Virksomhederne bestræber sig konstant på at effektivitere omkostningsoptimere driften for at være konkurrencedygtige og sikre langsigtet bæredygtighed. Dog er der et område, som ofte udgør en betydelig udfordring, nemlig vedligeholdelse af forretningsapplication som Microsoft Dynamics 365. De omkostninger, der er knyttet til vedligeholdelse, hvad enten det er forebyggende, korrigerende eller planlagt, kan hurtigt stikke af, og have en direkte effekt på virksomhedens bundlinje.

Vedligeholdesen inkluderer ikke kun direkte omkostninger, som arbejdskraft, men også inddirekte omkostninger. De omkostninger inkluderer nedetid, tab af produktivtet, forstryrrelser i driften og undertiden tab af forretningsmuligheder. Desuden kan en ikke-effektiv vedligeholdelse føre til en kortere levetid, som resulterer i hyppigere investeringer for at opfylde lovmæssige krav, sikkerhed osv.

I betragtning af de høje omkostninger i forbindelse med vedligeholdese søger virksomheder effektivt efter løsninger til en mere efektiv styring af deres applikationer samt reduktion af udgifterne hertil. Her excellerer Microsoft Dynamics 365! Ikke alene tilbyder Microsoft Dynamics 365 værktøjer til en mere effektiv styring af applikationerne, men giver også databaserede indsigter, der kan hjælpe virksomheder med at træffe mere informerede beslutninger om vedligeholdelse.

I denne artikel kigger vi ind i, hvordan Microsoft Dynamics 365 kan adressere udfordringerne med de høje vedligeholdelsesomkostninger, og hvordan det kan fritage din virksomhed fra denne økonomiske byrde.

Hvad er Microsoft Dynamics 365?

Microsoft Dynamics 365 er en omfattende suite af integrerede forretningsapplikationer, der enkelt kombinerer ERP (Enterprise Resource Planning) og CRM (Customer Relationship Management) kapaciteter. Platformen er specifikt designet til at udstyre virksomheder med de nødvendige værktøjer til at fungere mere effektivt, tage datadrevne beslutninger og forbedre kundeinteraktioner.

Integrerede forretningsapplikationer: Dynamics 365 er ikke blot en enkelt applikation, men en suite af applikationer, der dækker forskellige forretningsområder, fra salg og kundeservice til drift, finans og HR. Disse applikationer kan fungere uafhængigt eller integreres for at tilbyde en komplet forretningsløsning.

• Fleksibilitet og skalerbarhed: En af de store fordelene ved Dynamics 365 er dens evne til at tilpasse sig virksomhedernes skiftende behov. Organisationer kan starte med det, de har brug for, og tilføje flere applikationer eller moduler, efterhånden som de vokser.
• Kunstig intelligens og avanceret analyse: Dynamics 365 inkorporerer kunstig intelligens og machine learning, hvilket giver virksomheder mulighed for at få en dybdegående indsigt i deres drift og kunder. Disse indsigter kan være afgørende for at forudsige tendenser, optimere processer og forbedre beslutningsgrundlag.
• Fordele ved asset management og vedligeholdelse: I forbindelse med vedligeholdelse af udstyr tilbyder Dynamics 365 specifikke moduler til asset management. Disse værktøjer gør det muligt for virksomheder at planlægge vedligeholde, overvåge udstyrets status i realtid og analysere historiske data for at forudsige fremtidige vedligeholdelsesbehov. Ved at centralisere disse oplysninger kan virksomheder reducere driftsomkostninger, minimere nedetid og forlænge udstyrets levetid.

Vedligeholdelsesomkostninger ved ERP-software

Vedligeholdelse af ERP-software (Enterprise Resource Planning) er afgørende for at sikre en problemfri drift og for at holde systemerne opdaterede og sikre. Men dette medfører en række omkostninger, som, hvis de ikke håndteres korrekt, kan have en betydelig indvirkning på en virksomheds IT-budget og rentabilitet.

Direkte omkostninger: Disse er de umiddelbare og håndgribelige udgifter relateret til vedligeholdelse af ERP-software. De omfatter:

• Licenser og abonnementer: Omkostningerne ved en ERP-systemlicens, kan variere afhængigt af licensordningen.
• Opdateringer: Nyere versioner af softwaren kræver ofte yderligere betalinger.
• Teknisk support: Teknisk support er en tilbagevendende omkostning, uanset om den betales pr. hændelse eller via et abonnement.

Indirekte omkostninger: Disse omkostninger er ikke direkte relateret til vedligeholdelsesaktiviteter, men er en konsekvens af dem. De inkluderer:

• Nedetid: Perioder hvor ERP-systemet ikke er operationelt på grund af opdateringer eller tekniske problemer.
• Træning: Når nye funktioner implementeres eller funktionaliteten ændres, kan der være behov for yderligere træning til personalet.
• Integrationer: Der kan være forbundne omkostninger, hvis ERP-softwaren skal integreres med andre systemer.

Skjulte omkostninger: Disse udgifter betragtes ikke altid direkte som vedligeholdelsesomkostninger, men kan opstå på grund af utilstrækkelig eller mangelfuld vedligeholdelse. For eksempel:

• Tilpasning: Specifikke tilpasninger kan kræve yderligere udvikling og medføre ekstra omkostninger.
• Dataoverførsel: Hvis det er nødvendigt at skifte til en nyere version eller et andet system, kan der være omkostninger forbundet med dataoverførsel.

Ifølge data fra 2023 vil omkostningerne ved et ERP-system afhænge af virksomhedens karakteristika. I 70% af tilfældene ligger prisen på et ERP mellem $12.000 og $50.000. Derudover er det væsentligt at betragte vedligeholdelse ikke blot som en “omkostning”, men snarere som en “investering.” En investering i mindre nedetid, øget produktivitet og et højere serviceniveau.

Hvordan Microsoft Dynamics 365 reducerer omkostninger

Microsoft Dynamics 365 har revolutioneret måden, som virksomheder styrer deres operationer, især med hensyn til vedligeholdelse af ERP-software. Med sine mange funktioner og integrerede værktøjer tilbyder Dynamics 365 løsninger, der markant reducerer omkostningerne forbundet med vedligeholdelse af ERP-software. Her er nogle af de måder, Dynamics 365 opnår dette på:

• Procesautomatisering: Dynamics 365 kan automatisere forretningsprocesser og eliminere manuelle og gentagne opgaver. Dette reducerer den tid, der kræves til at udføre specifikke opgaver og minimerer menneskelige fejl, som kan føre til yderligere omkostninger.
• Enkel integration: Dynamics 365’s evne til at integrere med andre forretningsværktøjer betyder, at virksomheder kan have et samlet overblik af deres operationer. Dette eliminerer behovet for separate systemer og reducerer licens- og vedligeholdelsesomkostninger.
• Migration til skyen: Ved at flytte til en cloud-baseret løsning som Dynamics 365 kan virksomheder reducere arbejdsomkostningerne ved at vedligeholde fysiske aktiver såsom servere og databaser. Derudover er cloud-løsninger typisk mere skalerbare og fleksible, hvilket kan resultere i langsigtede besparelser.
• Teknisk support og opdateringer: Dynamics 365 tilbyder robust teknisk support og regelmæssige opdateringer. Disse opdateringer sikrer, at softwaren er opdateret med de nyeste funktioner og sikkerhedsrettelser, hvilket reducerer behovet for manuelle indgreb og kostbare tilpasninger.
• Betydelig ROI: Implementering af Dynamics 365 Finance kan for eksempel give en betydelig investeringsafkast for virksomheder. Dette oversættes til langsigtede besparelser og øget operationel effektivitet.
• Optimering af forsyningskæden: Dynamics 365 letter styring af forsyningskæden, hvilket kan føre til omkostningsreduktioner inden for områder som lager, logistik og indkøb.

Microsoft Dynamics 365 integreret i Dynamics 365

Kunstig intelligens (AI) har transformeret, hvordan virksomheder opererer og træffer beslutninger. Microsoft Dynamics 365 har aktivt indarbejdet AI-kapaciteter for at forbedre forretningsmæssig effektivitet og beslutningstagning. Nedenfor er nogle af de væsentlige AI-forbedringer i Microsoft Dynamics 365 for 2023:

• Dynamics 365 Copilot: Microsoft har introduceret Dynamics 365 Copilot, en interaktiv AI-baseret assistent til CRM og ERP. Denne assistent hjælper brugere med at navigere i systemet, giver datadrevne anbefalinger og forbedrer den samlede brugereffektivitet.
• AI-drevet automatisering: Dynamics 365 har indarbejdet AI-drevne indsigter direkte i sine applikationer, der hjælper med at drive handlinger og automatisere manuelle og gentagne opgaver.
• Integration med GPT-4: Microsoft har taget kunstig intelligens til et nyt niveau i Dynamics 365 ved at inkorporere det kraftfulde sprogmodel GPT-4. Dette tillader en bedre forståelse af naturligt sprog og letter interaktion med systemet.
• Forbedringer af beslutningstagning: Dynamics 365 anvender AI til at levere realtidsindsigter og analyser, hvilket muliggør, at virksomheder kan træffe datadrevne beslutninger og forbedre operationel effektivitet. For eksempel har det nye Conversation Control-interface ikoner med beskrivelser, der hjælper agenter med at forstå brugen af hver funktion uden at skulle holde musen over dem.
• Salgsoptimering: AI i Dynamics 365 Sales har revolutioneret, hvordan virksomheder håndterer deres salg, fra automatisering af opgaver til at levere værdifulde indsigter, der transformerer salg.
• Integration med Power BI og Excel: Dynamics 365 Copilot har forbedret, hvordan brugere arbejder med Power BI og Excel, ved at tilbyde AI-baserede anbefalinger og lette genereringen af rapporter og analyser.

Vil du høre mere om Microsoft Dynamics 365 og hvordan vi kan optimere dine vedligeholdelsesomkostninger gennem effektiv migration? Kontakt os nu!