Neue Unternehmenssoftware in sechs Schritten – So implementieren Sie Anwendungen erfolgreich in Ihrem Un …

Planung, Überprüfung, Datenaufbereitung: Im ersten Teil unseres Leitfadens haben wir diese ersten Schritte für die erfolgreiche Einführung von neuer Unternehmenssoftware detailliert aufgezeigt. Insgesamt lässt sich dieser komplexe Prozess in sechs Schritte unterteilen. Mit unserem Sechs-Schritte-Modell können Sie neue Software plan- und messbar in Ihr Unternehmen bringen – als Bereicherung für Ihre Arbeit, und nicht als störendes Element im Betriebsablauf. Lesen Sie hier, welche Schritte den Prozess abschliessen.

Vierter Schritt: Tests und Schulungen

Lassen Sie das Projektteam mit einer Testdatenbank üben, die eine ganze Woche lang mit echten Transaktionsdaten gefüllt ist, um die Systemausgabe zu validieren, die Genauigkeit zu testen und sicherzustellen, dass die Integrationen und Schnittstellen richtig funktionieren. Neben dem Testen des neuen Systems kann diese praktische Erfahrung mit der neuen Software dazu genutzt werden, dem Projektteam bei der Erstellung von Spickzetteln und Prozessdokumentationen für die unternehmensweite Schulung zu helfen.

Die ideale Schulungsmethodik variiert abhängig von der Mitarbeiterzahl in Ihrem Unternehmen. Je nachdem, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter für die Schulung aufwenden können und wo sie sich befinden, können Sie entscheiden, ob persönliche Schulungen, E-Learning oder eine Kombination aus beidem am besten geeignet sind. Unabhängig davon, für welche Schulungsmethode Sie sich entscheiden, sollten Sie diese Vorschläge nutzen, um den Prozess für alle Beteiligten effektiver zu gestalten:

Bilden Sie technisch versierte Mitarbeiter zu Superusern der ERP-Software aus, damit sie bei einfachen Benutzerproblemen helfen können und Ihre IT-Abteilung sich um grössere Probleme kümmern kann.
Machen Sie Teile des Schulungsprozesses zum Spiel, um das Engagement zu steigern. Diese «Gamification» fördert einen freundschaftlichen Wettbewerb unter den Kollegen, der gleichzeitig den Umgang mit der Software trainiert.
Bieten Sie Anreize für den rechtzeitigen Abschluss der Schulung. Eine Kombination aus kleinen Vergünstigungen, wie z. B. kostenloses Essen oder eine zusätzliche Stunde Mittagspause, und grossen Vergünstigungen, wie z. B. Geldprämien oder zusätzliche freie Tage, kann ein wirksames Mittel sein, um Mitarbeiter zu motivieren und den Prozess unterhaltsam zu gestalten.
Tipp: Machen Sie aus Spickzetteln und Prozessdokumentationen Standardarbeitsanweisungen, auf die das gesamte Unternehmen zugreifen kann und die regelmässig aktualisiert werden.

Fünfter Schritt: Einführung

Stellen Sie eine Checkliste für die Tage und Wochen nach der Einführung zusammen, um sicherzustellen, dass die folgenden Punkte beachtet werden:

Systemtests nach dem Go-Live.
Zeitplan und Budget für Überstunden oder Aushilfspersonal.
Kommunikationsprotokolle für Systemausfallzeiten.
Überprüfung der Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit des Netzwerks. Ihr neues System wird eine Cloudlösung sein: Schnelle, robuste Verbindung ist ein Schlüsselelement.
Verfahren zur Datensicherung. Das ist in der Cloud weniger komplex, aber nicht weniger wichtig.
Planen Sie für den Tag der Einführung eine Menge Fragen ein und seien Sie auf Schluckauf vorbereitet. Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektteam darauf vorbereitet ist, seine Abteilungen durch den Prozess zu führen, und dass Ihr IT-Team bereit ist, bei Bedarf Änderungen und Anpassungen vorzunehmen. Die ERP-Implementierung ist eine Menge Arbeit, aber die Vorteile für Produktivität und Rentabilität sind es wert.

Sechster Schritt: Performance

Bewerten Sie nach der Einführung die Leistung Ihrer ERP-Lösung anhand der Ziele, die Ihr Projektteam in der Planungsphase festgelegt hat. Erfüllt Ihr neues System diese Ziele? Automatisiert es erfolgreich manuelle Prozesse, wie es sollte? Wenn nicht, sind weitere Änderungen und Verfeinerungen erforderlich.

Führen Sie regelmässig Audits durch, um den Output der Unternehmenssoftware oder einzelne Bestandteile wie CE (CRM) oder ERP-Lösung mit Benchmarks zu vergleichen und festzustellen, ob Ihre aktuelle Lösung noch einen Mehrwert schafft. Ob ein auftretender Fehler in der Lösung oder in der Plattform seinen Ursprung hat, kann durch solche Tests ermittelt werden.

Äussere Faktoren können ebenfalls dazu führen, dass Prozesse, die vorher gut funktioniert haben, ungültig werden: Gründe sind etwa neue Technologien – es ist nicht schwer vorstellbar, dass Kunden etwa via Twitter ein Angebot einholen oder Schäden via Instagram und TikTok melden. Dynamische Märkte, regulatorische Anforderungen (DSGVO/GDPR) und Katastrophen wie die Corona-Pandemie können ebenfalls Änderungen notwendig machen.

Autor:

René Reinli