ya que las parametrizaciones van de la mano del diseño que se defina para el negocio, como el uso de las categorías de proyectos o los nombres o asignaciones de estas.

1. Presupuesto para construir los Activos Fijo

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Lo primero que se realiza por lo general para este tipo de proyectos de inversión es asignar un presupuesto y tratar de optimizar el uso de este. Estos son algunos de los atractivos del módulo de proyectos, trae consigo el control presupuestario de los proyectos que se maneja aparte de la gestión presupuestaria de la contabilidad de la empresa.

2. Emisión de Ordenes de Compras

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Para la adquisición de materiales imprescindibles para la construcción del activo se hace uso del módulo de adquisiciones de D365. Los proyectos en D365 pueden emitir pedidos de compras (órdenes de compras) que estarán enlazados al proyecto de manera de distinguir las compras que se hacen desde el departamento de adquisiciones a las compras que se realizan desde los proyectos. Arriba, un ejemplo de una orden de compra para el proyecto del parque eólico.

3. Pago de Facturas

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En algunos casos las compras no se realizan mediante una orden de compra, ya sea porque el material o el equipo a adquirir es dificil de conseguir o nuestros proveedores no tiene el stock y hay que comprarlo lo antes posible. Da la posibilidad de conseguir el artículo pero la compra se realizo sin la orden de compra asociada, por lo que hay que registrar la factura en la contabilidad, en este caso usamos el módulo de cuentas por pagar o proveedores de D365 para registrar estas facturas e imputar los costos al proyecto relacionado, en nuestro caso al parque eólico, en particular al aerogenrador S1.

4. Revisión presupuesto y término de proyecto

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El proyecto puede tener un periodo definido para ser completado. Una vez terminado el mismo, se puede transferir solo los montos capitalizables de cada erogación hacia el activo a crear, que en nuestro caso fue el aerogenerador S1. Lo que define si una erogación hacia el proyecto de construcción es capitalizable o no, es la propiedad de línea que se le configure, donde la misma será tomada en cuenta para el proceso de traspaso, en nuestro ejemplo se configuró solo una propiedad de línea con el criterio de “capitalizar coste” y en las transacciones de proyecto solo las que tengan está condición serán rescatadas para ser consideradas en el costo del activo.

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5. Traspaso de montos capitalizables al Activo

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Mediante el proceso de estimación de costos de los proyectos de inversión podemos hacer el traspaso de los saldos acumulados en el proyecto a un activo fijo, cuenta de contabilidad o proyecto. En el ejemplo del aerogenerador se observa que se capitalizarán solo 82.170.000 unidades monetarias.

6. Activo Fijo creado y con precio de adquisición

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Luego del proceso podemos verificar que efectivamente el activo fijo tiene precio de adquisición que no es más que lo capitalizado a lo largo de la vida útil del proyecto de inversión. El activo fijo está listo para su puesta en marcha.

Resumen

Este procedimiento puede ser usado para otras clases de activos como se mencionó al inicio del artículo. Ejemplos de estos pueden ser los desarrollos de software o vacunas médicas, estos proyectos por lo general contienen largos periodos de investigación que para la empresa son gastos no recuperables, sim embargo, después de ciertos hitos de manejo financiero contable (NIC 38) los gastos se convierten en costos que serán capitalizables al bien final, esto claro sucede después de muchas pruebas antes de que sean rentables a nivel comercial y se pueda considerar el producto como listo para la venta. He aquí el beneficio de esta aplicación.

El módulo de gestión de proyectos y contabilidad de Microsoft Dynamic 365 puede considerarse uno de los módulos más versátiles dentro del sistema, el mismo está integrado con los módulos claves del ERP y la funcionalidad de este dependerá de la forma en que él mismo este diseñado y configurado para suministrar información útil para la toma de decisiones a la alta gerencia de cualquier tipo de organización que busque resultados óptimos en su gestión de proyectos.

Nelson Segovia
Nelson Segovia
D365 Consultant en AlfaPeople