Sector Público
Microsoft Dynamics AX

Necesidades del Negocio

El Ministerio de Educación de Chile tiene la tarea de promocionar la educación para todos sus ciudadanos y garantizar que tengan acceso a la educación básica, estimular la investigación científica y tecnológica, las habilidades artísticas, y la protección y mejora del patrimonio cultural del país. Es responsable de la educación primaria, secundaria y formación profesional, bibliotecas, archivos y museos, así como los derechos de todos los estudiantes en las instituciones públicas y privadas. La misión del Ministerio es proporcionar servicios de educación inclusiva y de calidad, que contribuyan al desarrollo de cada ciudadano y la de todo el país.

Como parte de su estrategia de gestión de activos en curso, el Ministerio de Educación quiso actualizar los procesos internos que participan en el funcionamiento de la organización, el aumento de la capacidad de rastrear con precisión y hacer más eficientes los procesos y cumplir con las regulaciones. Después de un amplio estudio de alcance y proyecto de auditoría, se decidió que los procesos que implican Alta, Asignaciones, Transferencias, cancelar del registro de donación y Funciones de la Subasta, los cuales en conjunto gestionan todos los activos de varias oficinas en Chile, serían incorporados en la mejora eventual de la tecnología central. Un requisito esencial en cuanto al alcance del proyecto de trabajo era asegurar la precisión operativa y el cumplimiento de las Normas Contables Internacionales para el Sector Público (IPSAS).

La nueva solución facilitaría el flujo de información en toda la organización, permitiendo al Ministerio tomar el control de su inventario, distribución y ubicación, y también administrar sus bienes tangibles sostenibles. Se crearía y mantendría un conjunto completo de información sobre todos los activos de construcción, el costo de mantenimiento de los mismos, así como también el registro de medidas correctivas y preventivas, y la capacidad de valorar todo el inventario en conformidad con las IPSAS, según lo establecido por la Oficina de la Contraloría General. El Ministerio también necesitaba incorporar una firma electrónica para estar en cumplimiento. Los procesos operativos diarios fueron asignados, incluyendo recomendaciones de compra automatizadas basadas en disponibilidad y demanda, inventario de insumos por lectores, control con códigos de barras y geo-referenciación.

En el futuro se prevé que los procesos del departamento de compras tendrán que ser integrados en la solución final. Antes de que eso ocurra, y con el fin de garantizar que la ejecución del proyecto y el uso continuo sean exitosos, se deberá comunicar a la mayoría de los usuarios a nivel mundial e incluirlos en los beneficios de la operación.

Solución

El Ministerio de Educación emitió una solicitud de propuesta para establecer sus necesidades operativas y Microsoft Dynamics AX fue elegido para cumplir con ellas, mediante el socio de Microsoft, AlfaPeople. Las capacidades inherentes de Microsoft Dynamics AX hacen que esta sea una solución flexible y fácil de usar, y con esto como un punto de partida, AlfaPeople podría realizar cambios personalizados para ser entregados según la ambición de la organización para este proyecto. Se incluyen ajustes específicos como la Generación de Código de Activos por grupo o categoría, así como una herramienta de inventario que se integró para permitir la identificación individual de cada activo en el módulo de activos fijos. AlfaPeople también aseguró que los empleados del Ministerio podrían calcular automáticamente la depreciación de los activos y creó un módulo a medida, el cual, basándose en las solicitudes recibidas por el Ministerio, podría generar eficientemente una lista recomendada de activos para la compra.

Como resultado de este proyecto, el Ministerio de Educación de Chile sería capaz de acceder a una gran variedad de información en cualquier lugar, en cualquier momento, incluyendo:

• WhLa ubicación de cada uno de sus activos, el historial de los cambios que se han realizado incluyendo cualquier modificación a la propiedad, el valor de sus activos y amortización anticipada, así como también recomendaciones para compra de nuevos activos;
• La capacidad de gestionar el estado contable y la transferencia de bienes, además de enviar información contable al sistema SIGFE.

Fundamentalmente le permitiría poder cumplir con una serie de normas IPSAS y las prescripciones legales que regulan la Equidad del Sector Público, un área donde AlfaPeople tiene amplio conocimiento.

Beneficios

Gestión sofisticada de activos

El uso de Microsoft Dynamics AX como su sistema ERP significa que el Ministerio de Educación ahora puede asignar y gestionar de manera efectiva su cartera de activos, en una única solución integrada. Un control total de los inventarios, incluyendo la trazabilidad con acceso en tiempo real, ha permitido la gestión en cada una de las distribuciones y los lugares de la institución para manejar correctamente los productos y desarrollar una imagen precisa, de alto nivel, de sus activos.

Cumplimiento normativo

Los procesos personalizados diseñados por AlfaPeople durante la integración del proyecto han asegurado que el Ministerio cumple completamente con todas las normas legales establecidas por la Oficina de la Contraloría General. Operativamente, han ayudado a mejorar la eficiencia del proceso, permitiendo la planificación estratégica de los activos mantenidos por el Departamento.

Generación automática de código

De acuerdo con un conjunto de criterios definidos antes de la implementación, el Ministerio de Educación puede asignar un código único para cada activo a nivel nacional, el cual es proporcionado por Microsoft Dynamics AX de manera automática desde la región, la división o unidad operativa en el que se realiza la entrada de datos.

Depreciación automática

Microsoft Dynamics AX calcula automáticamente el valor de la depreciación de cada activo sobre una base mensual, de acuerdo con las normas IPSAS. Esta información se registra de una manera mucho más ágil y sencilla que antes, entregada como parte de un informe crítico para el negocio que se introduce en el sistema de contabilidad interno, SIGFE.