AlfaPeople - DK | Sådan opbygger du en model for løbende forbedring i Dynamics 365
De fleste virksomheder skaber en betydelig struktur omkring implementeringen af Microsoft Dynamics 365.
Der er en roadmap. Et projektteam. Styregruppemøder. Workshops. Milepæle. Beslutninger. Klare ansvarsområder.
Så går platformen live.
Med tiden forsvinder meget af denne struktur helt naturligt.
Fokus flytter sig til at holde platformen stabil, løse problemer og understøtte den daglige drift. Forbedringer finder stadig sted, men de konkurrerer i stigende grad med alt det andet, der kræver opmærksomhed.
Det skaber et vigtigt spørgsmål:
Hvem har ansvaret for at sikre, at Dynamics 365 fortsat bliver forbedret?
For mange virksomheder er svaret mindre klart, end det var under implementeringen.
En model for løbende forbedring i Dynamics 365 kan ændre på det.
Og det behøver ikke betyde endnu et stort transformationsprogram.
Løbende forbedring kræver en fast rytme
En af de nemmeste måder, forbedringer går i stå på, er at betragte dem som noget, man gør, når der er tid.
Det er der sjældent.
Driftsmæssige problemer vil altid opstå. Nye projekter vil konkurrere om ressourcerne. Forretningsprioriteter vil ændre sig.
Hvis forbedringer ikke har en fast plads i kalenderen, vil akutte aktiviteter næsten altid vinde.
Virksomheder med høj performance griber det anderledes an.
De skaber en fast rytme for at gennemgå, hvordan Dynamics 365 understøtter forretningen, og hvor der er muligheder for at forbedre den.
Afhængigt af virksomheden kan det blandt andet omfatte:
- Kvartalsvise forretningsreviews
- Roadmap-dialoger
- Prioritering af backlog
- Vurdering af Microsoft releases
- Gennemgang af brugeradoption
- Sessions med fokus på procesforbedring
Det konkrete format er mindre vigtigt end disciplinen.
Målet er at skabe et fast tidspunkt, hvor virksomheden bevidst ser ud over dagens problemer og spørger:
“Hvad bør vi forbedre som det næste?”
Start med forretningen – ikke teknologien
En dialog om forbedringer i Dynamics 365 kan hurtigt udvikle sig til en samtale om funktionalitet.
Men det mest værdifulde udgangspunkt ligger som regel et andet sted.
Hvad forsøger forretningen at opnå?
Måske ønsker økonomiafdelingen at reducere den tid, der bruges på at udarbejde rapporter.
Driften har brug for bedre overblik.
Medarbejderne bruger for meget tid på manuelle processer.
Ledelsen har brug for hurtigere adgang til pålidelige oplysninger.
Virksomheden går ind på nye markeder eller ændrer sin driftsmodel.
Det er først og fremmest forretningsprioriteter – og dernæst teknologiske spørgsmål.
Ved at starte her undgår man, at Dynamics-roadmappen bliver en samling af usammenhængende systemforbedringer.
I stedet for at spørge:
“Hvad kan vi ændre i Dynamics 365?”
bør man spørge:
“Hvor har forretningen brug for at blive bedre – og hvordan kan Dynamics 365 hjælpe?”
Det er en lille ændring i formuleringen, men den kan føre til helt andre prioriteter.
Balancér stabilitet med forbedring
En model for løbende forbedring betyder ikke, at fokus på driftsstabilitet skal reduceres.
Tværtimod.
En stabil og pålidelig platform er fundamentet for alt andet.
Kritiske processer skal fungere. Problemer skal løses. Brugerne skal have support. Performance, integrationer og sikkerhed kræver løbende opmærksomhed.
Problemet opstår, når stabilitet bliver det eneste succeskriterium. Som vi beskrev i vores artikel om Dynamics 365 ROI efter go-live, kan en stabil platform stadig levere mindre løbende forretningsværdi, hvis den holder op med at udvikle sig sammen med virksomheden.
En sund Dynamics 365-driftsmodel skal skabe plads til tre forskellige samtaler:
1. Run
Hvad skal vi gøre for at holde platformen og de kritiske forretningsprocesser stabile og velfungerende?
2. Improve
Hvor kan vi fjerne friktion, forenkle processer og udnytte den platform, vi allerede har, bedre?
3. Evolve
Hvilke ændrede forretningsprioriteter og nye Microsoft-funktioner bør påvirke vores næste skridt?
Disse tre perspektiver hjælper med at forhindre, at løbende forbedring enten bliver rent reaktiv eller udvikler sig til en endeløs innovationsøvelse.
Målet er balance.
Giv backloggen et forretningsmæssigt formål
Backloggen kan spille en vigtig rolle i denne model.
Men kun hvis den repræsenterer mere end en kø af ønsker.
Vi har tidligere set på hvordan du gør din Dynamics 365-backlog til en kilde til forretningsværdi ved at se ud over hastende behov og teknisk indsats.
I stedet for udelukkende at prioritere efter, hvor akut et ønske er, bør forbedringer vurderes ud fra de forretningsresultater, de kan skabe.
Hvilke punkter kan reducere manuelt arbejde?
Hvilke påvirker flest brugere?
Hvilke forbedrer rapportering eller beslutningstagning?
Hvilke reducerer risiko?
Hvilke understøtter strategiske prioriteter?
Hvilke kan skabe meningsfuld værdi uden uforholdsmæssigt stor indsats?
Det ændrer backlogdialogen fra teknisk prioritering til forretningsmæssig prioritering.
Det gør det samtidig lettere at forklare, hvorfor nogle forbedringer bør gennemføres nu, mens andre kan vente.
Gør Microsoft releases til en del af forretningsdialogen
Microsoft fortsætter med at udvikle Dynamics 365, Power Platform og relaterede teknologier.
Nye funktioner skaber muligheder, men også støj.
Ingen virksomhed behøver implementere alt, Microsoft lancerer.
En model for løbende forbedring bør derfor indeholde en fast måde at vurdere ny funktionalitet på.
Ikke:
“Hvilke nye funktioner er tilgængelige?”
Men:
“Hvilke nye muligheder er relevante for de forretningsprioriteter, vi allerede har?”
Måske kan en ny funktion forenkle en proces, der i dag udføres manuelt.
Måske kan en automatiseringsmulighed løse et backlogpunkt, der har stået der i flere år.
Eller måske er en ny funktion interessant, men skaber kun begrænset reel værdi for virksomheden lige nu.
Alle tre konklusioner er valide.
Målet er ikke hurtig adoption.
Det er velovervejet adoption.
Hold brugerne tæt på dialogen
Nogle af de mest værdifulde muligheder for at forbedre Dynamics 365 dukker måske aldrig op i en supportticket.
Medarbejderne tilpasser sig.
De opretter regneark.
De tilføjer manuelle trin.
De finder andre måder at få de oplysninger, de har brug for.
Til sidst bliver disse workarounds normale.
Derfor bør input fra brugerne være en del af den løbende forbedringsproces.
Spørg ikke kun brugerne, hvad der er gået i stykker.
Spørg:
“Hvad tager længere tid, end det burde?”
“Hvor arbejder du uden for Dynamics 365?”
“Hvilken proces frustrerer dig mest?”
“Hvis du kunne forenkle én del af dit daglige arbejde, hvad skulle det så være?”
Disse spørgsmål afdækker ofte forbedringsmuligheder, som traditionel systemovervågning ikke kan identificere.
Gør ejerskabet tydeligt
Løbende forbedring kræver en ejer.
Det betyder ikke nødvendigvis, at én person skal identificere alle muligheder eller træffe alle beslutninger.
Dynamics 365 understøtter så mange dele af virksomheden, at løbende forbedring ikke bør være IT’s ansvar alene.
Forretningsinteressenter skal deltage.
Brugerne skal have en stemme.
IT skal bidrage med det tekniske perspektiv.
Ledelsen skal koble investeringsbeslutninger sammen med forretningsprioriteter.
Men nogen skal stadig have ansvaret for at opretholde rytmen.
For virksomheder, der ikke har kapaciteten eller de nødvendige specialistressourcer til selv at styre denne rytme, kan en proaktiv tilgang til Dynamics 365 Application Management kombinere den daglige platformsupport med strukturerede og løbende forbedringer.
Hvem planlægger reviews?
Hvem sikrer, at backlogprioriteter bliver genbesøgt?
Hvem bringer relevante Microsoft-nyheder ind i dialogen?
Hvem følger op på de aftalte handlinger?
Uden et tydeligt ejerskab kan løbende forbedring nemt blive noget, alle støtter – men ingen driver.
En enkel model for løbende forbedring i Dynamics 365
Modellen behøver ikke være kompliceret.
Et praktisk udgangspunkt kan se sådan ud:
1. Gennemgå forretningsprioriteter
Hvad ændrer sig, og hvor har virksomheden brug for at blive bedre?
↓
2. Identificér friktion og muligheder
Hvad oplever brugerne? Hvad fortæller backloggen? Hvor stiger det manuelle arbejde?
↓
3. Vurder relevante funktioner
Kan eksisterende eller ny Microsoft-funktionalitet hjælpe med at understøtte disse prioriteter?
↓
4. Prioritér efter forretningsværdi
Hvilke forbedringer skaber størst effekt i forhold til indsatsen?
↓
5. Implementér og mål
Skabte forbedringen det resultat, som forretningen forventede?
↓
6. Gennemgå igen
Hvad har vi lært, hvad har ændret sig, og hvad bør komme som det næste?
Gentag derefter processen.
Ikke én gang om året.
Men som en integreret del af den måde, Dynamics 365 administreres på.
Løbende forbedring betyder ikke konstante ændringer
Der er en vigtig forskel.
Formålet med en model for løbende forbedring i Dynamics 365 er ikke konstant at ændre platformen.
Forandring i sig selv skaber ingen forretningsværdi.
Målet er at skabe en struktureret måde at identificere, hvornår en ændring er værdifuld.
Nogle gange er den rigtige beslutning at automatisere en proces.
Andre gange er det at tage ny funktionalitet i brug.
Nogle gange er det at forenkle noget, der er blevet unødvendigt komplekst.
Og nogle gange er den rigtige beslutning at gøre ingenting.
Værdien ligger i at træffe beslutningen bevidst.
Go-live bør ikke være jeres sidste roadmap
Dynamics 365 vil sandsynligvis fortsat være en vigtig forretningsplatform i mange år efter implementeringen.
I løbet af disse år vil virksomheden ændre sig.
Microsoft vil fortsætte med at innovere.
Medarbejderne vil identificere bedre måder at arbejde på.
Prioriteterne vil udvikle sig.
En model for løbende forbedring i Dynamics 365 skaber den nødvendige struktur til at samle disse udviklinger.
Ikke gennem endnu en omfattende transformation.
Men gennem regelmæssige dialoger, klare prioriteter og en forpligtelse til at sikre, at platformen fortsat understøtter den virksomhed, I er ved at blive – ikke kun den virksomhed, I var ved go-live.
Hvor bør jeres Dynamics 365-rejse gå hen som det næste?
Vores Executive Guide, Beyond Go-Live: How Leading Organizations Maximize the Lifetime Value of Microsoft Dynamics, ser nærmere på, hvorfor forretningsværdien kan begynde at flade ud efter implementeringen, og hvad virksomheder kan gøre for at skabe momentum igen.
Bliv klogere på, hvordan førende virksomheder arbejder med løbende forbedring, involverer forretningen, vurderer Microsoft-innovation og holder Dynamics 365 på linje med skiftende prioriteter.
