Descripción general

Teniendo en cuenta la diversidad de requisitos de orden legal para el manejo de la información de las entidades del sector público en Colombia, su planeación y control; AlfaPeople Andino S.A., desarrolla el modulo Plan de Compras que permite administrar, proyectar y controlar en distintas vigencias las necesidades de los distintos bienes y servicios como inventarios, suministros, activos fijos (inversiones) y servicios necesarios para la operación de las entidades, para su correcto funcionamiento depende del módulo de Presupuesto Público y Proyectos y Contratos, con los cuales se integra y complementa sus procesos afectando la contratación y la planeación y ejecución del presupuesto público. Permite la gestión de informes a los entes de control y es base para la confección del presupuesto del sector público Colombiano.

Detalle de características funcionales

Existen distintas normas que se relacionan al plan de compras o  plan anual de adquisiciones, sin embargo la Guía para elaborar el Plan Anual de Adquisiciones define a «El Plan Anual de Adquisiciones (Plan de Compras) como una herramienta para facilitar a las entidades estatales de Colombia el identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y diseñar estrategias de contratación basadas en agregación de la demanda que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación.»

Basados en esta definición el Plan de compras desarrollado por AlfaPeople Andino S.A., para Microsoft Dynamics AX contempla la siguiente funcionalidad.

1. 1. Integración al módulo de inventarios para la codificación y clasificación de los bienes y servicios según el tipo, la cual se puede hacer sin inconvenientes según la clasificación recomendada por Colombia Compra Eficiente, o según la necesidad especifica de la entidad estatal.
   2. Creación de varias versiones del borrador de plan de compras el cual permite la integración de las distintas áreas de le entidad estatal.

<li>Integración con el módulo de presupuesto público para trasladar al anteproyecto el plan de compra de la vigencia

• Integración con el módulo de proyectos y contratos para trasladar el compromiso de vigencias futuras de los artículos comprometidos los contratos de más de una vigencia para la elaboración del plan de compras y presupuesto público cuando le vigencia futura del contrato sea la actual.
• Integración con los módulos de Presupuesto público y de Proyectos y Contratos para controlar el compromiso del plan de compras asociado a cada contrato y registro presupuestal.
• Integración con los módulos de adquisición y abastecimiento y/o contabilidad para el control de la ejecución desde plan de compras.
• Modificaciones al plan de compras ya sea por reclasificación de códigos de artículos o modificaciones presupuestales.
• Integración con los módulos de presupuesto público y de proyectos y contratos para la liberación o anulación de registros presupuestales asociados a artículos de plan de compras.
• Consultas de modificaciones desde plan de copras o presupuesto público que impactan el plan de compras.
• Integración con proyectos y contratos para consultar los artículos asociados a los contratos en diferentes vigencias, según su estado.

 

Beneficios

• Permite administrar el plan de compras de cada vigencia y ayuda a la planeación de las distintas áreas y en diferentes vigencias según la asociación de los contratos.
• Permite el control de los valores comprometidos desde presupuesto y contratos, así como el valor ejecutado validando que no se excedan los valores planeados y comprometidos en el plan de compras.
• Ayuda para la elaboración de informes para entidades como la contraloría, y es una herramienta vital para el cruce contra el módulo de presupuesto para un adecuado control de los recursos.