Ihre ERP-Bereitschafts-Checkliste für KI

Da ERP-Systeme zunehmend intelligenter und autonomer werden, liegt die Grundlage für den Erfolg nicht in der Technologie selbst, sondern in Ihrer Bereitschaft, diese einzuführen. Für Unternehmen, die Microsoft Dynamics 365 Business Central nutzen, bedeutet Vorbereitung mehr als nur ein Software-Upgrade. Es bedeutet, über die richtige Infrastruktur, die passenden Prozesse und die richtige Denkweise zu verfügen, um KI-Agenten und Automatisierung optimal zu nutzen.

Hier kommt eine gut strukturierte ERP-Bereitschafts-Checkliste ins Spiel.

Warum die ERP-Bereitschaft vor der Automatisierung wichtig ist

Die Attraktivität von KI in ERP ist unbestreitbar. Stellen Sie sich Agenten vor, die Daten überwachen, Rechnungen genehmigen, Kaufvorschläge machen oder Anomalien melden und hinter den Kulissen daran arbeiten, Geschwindigkeit und Genauigkeit zu verbessern. Diese Agenten sind jedoch nur so effektiv wie die Umgebung, in der sie eingesetzt werden.

Ohne eine solide Grundlage, saubere Daten, klar definierte Prozesse und eine einheitliche Ausrichtung des Teams können selbst die ausgefeiltesten ERP-Systeme versagen. Die richtige Vorbereitung macht die Automatisierung von einer Neuheit zu einem strategischen Vorteil.

1. Beginnen Sie mit der Plattformreife

Einer der ersten Indikatoren für die Bereitschaft ist der Zustand Ihrer ERP-Umgebung. Wenn Sie Business Central On-Premises oder in einer hybriden Umgebung betreiben, entgehen Ihnen möglicherweise wichtige Funktionen. KI-Agenten und Copilot-Funktionen sind für die Cloud konzipiert. Unternehmen, die mit der vollständigen SaaS-Version von Business Central arbeiten, profitieren nicht nur von kontinuierlichen Updates und dem Zugriff auf die KI-Roadmap von Microsoft, sondern sind auch besser gerüstet, neue Funktionen zu skalieren.

Wenn Sie noch nicht in der Cloud sind, betrachten Sie dies als Ausgangspunkt Ihrer Checkliste.

2. Saubere, strukturierte Daten sind unverzichtbar

KI-Systeme stützen sich bei ihren Entscheidungen auf Daten. Wenn Ihre Datensätze unvollständig, inkonsistent oder über verschiedene Systeme verteilt sind, funktioniert die Automatisierung nicht wie gewünscht. Strukturierte Stammdaten, einheitliche Namenskonventionen und vollständige Transaktionshistorien machen intelligentes ERP erst möglich.

Mangelhafte Daten können alles verlangsamen, während gut aufbereitete Daten die Voraussetzung für schnelles und präzises Handeln der Systeme schaffen. Die Aufbereitung Ihrer Daten ist keine einmalige Aufgabe, sondern eine kontinuierliche Disziplin, die alle KI-Funktionen im System unterstützt.

3. Bewerten Sie Ihre Prozesse hinsichtlich ihres Automatisierungspotenzials

Nicht jeder Workflow benötigt oder eignet sich für eine KI-gesteuerte Automatisierung. Konzentrieren Sie sich auf Bereiche mit hohem Volumen, wiederholbaren Ergebnissen und geringem Mehrwert durch menschliche Eingriffe. Kreditorenbuchhaltung, Lagerauffüllung und Auftragsbestätigungen sind vielversprechende Arbeitsabläufe für eine frühzeitige Automatisierung.

Gleichzeitig sollten Sie sorgfältig überlegen, wo menschliche Kontrolle weiterhin notwendig ist. Definieren Sie Grenzwerte für Genehmigungen, kennzeichnen Sie Bedingungen, die einer Überprüfung bedürfen, und legen Sie Grenzen fest. Eine gut vorbereitete ERP-Umgebung entfernt den Menschen nicht aus dem Prozess, sondern positioniert ihn neu.

4. Ihre Mitarbeiter spielen eine zentrale Rolle

Selbst die fortschrittlichsten KI-Systeme sind auf menschliches Vertrauen angewiesen. Wenn Ihre Teams nicht verstehen, wie Agenten funktionieren, oder die Automatisierung als Bedrohung ansehen, werden sie diese kaum akzeptieren. Zur Vorbereitung gehören Kommunikation, Schulung und Transparenz.

Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie Agenten Routinearbeiten reduzieren und ihnen ermöglichen, sich auf Analysen, Planung oder die Kundenbetreuung zu konzentrieren. Der Übergang zu KI-gestütztem ERP ist nicht nur technisch, sondern auch kulturell.

5. Setzen Sie von Anfang an auf eine schlanke und unbürokratische Unternehmensführung

Während Automatisierung Speed bietet, sorgt Governance für Kontrolle. Sobald Sie mit dem Einsatz von Agenten beginnen, sollten Sie Systeme zur Überwachung ihrer Aktionen implementieren. Dies kann die Überwachung von Aktivitätsprotokollen, die Dokumentation von Regeln oder die Festlegung von Eskalationsverfahren für Ausnahmen umfassen.

Dies muss kein aufwändiger Prozess sein. Betrachten Sie es als die Führung eines neuen Teammitglieds, bei der Sie Erwartungen festlegen, die Leistung verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen.

Eine Checkliste, die Sie voranbringt

Das Ziel einer ERP-Bereitschafts-Checkliste ist nicht Perfektion, sondern Fortschritt. Betrachten Sie realistisch den Reifegrad Ihres ERP-Systems, den Zustand Ihrer Daten, Ihre Prozesslandschaft und die Veränderungsbereitschaft Ihres Teams. Nutzen Sie diese Einschätzung als Leitfaden für Ihre Roadmap.
Wenn das Fundament solide ist, wird die Skalierung der Automatisierung einfacher und wirkungsvoller. Intelligentes ERP ist nicht nur etwas für grosse Unternehmen oder Digital Natives. Es ist eine praktische Möglichkeit, die jedem Unternehmen offensteht, das die Bereitschaft ernst nimmt.

Sie fragen sich, wo Ihr Unternehmen steht?

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