Ministerio del Deporte de Colombia transforma su atención ciudadana con Chatbot basado en Copilot Studio y Dynamics 365 Customer Service 

El Ministerio del Deporte de Colombia, en el marco de su estrategia de transformación digital y atención integral al ciudadano, decidió modernizar sus canales de servicio mediante la implementación de un agente virtual (Chatbot). Esta solución fue diseñada, configurada e implementada por Alfapeople, partner de Microsoft especializado en el sector Gobierno, con el objetivo de automatizar la atención ciudadana y ofrecer un servicio ágil, confiable y disponible 24/7. 

El reto 

La entidad enfrentaba el desafío de atender un alto volumen de solicitudes, consultas y trámites ciudadanos, garantizando a su vez una atención oportuna, transparente y alineada con las directrices de Gobierno Digital y el Programa de Transparencia y Ética Pública (PTEP). 

El modelo tradicional de atención demandaba recursos humanos significativos y no permitía una disponibilidad continua, lo que impactaba la experiencia de los ciudadanos y la eficiencia institucional. 

La solución 

Con el apoyo de Alfapeople, el Ministerio del Deporte adoptó una solución integral compuesta por: 

• Copilot Studio como motor de automatización e inteligencia conversacional. 

• Dynamics 365 Customer Service omnichannel ahora Dynamics 365 Contact Center, para integrar la atención digital en tiempo real y habilita la gestión centralizada de casos y solicitudes. 

La implementación contempló: 

• Configuración y parametrización de los componentes Microsoft Dynamics y copilot studio. 

Soporte técnico especializado, asegurando la correcta operación, evolución y escalabilidad de la solución. 

Beneficios obtenidos 

Gracias a este proyecto, el Ministerio del Deporte alcanzó: 

• Atención automatizada 24/7: los ciudadanos pueden interactuar con el chatbot en cualquier momento y obtener respuestas inmediatas. 
• Gestión ágil de solicitudes: la integración con Dynamics 365 permite clasificar, asignar y dar seguimiento a cada requerimiento según su complejidad. 
• Mayor satisfacción ciudadana: se reduce el tiempo de respuesta y se mejora la transparencia en la atención. 
• Optimización de recursos: los equipos humanos se concentran en casos complejos y de alto valor, mientras el chatbot resuelve consultas recurrentes. 
• Alineación con Gobierno Digital: la solución cumple con los estándares de accesibilidad, interoperabilidad y servicio al ciudadano definidos por MinTIC y DAFP. 

El rol de Alfapeople 

Como el único partner de Microsoft con categoría Gobierno en el catálogo de Colombia Compra Eficiente, Alfapeople fue elegido para colaborar con el Ministerio en este proyecto. Nuestro equipo contribuyó significativamente al éxito de la implementación. 

• Experiencia probada en implementación de soluciones Microsoft para el sector público. 
• Metodología de trabajo ágil, enfocada en entregar valor en corto tiempo. 
• Soporte especializado que asegura la continuidad y evolución del servicio. 

Resultados 

El proyecto, ejecutado en un plazo de dos meses, se convirtió en un hito dentro de la estrategia de transformación digital del Ministerio del Deporte. Hoy, la entidad cuenta con un canal moderno, eficiente y confiable para relacionarse con la ciudadanía, posicionándose como referente en el uso de tecnología para mejorar la gestión pública.