AlfaPeople - DK | 5 tegn på, at din Dynamics 365-platform sakker bagud
Systemet kan være stabilt. Brugerne kan logge ind hver morgen. Ordrer kan behandles, fakturaer kan bogføres, og rapporter kan stadig genereres.
Alligevel kan den måde, virksomheden arbejder på, have ændret sig markant siden go-live.
Nye processer opstår. Kundernes forventninger ændrer sig. Medarbejderne finder hurtigere måder at løse deres opgaver på. Microsoft introducerer nye funktioner. Forretningsprioriteterne ændrer sig.
Som vi beskrev i vores artikel om hvorfor Dynamics 365 ROI kan flade ud efter go-live, kan platformen forblive teknisk stabil, samtidig med at den løbende forretningsværdi stagnerer.
Det viser sig ofte i det daglige arbejde.
Her er fem tegn på, at jeres Dynamics 365-miljø måske ikke længere følger med virksomhedens udvikling.
1. Excel er blevet en del af processen
Der er ikke noget galt med Excel.
Advarselssignalet opstår, når eksport til Excel bliver et nødvendigt trin i en forretningsproces, som Dynamics 365 egentlig skulle understøtte.
Måske eksporterer medarbejdere data hver måned for at udarbejde ledelsesrapportering. Måske bliver data bearbejdet manuelt, før der kan træffes beslutninger. Eller måske er et regneark blevet en uofficiel forlængelse af en proces, fordi det virkede for besværligt at ændre systemet.
Disse workarounds opstår som regel af en god grund.
Medarbejderne prøver at få arbejdet gjort.
Det vigtige spørgsmål er derfor ikke:
“Hvorfor bruger medarbejderne ikke Dynamics korrekt?”
Det er:
“Hvad prøver de at opnå, som Dynamics ikke gør muligt at udføre effektivt i dag?”
Det spørgsmål kan afdække muligheder for at forbedre rapporteringen, forenkle processer eller udnytte eksisterende funktionalitet bedre.
2. Backloggen bliver ved med at vokse
De fleste etablerede Dynamics 365-miljøer har en backlog.
Nye krav bliver tilføjet. Brugere efterspørger forbedringer. Processer skal justeres. Rapporteringsbehov ændrer sig. Idéer bliver diskuteret, men udskudt.
En backlog er ikke i sig selv et problem.
Advarselssignalet opstår, når den bliver et sted, hvor forbedringer venter på ubestemt tid, fordi akutte driftsproblemer konsekvent får højere prioritet.
Over tid kan det udvikle sig til et mønster.
Supporttickets bliver løst, fordi noget kræver opmærksomhed her og nu. Forbedringsønsker bliver liggende, fordi intet teknisk set er gået i stykker.
Platformen forbliver operationel, men mulighederne for at gøre den bedre bliver hele tiden skubbet længere ned på listen.
I stedet for kun at betragte backloggen som en samling tekniske opgaver kan det være værd at se på den med et forretningsmæssigt perspektiv.
Hvilke ønsker kan reducere manuelt arbejde?
Hvilke kan forbedre beslutningstagningen?
Hvilke kan fjerne tilbagevendende frustrationer?
Hvilke understøtter de aktuelle strategiske prioriteter?
Backloggen kan indeholde langt mere forretningsværdi, end listen over tekniske opgaver umiddelbart antyder.
3. Nye Dynamics 365-funktioner kommer sjældent længere end til “interessant”
Microsoft investerer løbende i Dynamics 365, Power Platform, automatisering, analytics og AI.
Det betyder ikke, at virksomheden bør tage alle nye funktioner i brug.
Tværtimod.
Udfordringen er at vurdere, hvilke nye muligheder der reelt er relevante for virksomheden.
Et advarselssignal opstår, når den vurdering sjældent finder sted.
Nogen ser en ny funktion i en Microsoft release announcement. Den bliver kort diskuteret. Alle er enige om, at den ser interessant ud.
Så tager de operationelle prioriteter over.
Seks måneder senere kommer næste release.
Virksomheder, der fortsat får mere ud af Dynamics 365, tager ikke nødvendigvis mere funktionalitet i brug. De skaber en fast rytme for at identificere de muligheder, der kan understøtte virksomhedens aktuelle prioriteter.
Spørgsmålet ændrer sig fra:
“Hvad har Microsoft lanceret?”
til:
“Hvad kan det betyde for vores forretning?”
Det er en langt mere værdifuld samtale.
4. Supportproblemer dominerer samtalen om Dynamics
Operationel stabilitet er vigtig.
Hvis en kritisk proces fejler, skal den løses. Hvis brugerne oplever problemer, skal de have support. Hvis performance falder, skal nogen undersøge årsagen.
Men overvej de samtaler, I har om Dynamics 365 i dag.
Hvor meget tid bruger I på at diskutere, hvad der skal repareres?
Og hvor meget tid bruger I på at diskutere, hvad der kan forbedres?
Hvis næsten alle samtaler drives af incidents, tickets og akutte behov, kan jeres Dynamics-driftsmodel være blevet primært reaktiv.
Det skaber et mere subtilt problem.
Det, der holder op med at fungere, får opmærksomhed.
Det, der kunne fungere markant bedre, gør måske ikke.
En mere proaktiv tilgang til Dynamics 365 Application Management skaber plads til begge dele: at opretholde en stabil platform og samtidig løbende identificere muligheder for at forbedre processer, brugeradoption og forretningsværdi.
Kontinuerlig forbedring kræver ikke konstant transformation.
Det kræver, at forbedring bliver en fast del af samtalen.
5. Ingen kan svare på: “Hvad forbedrer vi som det næste?”
Det er måske den enkleste test af dem alle.
Spørg de personer, der er ansvarlige for jeres Dynamics 365-miljø:
“Hvad forbedrer vi i løbet af de næste seks måneder – og hvorfor?”
Der behøver ikke være en lang transformationsroadmap.
Men der bør være et svar.
Måske er prioriteten at reducere manuelt arbejde i økonomiafdelingen. Forbedre rapporteringen. Forenkle en godkendelsesproces. Øge brugeradoptionen. Evaluere en AI-funktion. Forbedre en proces i forsyningskæden.
Det konkrete initiativ er mindre vigtigt end det at have en tydelig retning.
Uden en retning bliver forbedringer typisk reaktive.
Roadmappen bliver styret af det næste, der kræver opmærksomhed, frem for det, der kan skabe størst forretningsværdi.
Hvor mange af tegnene kan du genkende?
At genkende et eller flere af disse tegn betyder ikke, at jeres Dynamics 365-implementering er mislykket.
Faktisk opstår de ofte netop, fordi platformen har fungeret godt i flere år.
Forretningen ændrede sig.
Medarbejderne tilpassede sig.
Midlertidige løsninger blev permanente.
Prioriteterne flyttede sig.
Det vigtige spørgsmål er, hvad der sker nu.
Virksomheder, der fortsætter med at skabe værdi med Dynamics 365, oplever ikke nødvendigvis færre udfordringer. De identificerer muligheder tidligere og etablerer en struktureret måde at handle på dem.
Det kan begynde med noget overraskende enkelt:
Gennemgå, hvor det manuelle arbejde er steget.
Se på backloggen med nye øjne.
Vurder, hvilke Microsoft-funktioner der er relevante.
Bring forretningsinteressenterne tilbage ind i samtalen om Dynamics.
Og beslut, hvad platformen skal forbedre som det næste.
Bevæger jeres Dynamics 365-miljø sig stadig fremad?
Vores Executive Guide, Beyond Go-Live: How Leading Organizations Maximize the Lifetime Value of Microsoft Dynamics, ser nærmere på, hvad der sker efter en vellykket implementering – og hvorfor nogle virksomheder fortsætter med at øge forretningsværdien, mens andre gradvist skifter fokus til blot at vedligeholde det, de allerede har.
Guiden indeholder praktiske spørgsmål til at evaluere jeres nuværende Dynamics-miljø og et framework til kontinuerlig forbedring efter go-live.
