CFO de herramientas de datos
Dynamics AX

Data Tools es una empresa colombiana con 21 años en el mercado y es una empresa de BPO e ITO que opera los procesos de negocio de sus clientes con soluciones basadas en tecnología y un equipo humano experto. Tiene presencia en varios países de América Latina, entre otros en Ecuador y Perú.

“Una de las razones para optar por AlfaPeople fue el tema de la ubicación porque nos permitió comprender mejor la herramienta y la localización, con un mejor soporte y también poder planificar la implementación de nuestras sucursales en el extranjero”.

¿Cuál era la situación de la empresa antes de aprobar la implementación de Dynamics AX?

Hemos estado implementando Microsoft Dynamics AX durante aproximadamente 3 años y tuvimos algunas dificultades porque no estábamos aprovechando al máximo el software. Teníamos una subutilización de nuestra herramienta ERP en el día a día de la empresa y necesitábamos tener información de la mejor calidad para tomar decisiones.

¿Cuáles fueron los objetivos con la implementación de Dynamics AX?

Los objetivos para la implementación de Microsoft Dynamics AX fueron mejorar el uso de nuestro ERP, obtener mejores reportes, mejores oportunidades o una mayor oportunidad en los reportes de entrega de reportes, así como un mayor uso de la herramienta a nivel global dentro de la empresa.

¿Cuáles eran las necesidades de la empresa?

Las necesidades de la empresa se enfocan básicamente o principalmente en la oportunidad y calidad de la información. Son principalmente en las áreas de finanzas y administración para que podamos tener información de todos los proyectos para todas las áreas involucradas.

¿Cuáles son los beneficios que Dynamics AX aportó a Data Tools?

Hubo varios beneficios con la implementación de Dynamics AX. Al principio hubo una actualización de nuestra versión de localización, lo que nos permitió tener mejoras en toda la parte de cálculo de impuestos y en la generación de documentos para terceros, por ejemplo, certificados de retención de impuestos. Además, hubo una optimización de todos nuestros procedimientos contables y de tesorería con mayores reportes y mejores oportunidades de los reportes que pudieran ser entregados a otras áreas de la empresa.

¿Cuáles son los beneficios que Dynamics AX aportó a Data Tools?

El plan de acción para mejorar nuestro uso del ERP fue inicialmente contactar a varios proveedores, varios socios de Dynamics y entre estos estaba AlfaPeople. Lo seleccionamos después de tener una evaluación del estado del ERP, y nos mostró todos los beneficios de nuestra herramienta y la infrautilización que estábamos haciendo de ella.

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentó Data Tools en los procesos de mejora y soporte de Dynamics AX?

El mayor desafío que tuvimos fue involucrar a todas las personas que necesitaban participar en esta implementación, en esta mejora, porque si bien algunos procesos ya se estaban realizando, había que cambiarlos y se necesitaba recopilar información. Al principio la gente estaba un poco reticente, pero luego empezó a participar y colaborar con la mejora de nuestro ERP.

¿Cómo ha sido su experiencia con AlfaPeople en cuanto al apoyo brindado?

La experiencia con AlfaPeople ha sido muy buena, hemos tenido tiempos de respuesta muy cortos y todo el proceso desde su inicio fue ideal y se ajustó al tiempo asignado.

Una de las razones para elegir AlfaPeople fue el tema de la ubicación porque nos permitió entender mejor la herramienta y la localización, con un mejor soporte y también poder planificar la implementación de nuestras sucursales en el exterior.

¿Qué problemas resolvió AlfaPeople con su evaluación de la implementación de Dynamics AX que tuvo?

Los problemas que resolvió AlfaPeople con su asesoría fueron varios: en contabilidad resolvimos varios temas, en temas tributarios actualizamos los cálculos de impuestos que habían cambiado con la última reforma tributaria, y logramos mejorar los tiempos de obtención de informes para terceros . Asimismo, otro proceso que mejoramos fueron los medios magnéticos, en el departamento de tesorería también mejoramos la carga de los archivos planos de los bancos, además de que hubo mejoras en el flujo de trabajo de autorizaciones.

¿Qué otros aspectos se corrigieron con la evaluación?

Cambiamos todo el proceso de archivo que solíamos manejar en Excel; ahora lo manejamos directamente en Dynamics AX, y en toda la parte de activos fijos también hicimos una mejora en el control de archivos, seguimiento de activos y en toda el área de informes. Esto ha sido lo principal. También tuvimos una mejora con la capacitación que nos dieron para tener acceso a los cubos de datos, los KPIs, toda la parte del roll center y configuración y parametrización de usuarios.

¿Qué área de su negocio se ha beneficiado más y por qué?

El área más beneficiada es la financiera, sobre todo porque fue a la que se le dio más énfasis en la evaluación por las mejoras que requerimos y en toda la parte contable y de tesorería. Pero, como saben, el área financiera impacta en toda la empresa al obtener los resultados de las operaciones financieras de manera más rápida y confiable.