Mediante Power BI Desktop, la herramienta que proporciona Microsoft con su servicio online, que permite a los usuarios visualizar informes interactivos en la nube mediante el acceso a consultas especificas o bien preparando el modelo directamente en Power BI Desktop al permitir acceder directamente a las vistas o tablas donde reposa la información de origen. Estas 2 alternativas tienen sus pros y contras que revisaremos a continuación de tal forma que permita establecer el mejor camino a utilizar.

Consultas directas

A través de consultas directas se obtiene toda la interactividad y actualización en línea, pero de acuerdo a los atributos, columnas y tiempo de la consulta se pueden presentar restricciones cuando se quiere evaluar y profundizar en los análisis, muchas de estas consultas están generadas para que los usuarios finales las usen en Excel y por tanto están restringidas a un período de tiempo limitado, hecho que impide el uso de todas las funciones que tiene Power BI para hacer inteligencia de tiempo. Así mismo al trabajar con una sola tabla hace que los resultados que genera Power BI no tengan buen desempeño cuando se trata de tablas con muchos datos.

Esta alternativa permite que en el corto plazo las consultas actuales puedan ser utilizadas por los usuarios y programadas directamente en Power BI Desktop, permitiendo analizar los informes actuales de forma sincronizada e interactiva, sin embargo si el usuario actualmente debe procesar las consultas para obtener nuevos atributos y debe elaborar varias tablas dinámicas para analizar la información, entonces no tendrá muchas opciones en Power BI Desktop de utilizar las consultas directamente para visualizar los informes, en este caso el usuario debe conocer el sistema de soporte que provee Power BI Desktop que es el Query Editor el cual permite programar la consulta y obtener la tabla con la estructura requerida para analizar los atributos de forma simultánea.

Preparar un modelo directamente en Power BI

Por otra parte al preparar un modelo directamente en Power BI relacionando las tablas de hechos con sus dimensiones, agregando tablas de tiempo y tablas de parámetros se obtiene un modelo compacto con todos los atributos y datos que permiten medir, evaluar y profundizar en los análisis permitiendo generar un sinnúmero de informes con el mismo modelo, obteniendo toda la potencia de Power BI en la obtención de KPI´s, y detalle de datos a evaluar.

Al contar con modelos en esta forma, el usuario puede visualizar los datos de forma interactiva estableciendo diversos contextos de filtro automáticamente, es decir, puede filtrar en sus tablas e informes usando las filas, columnas, slicers y filtros todos los atributos para analizar la información en detalle, al tiempo que deja al usuario con la capacidad de observar en una misma tabla diferentes períodos de tiempo o controlar la información que desea evaluar en cada columna fortaleciendo el análisis al poder crear fácilmente indicadores con variaciones y participaciones.

Para preparar estos modelos solo se requiere de disponer de las credenciales para el acceso a datos y utilizar el Query Editor que provee Power BI Desktop para organizar los modelos con todo el performance requerido para hacer inteligencia de tiempo.