AlfaPeople - DK | Din Dynamics 365-backlog er mere værdifuld, end du tror
De fleste etablerede Microsoft Dynamics 365-miljøer har en backlog.
Nogle punkter er presserende. Andre har stået der i flere måneder. Og nogle er blevet flyttet fra det ene planlægningsmøde til det næste så længe, at ingen længere helt kan huske, hvornår de blev tilføjet.
En ny rapport. Et bedre godkendelsesflow. En integration, der kan fjerne manuelt arbejde. En proces, som brugerne gerne vil have forenklet. En idé til automatisering, der aldrig helt når øverst på listen.
Det er let at se dette som en udfordring inden for IT-styring.
Men hvad nu, hvis jeres Dynamics 365-backlog i virkeligheden er noget andet?
Hvad nu, hvis den er et kort over de områder, hvor virksomheden kan arbejde bedre?
Jeres backlog fortæller en forretningshistorie
Hver anmodning i en Dynamics 365-backlog er opstået et sted.
Nogen havde brug for information, som ikke var let tilgængelig.
En proces tog for lang tid.
Medarbejdere gentog en opgave, som potentielt kunne automatiseres.
En forretningsmæssig ændring skabte et behov, som den eksisterende løsning ikke fuldt ud understøttede.
Eller brugerne fandt en workaround, fordi det var lettere end at ændre systemet. Manuelle workarounds er et af flere tegn på, at en Dynamics 365-platform måske ikke længere følger med forretningen.
Hver for sig er det forbedringsønsker.
Samlet kan de vise, hvor der er friktion mellem jeres Dynamics 365-miljø og den måde, virksomheden arbejder på i dag.
Det gør backloggen til mere end en liste over ting, der skal bygges eller rettes.
Det mest presserende skaber ikke altid størst værdi
Udfordringen er, at operationelle prioriteter naturligt kræver opmærksomhed.
Når noget holder op med at virke, bliver det bemærket.
Når en kritisk integration fejler, handler nogen på det.
Når brugerne ikke kan gennemføre en vigtig opgave, ryger problemet hurtigt op på prioriteringslisten.
Og det er helt naturligt.
Men forbedringer fungerer anderledes.
Et økonomiteam, der bruger flere timer hver måned på at udarbejde en manuel rapport, opretter måske aldrig en supportticket.
En godkendelsesproces med unødvendige trin fortsætter måske med at køre.
Medarbejdere, der indtaster de samme oplysninger i to systemer, accepterer det måske bare som en del af deres arbejde.
Ingen af disse situationer er nødvendigvis akutte.
Men over et år kan de bruge betydeligt mere tid og flere ressourcer end problemer, der får øjeblikkelig opmærksomhed.
Derfor kan backlogprioritering, der primært er baseret på hastende behov, skabe en blind vinkel.
Den mest højlydte anmodning er ikke altid den mest værdifulde at løse.
Gør tekniske ønsker til forretningsspørgsmål
En backlog beskriver ofte hvad nogen ønsker.
“Ændr denne rapport.”
“Automatisér dette trin.”
“Tilføj dette felt.”
“Forbedr denne integration.”
Inden I beslutter, hvor et punkt skal placeres på roadmappen, kan det være nyttigt at stille et andet spørgsmål:
Hvorfor har forretningen brug for det?
Det ændrer samtalen.
I stedet for kun at vurdere den tekniske indsats kan I begynde at vurdere det forretningsmæssige resultat bag ønsket.
Vil det reducere manuelt arbejde?
Vil det forbedre kvaliteten eller tilgængeligheden af information?
Vil det fjerne en tilbagevendende fejlkilde?
Vil det gøre en vigtig proces hurtigere?
Vil det reducere forretningsrisiko?
Vil det forbedre oplevelsen for en større gruppe brugere?
Understøtter det en aktuel strategisk prioritet?
Det tekniske ønske er det samme.
Men grundlaget for at prioritere det bliver helt anderledes.
En enkel måde at gentænke jeres Dynamics 365-backlog på
I behøver ikke en kompleks scoringsmodel for at komme i gang.
Overvej at vurdere backlogpunkterne ud fra fire perspektiver:
1. Forretningsmæssig effekt
Hvad vil ændre sig for virksomheden, hvis denne forbedring bliver implementeret?
Se længere end til, om ønsket løser et problem. Overvej, om det forbedrer effektivitet, beslutningstagning, compliance, kundeoplevelse eller et andet målbart forretningsresultat.
2. Brugerimpact
Hvor mange mennesker oplever problemet i dag – og hvor ofte?
En forbedring, der sparer fem minutter, kan virke ubetydelig. Men hvis 100 medarbejdere gentager den samme opgave hver dag, ser effekten helt anderledes ud.
Brugerimpact kan også synliggøre, hvor mindre frustrationer gradvist er blevet accepterede arbejdsgange.
3. Strategisk relevans
Understøtter forbedringen den retning, virksomheden bevæger sig i?
Forretningsprioriteterne kan have ændret sig markant siden jeres Dynamics 365-implementering.
Et backlogpunkt, der understøtter aktuelle prioriteter som vækst, automatisering, omkostningsreduktion, bedre data eller operationel effektivitet, kan fortjene mere opmærksomhed, end den tekniske beskrivelse umiddelbart antyder.
4. Indsats
Hvad kræver det realistisk at implementere forbedringen?
Forretningsværdi bør ikke vurderes uden samtidig at tage indsatsen i betragtning.
En relativt enkel ændring med tydelig effekt kan fortjene højere prioritet end et større initiativ med tilsvarende gevinster.
Tilsammen kan de fire perspektiver flytte dialogen fra:
“Hvilke tickets skal vi arbejde på som det næste?”
til:
“Hvor kan vi skabe den mest værdifulde forbedring som det næste?”
De ældste backlogpunkter kan fortjene et nyt blik
Der er endnu en grund til at gennemgå backloggen regelmæssigt:
Konteksten ændrer sig.
Et ønske, der var svært eller dyrt at løse for to år siden, kan være langt lettere at håndtere i dag.
Microsoft introducerer løbende nye funktioner i Dynamics 365, Power Platform, automatisering og AI. Ny funktionalitet kan give helt andre måder at løse et gammelt forretningsproblem på.
Samtidig kan et forbedringsønske, der tidligere havde høj prioritet, være blevet mindre relevant, fordi forretningen har bevæget sig i en anden retning.
En sund backlog bør derfor ikke bare vokse.
Den bør udvikle sig.
Punkter bør udfordres, omprioriteres, kombineres eller fjernes, efterhånden som forretningen og teknologien ændrer sig.
Bring forretningen tilbage i prioriteringen af backloggen
Dynamics 365 understøtter forretningsprocesser på tværs af økonomi, drift, salg, supply chain, kundeservice og andre funktioner.
Derfor bør beslutninger om forbedringer af platformen heller ikke træffes som rene teknologibeslutninger.
De medarbejdere, der arbejder tættest på processerne, ved ofte, hvor friktionen findes.
De ved, hvilke rapporter der kræver ekstra manuelt arbejde.
De ved, hvilke manuelle trin medarbejderne har lært at acceptere.
De ved, hvor information er svær at finde.
Og de ved, hvilke “midlertidige” workarounds der stille og roligt er blevet permanente.
Ved at involvere forretningsinteressenter i regelmæssige backloggennemgange kan kvaliteten af dialogen derfor ændres markant.
I stedet for at bede afdelingerne om at indsende flere ønsker kan I spørge dem, hvor arbejdet er unødvendigt besværligt.
Svarene kan pege i retning af helt andre prioriteter.
Fra backlogstyring til kontinuerlig forbedring
En Dynamics 365-backlog bliver aldrig helt tom.
Og det bør heller ikke nødvendigvis være målet.
En virksomhed, der fortsætter med at udvikle sig, vil også fortsætte med at identificere nye muligheder.
Det vigtigste spørgsmål er, om disse muligheder bliver vurderet systematisk.
Når backloggen kobles til forretningsprioriteter, brugerbehov og målbare resultater, bliver den mere end en kø af ufærdige opgaver. En mere proaktiv tilgang til Dynamics 365 Application Management kan hjælpe med at omsætte disse prioriteter til en struktureret og løbende forbedringsproces.
Backloggen bliver dermed en del af en kontinuerlig forbedringsproces.
Og det skaber et vigtigt skifte.
I stedet for kun at spørge:
“Hvad har Dynamics brug for?”
begynder I at spørge:
“Hvad har vores forretning brug for fra Dynamics som det næste?”
Hvad gemmer der sig i jeres Dynamics 365-backlog?
Vores Executive Guide, Beyond Go-Live: How Leading Organizations Maximize the Lifetime Value of Microsoft Dynamics, ser nærmere på, hvorfor forretningsværdien kan begynde at flade ud efter implementeringen, og hvad virksomheer med høj performance gør anderledes.
Bliv klogere på, hvordan I kan forbinde forretningsprioriteter, brugerbehov, Microsoft-innovation og kontinuerlig forbedring for at sikre, at jeres Dynamics 365-investering fortsat bevæger sig fremad.
