Es gibt viele Möglichkeiten, eine Vertriebspipeline aufzubauen. Ziemlich vereinfacht könnte man sagen, dass es manuelle und systembasierte Möglichkeiten gibt. Hier die Begründung, warum Sie die System-Möglichkeiten wählen sollten.

Im manuellen Aufbau und in der manuellen Pflege einer Vertriebspipeline verwenden Sie als Vertriebsmitarbeiter hauptsächlich Methoden, die Sie selber entwickelt haben – um Leads auszuwählen, potenzielle Kunden zu bearbeiten und Verkaufsaktivitäten während des Verkaufsprozesses anzustoßen.

Abhängig von den jeweiligen Verkäufern und dem Reifegrad des Unternehmens ist es bestimmt nicht ungewöhnlich, dass der Großteil des Wissens, das einem Verkaufsprozess zugrunde liegt, sich physisch und online in einem Tohuwabohu von Papierzetteln, Excel-Tabellen, E-Mails, sonstigen Dokumenten und in den Köpfen der einzelnen Verkäufer befindet.

Wahrscheinlich haben Sie eine Art Bauchgefühl dafür, welchen Wert ein durchschnittlicher Lead hat, wie viele Leads sich im Durchschnitt in einen Verkauf konvertieren und wie viele Monate ein Verkaufsprozess im Normalfall andauert. Und so weiter und so fort.

Vielleicht aber gehen Sie auch direkt los an die Arbeit – und zwar rein dem Gefühl nach – und drücken sich selbst die Daumen.

Genau hier meldet sich die Lösung mit einem System an.

Bei einer systemgestützten Handhabung einer Vertriebspipeline können Sie alle Ihre Bauchgefühle, jedes “Vielleicht” und “Eventuell” und alle Ihre vagen Vermutungen beiseite legen.

Denn wenn alle beteiligten Vertriebsmitarbeiter ein gemeinsames CRM nutzen, ihrem geguideten Verkaufsprozess folgen und alle relevanten Daten in das System eingeben, dann zeigen die vielen Daten ein deutliches Bild vom Wert der Vertriebspipeline für das Unternehmen.

Vorteile einer CRM-basierten Vertriebspipeline

Ihr Unternehmen erhält unter anderem Folgendes:

• einen detaillierten finanziellen Überblick, welche Kundendialoge am wahrscheinlichsten zu einem Verkauf führen
• einen komplettem transparenten Überblick über individuelle Performance und über Team-Performance, so dass die Geschäftsleitung den Verkaufseinsatz mit den Verkaufszielen vergleichen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen kann
• ein glaub- und vertrauenswürdiges Verkaufswerkzeug, das den Wert kommender Aufträge in der Vertriebspipeline anzeigt, so dass das Unternehmen die Umsätze Monat für Monat und für das Gesamtjahr voraussagen kann.

Schauen wir uns einmal genauer an, wie man mit einem CRM-System den Aufbau und die Wartung einer Vertriebspipeline ausführen kann.

Wenn Sie zum allererste Mal ein CRM von Null an verwenden, nehmen Sie am besten alle jetzigen und potenziellen Kunden aus der Excel-Tabelle, legen sie in eine Vertriebspipeline des CRM-Systems und differenzieren jeden einzelnen Kunden danach, wie weit er im Augenblick in seinem Entscheidungsprozess ist.

Ob er sich also in einem ganz frühen Stadium befindet, ob bereits Meetings oder Präsentationen mit ihm stattgefunden haben und ob er in Kürze eine Entscheidung treffen wird.

Mit einem vollständigen Überblick über das gesamte Kundenportfolio in der Vertriebspipeline ist es deutlicher zu sehen, wo Sie mit genau abgezielten Verkaufsaktivitäten einsetzen können – und zwar nicht abgezielt auf Ihren eigenen Verkaufsprozess, sondern auf den der Kunden.

Danach können Sie Verkaufsaktivitäten ausarbeiten (beispielsweise Mails versenden oder Kampagnen durchführen), die noch ohne großen Aufwand zu einer Reihe von zukünftigen Aufgaben führen.

Vertriebslebenszyklus einer Vertriebspipeline

Sie können auch die Dauer Ihres Vertriebslebenszyklus im CRM festlegen. Das ist die durchschnittliche Zeitdauer, innerhalb derer ein potenzieller Kunden in der Vertriebspipeline vom ersten Kontakt bis hin zum Abschluss eines Auftrags getragen wird.

Schon hierbei wird eine Menge Daten zur Komplexität und Effizienz Ihres Verkaufsprozesses generiert.

Sie können mit der Ermittlung beginnen, an wie vielen Leads die einzelnen Vertriebsmitarbeiter jeweils optimal arbeiten müssen, um die Verkaufsziele pro Monat und pro Jahr zu erreichen.

Sie können auch gleich die Leads entsorgen, die zu alt und zu abgestanden sind und bei denen eine fortgesetzte Treibjagd wohl kaum Aussicht auf Erfolg hätte.

Mit dem, was sich aus dem CRM-System herauslesen lässt, zeigt sich schnell ein Muster ab, welche Typen von Kundendialogen es aller Wahrscheinlichkeit nie zu einem Auftrag bringen werden. Sich weiter damit zu beschäftigen, wäre Zeitverschwendung. Werfen Sie diese aus Ihrer Verkaufspipeline und nehmen Sie stattdessen einen neuen Lead aufs Korn.

Sobald das Onboarding der Vertriebsmitarbeiter in eine CRM-Lösung abgeschlossen ist und diese Mitarbeiter den Wert der vielen Möglichkeiten in der Systemunterstützung entdecken, können Sie Ihre Vertriebspipeline als Steuerungswerkzeug nutzen.

Sie können beispielsweise regelmäßige Pipeline-Meetings abhalten, wo ein Team den Status der laufenden Kundendialoge und der individuellen Performance der Teams analysiert, und was noch zum Erreichen der Verkaufsziele erforderlich ist.

Transparenz schafft Ergebnisse

Die Transparenz, die die Arbeit mit einer Vertriebspipeline eines CRM-System mit sich bringt, führt in der Regel auch zu einer engeren Zusammenarbeit der Vertriebsmitarbeiter.

Denn es wird sich schnell zeigen, dass der Erfolg des Einzelnen unmittelbar zusammenhängt mit dem Erfolg des ganzen Teams.

Die verstärkte Zusammenarbeit um eine Vertriebspipeline verbreitet sich auch hin zu Geschäftseinheiten wie Marketing, Finanzen und Produktion, die ein großes Interesse an transparenten Verkaufsprozesses haben, denn damit ist deutlicher zu erkennen, welche Kampagnen gestartet und wie viele Artikel hergestellt werden müssen und was für ein Umsatz zu erwarten ist.

Es ist vielleicht auch von Vorteil, Vertriebspipeline-Berichte mit visuellen Darstellungen darüber zu erstellen, wie ein Kundendialog sich im geguideten Verkaufsprozess des Unternehmens bewegt – oder aber sich festgefahren hat.

Diese Berichte erleichtern die Entscheidungen, wo und wie gezielte Verkaufsaktivitäten in Gang zu bringen sind, um die Kundendialoge innerhalb der Vertriebspipeline weiter zu fördern.

In einem CRM-System können solche Vertriebspipeline-Berichte mit Hilfe von wenigen Klicks generiert werden, so dass der Entscheidungsprozess nicht in Sprüchen wie “Meiner Meinung nach”, “Das machen wir ja normalerweise immer” und anderen typischen Bauchgefühl-Reaktionen versandet, die so oft die Verkaufsprozesse auf Zeitlupen-Tempo ausbremsen.

Ein weiterer wichtiger Grund für den Einsatz eines CRM-Systems ist, dass es dazu beiträgt, dass Ihr Verkaufswissen im Unternehmen bleibt. Lesen Sie hier mehr über Vorteil #04 “Effizienteres Onboarding und Offboarding“.