Dokumenthåndtering stadig en udfordring i Dynamics 365

Mange virksomheder forventer, at dokumenthåndtering automatisk bliver enklere, når de implementerer Microsoft Dynamics 365. Men i virkeligheden ser det ofte anderledes ud. Fakturaer, ordrebekræftelser, følgesedler, labels og andre forretningskritiske dokumenter kræver stadig tilpasninger, branding og kundespecifikke layouts, og det kan hurtigt blive både tungt og dyrt.

Især når virksomheder arbejder med mange kunder, forskellige markeder eller specifikke krav til dokumentation, bliver ERP-systemets standardfunktioner ofte en begrænsning.

Derfor oplever mange virksomheder, at output management og dokumentdesign fortsat er et område, der kræver tid, udviklingsressourcer og løbende vedligeholdelse i Dynamics 365.

Standarddokumenter er sjældent nok

Microsoft Dynamics 365 tilbyder standardrapporter og standardlayouts, som fungerer fint til simple behov. Problemet opstår, når virksomheder ønsker:

• Kundespecifikke fakturaer
• Professionelle PDF-layouts
• Labels med særlige krav
• Tilpassede ordrebekræftelser
• Dokumenter med branding og logoer
• Forskellige dokumenttyper til forskellige markeder

Her bliver mange virksomheder hurtigt afhængige af udviklere og tunge tilretninger i de eksisterende rapportværktøjer.

Det gælder især i virksomheder, hvor dokumenter er en vigtig del af kundeoplevelsen eller den daglige drift.

Dokumenttilretninger kan hurtigt blive dyre

En af de største udfordringer ved dokumenthåndtering i Dynamics 365 er, at selv mindre ændringer ofte kræver tekniske ressourcer.

Hvis en virksomhed eksempelvis ønsker:

• ændringer i layout,
• nye felter på en faktura,
• andre beregninger,
• særlige labels,
• eller kundetilpassede dokumenter,

kan det hurtigt udvikle sig til en større opgave.

Mange virksomheder oplever derfor, at dokumenttilretninger bliver en flaskehals i ERP-projekter både økonomisk og tidsmæssigt.

Samtidig opstår der ofte en afhængighed af enkelte specialister eller eksterne udviklere, hvilket gør det svært at arbejde agilt med ændringer og nye krav.

Derfor bliver fleksibilt output management vigtigere

I takt med stigende digitalisering og automatisering er kravene til dokumenthåndtering også blevet større.

Virksomheder skal i dag håndtere:

• flere dokumenttyper,
• flere integrationskrav,
• internationale krav,
• elektronisk fakturering,
• compliance,
• og højere forventninger til branding og professionalisme.

Det betyder, at output management ikke længere kun handler om at “printe en faktura”.

Det handler om at kunne styre hele dokumentflowet effektivt, fra data og layout til distribution via e-mail, PDF eller andre elektroniske formater.

En mere brugervenlig tilgang til dokumentdesign

Det er netop her, at løsninger som DoCentric bliver interessante for mange virksomheder, der arbejder med Dynamics 365.

DoCentric er et output management-værktøj, som er integreret med Dynamics 365 Finance & Operations og Business Central samt Word. Løsningen gør det muligt at arbejde mere fleksibelt med dokumentdesign og layout uden nødvendigvis at være afhængig af tunge udviklingsprocesser.

I stedet for komplekse rapportværktøjer kan virksomheder arbejde direkte med Word-baserede templates og mapping af data fra Dynamics 365.

Det gør det blandt andet lettere at:

• tilpasse layouts,
• genbruge templates,
• arbejde med branding,
• håndtere kundespecifikke krav,
• og vedligeholde dokumenter løbende.

For mange virksomheder betyder det en hurtigere og mere fleksibel proces for dokumenthåndtering.

Når dokumentet stadig betyder noget

Selvom automatisering og AI fylder mere i ERP-verdenen, er dokumenter stadig en vigtig del af kommunikationen med kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

En faktura er ikke længere bare en faktura.

For mange virksomheder er dokumenter også:

• en del af virksomhedens brand,
• en del af kundeoplevelsen,
• og en del af compliance og dokumentation.

Særligt i brancher med komplekse supply chains, internationale kunder eller specifikke krav til labels og dokumentation kan kvaliteten af output management få stor betydning. Derfor ser mange virksomheder i dag på dokumenthåndtering som et strategisk område og ikke bare en teknisk detalje.

Fremtidens dokumenthåndtering bliver mere automatiseret

Samtidig er udviklingen tydelig.

Krav til elektronisk fakturering og XML-baserede dokumenter bliver stadig mere udbredte i Europa, og mange virksomheder arbejder allerede nu med automatiserede dokumentflows mellem systemer.

Det ændrer den måde, virksomheder arbejder med dokumenter på.

Men selvom dataudvekslingen bliver mere automatiseret, forsvinder behovet for professionelle dokumenter ikke nødvendigvis. Mange virksomheder vil fortsat have behov for:

• pæne PDF’er,
• kundetilpassede layouts,
• labels,
• kontrakter,
• og dokumenter med tydelig branding.

Derfor bliver fleksible værktøjer til output management fortsat relevante i moderne ERP-løsninger.

Dokumenthåndtering bør tænkes ind tidligt i et ERP-projekt

En fejl i ERP-projekter er, at dokumenthåndtering ofte bliver behandlet som en mindre detalje sent i processen.

I praksis viser erfaringen ofte det modsatte.

Dokumenter påvirker:

• arbejdsgange,
• integrationer,
• compliance,
• kundeoplevelse,
• og den daglige drift.

Derfor giver det god mening at tænke output management og dokumentdesign ind tidligt i projektet, især hvis virksomheden har mange kundespecifikke krav eller komplekse dokumentflows.

Vil du optimere dokumenthåndtering i Dynamics 365?

Hos AlfaPeople arbejder vi med virksomheder, der ønsker en mere fleksibel og professionel dokumenthåndtering i Dynamics 365.

Uanset om behovet handler om fakturaer, labels, ordrebekræftelser eller andre dokumenttyper, kan den rigtige tilgang til output management være med til at reducere kompleksiteten, forbedre kundeoplevelsen og skabe en mere effektiv proces for virksomhedens dokumenter.

Vil I gøre dokumenthåndtering i Dynamics 365 mere fleksibel? Tag en dialog med AlfaPeople.