En implementaciones de sistemas ERP los procesos de la compañía son los protagonistas. Alinear su sistema a los procesos de la compañía hace parte fundamental del éxito de la implementación de un sistema ERP. Pensando en lo anterior Microsoft ofrece dentro de su herramienta LCS (Lifecycle Services) funcionalidades de modelado de los procesos de la compañía al sistema Dynamics 365 (D365). Microsoft ofrece la posibilidad de usar la biblioteca de procesos estándar a los avalados por APQC (American Productivity and Quality Center). Este centro es la principal autoridad del mundo en la mejora de procesos y desempeño, benchmarking, mejores prácticas y gestión del conocimiento, su objetivo es ayudar en la mejora y la eficacia en la gestión de la competitividad y la productividad de las organizaciones; De manera que se puedan tomar como referencia para la aplicación de mejores prácticas de los procesos y personalizarlos acorde con las particularidades de la compañía relacionándolos con el sistema Dynamics 365.

Pero, ¿cómo funciona esto? Lifecycle Services está alojado en un portal Microsoft basado en la nube (cloud-based) al cual tiene acceso todo el equipo de implementación Clientes y Partners de Microsoft. El siguiente link corresponde a dicho portal. El cual cuenta con varias herramientas de apoyo en la implementación del sistema empresarial Dynamics 365, tales como: gestión de la metodología, las fases de proyecto, avance y acceso a documentos relacionados con cada etapa; soporte y gestión de incidencias con Microsoft, acceso a la base de datos de conocimiento de Microsoft, estimador de licenciamiento, despliegue y gestión de ambientes de Dynamics 365 alojados y basados en Azure, Modelador de procesos de negocio, entre otros.

La opción Business Process Modeler o Modelador de Procesos de Negocio de Lifecycle Services permite vincular el sistema D365 con los procesos Core y de Soporte del negocio de cada una de las áreas de la compañía y tipo de industria: Servicios Financieros, Manufactura, Sector Publico, Retail y Servicios.
Los procesos pueden ser estructurados en función del nivel de detalle requerido, permitiendo diagramar y vincular el nivel de proceso – actividad (más detallado) con el sistema, manteniendo un repositorio integrado de procesos accesible a los stakeholders de la organización.

Adicionalmente permite relacionar cada uno de los procesos, con las guías de tarea (Task Recorder) sobre cómo el usuario debería realizar el proceso paso a paso en el sistema. Estas guías pueden visualizarse textualmente, en video y directamente en el sistema a través de una guía asistida al usuario; contribuyendo en el entrenamiento y ágil aprendizaje de los usuarios.

LCS permite crear librerías propias de procesos tanto para clientes Microsoft como librerías definidas por los Partners para sus verticales (ISV) o metodologías de implementación, permitiendo estandarizar los procesos y reutilizarlos en diferentes proyectos de implementación, esto es ideal para proyectos donde se implementa D365 en cada una de las subsidiarias o filiales que hacen parte de un grupo empresarial. Dicha opción brinda la posibilidad de reutilizar procesos entre librerías, de esta manera–si se desea-la herramienta permite tomar como punto de partida la librería de procesos APQC (ya soportados en el sistema D365) y personalizarlos acorde con las particularidades de cada compañía o incorporar los procesos ya definidos en la organización.

Dicha modelización y gestión de procesos es muy intuitiva, y es posible realizarla con el flujograma que está directamente conectado con la herramienta de grabación de tareas de D365, es decir, es creado con base en la grabación realizada paso a paso por el usuario. Dicho flujograma puede ser ajustado y personalizado con elementos adicionales de detalle que sean requeridos. Pero también, como segunda opción, LCS permite la gestión de los procesos con diagramas de Visio que ya estén definidos en la organización y que reflejen determinados procesos de la compañía, de manera que estos diagramas puedan ser importados, almacenados y visualizados desde LCS, como plus adicional permite llevar el seguimiento de los procesos que han sido probados y aprobados durante la implementación del sistema D365.

Microsoft continúa en la mejora y divulgación de la herramienta LCS como gestor del ciclo de vida de la aplicación Microsoft Dynamics 365 para operaciones, proveyendo de un espacio de trabajo colaborativo donde el modelado de los procesos de negocio de la compañía queden estandarizados, definidos y vinculados a la solución de implementación.