Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland für alle Unternehmen verpflichtend im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) – ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung. Die neuen Vorgaben betreffen in einem ersten Schritt die Eingangsrechnungen: jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss in der Lage sein, E-Rechnungen maschinell empfangen und verarbeiten zu können.

Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur Verwendung der E-Rechnung braucht es neu nicht mehr. Für die Rechnungsstellung gelten Übergangsregelungen bis 2026 (bzw. 2027). Papierrechnungen und PDF-Rechnungen dürfen nach wie vor ausgestellt werden, wenngleich das neue Format der E-Rechnung vom Gesetzgeber erwünscht ist. Um die Empfangsbereitschaft sicherzustellen, müssen Systeme und Prozesse angepasst werden. Wir unterstützen Sie dabei, diese Herausforderung nicht nur zu meistern, sondern als Chance für optimierte Arbeitsprozesse zu nutzen. Hier erklärt unser Finance Consultant und Experte Stefan Fries, wie Sie die Vorgaben reibungslos umsetzen.

Was ist die E-Rechnung und warum ist sie so wichtig?

Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem standardisierten elektronischen Rechnungsformat, das auf dem EU-Standard EN 16931 basiert. Ziel ist es, den Rechnungsaustausch und die Rechnungsverarbeitung zu automatisieren und manuelle Fehler zu minimieren. Anders als herkömmliche elektronische Rechnungen wie die PDF-Rechnung, enthält die E-Rechnung Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z.B. XML), die direkt in das Buchhaltungssystem des Rechnungsempfängers, z.B. Dynamics 365 Finance eingespielt werden können.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen:

• Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse (Rechnungsversand und -verarbeitung).
• Vermeidung von Tippfehlern bei der Rechnungserfassung.
• Kostenreduktion durch Wegfall von Papier- und Portokosten.
• Verkürzte Durchlaufzeiten und beschleunigter Geschäftsverkehr.
• Erhöhte Rechtssicherheit, da gesetzliche Vorgaben erfüllt werden.

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist ein bedeutender Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Buchhaltung.

Effektive Lösungen für Unternehmen

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen vor spezifischen Herausforderungen bei der Einführung der E-Rechnung. Unser Lösungsansatz basiert auf individuellen Bedürfnissen und umfasst folgende Punkte:

• IT-Infrastruktur: Oft müssen bestehende Buchhaltungsprogramme erweitert oder ersetzt werden. Bei integrierten IT-Systemen müssen die Schnittstehlen angepasst bzw. eingerichtet werden, um Daten nahtlos auszutauschen.
• Datensicherheit: Die Einführung erfordert Massnahmen wie Verschlüsselung, Firewalls und regelmässige Software-Updates.
• Dokumentenmanagement: Ein revisionssicheres Archivierungssystem für E-Rechnungen ist unerlässlich, um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen.

Lösungsansatz: Wir begleiten Sie bei der schrittweisen Anpassung Ihrer IT-Systeme, sorgen für eine GoBD-konforme Umsetzung und bieten praxisorientierte Schulungen an. Für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen arbeiten wir bei Bedarf mit Wirtschaftsprüfern zusammen.

Mitarbeiter als Bindeglied bei der Einführung der E-Rechnung

Eine der wichtigsten Grundlagen für die erfolgreiche Einführung der E-Rechnung ist, dass die Mitarbeiter über das nötige Wissen verfügen im Umgang mit der E-Rechnung. Wir empfehlen, Schulungen praxisnah zu gestalten:

• Praktische Übungen: Mitarbeiter sollten die neuen Abläufe direkt im System testen können.
• Kombinierte Inhalte: Neben technischen Funktionen sollten Schulungen auch die gesetzlichen Grundlagen behandeln.
• Die Train-the-Trainer-Methode: Sie bildet interne Super Users aus, die anschliessend als Ansprechpartner im Unternehmen fungieren. Dieser Ansatz bietet sich bei der Einführung von einem komplexen ERP-System an, um Schulungskosten zu senken und eine nachhaltige Wissensbasis zu schaffen.

Durch gezielte Weiterbildung steigern Sie nicht nur die Kompetenz Ihrer Teams, sondern auch deren Motivation, sich auf die neuen Prozesse einzulassen.

E-Rechnungen im internationalen Kontext und PEPPOL

Die Einhaltung unterschiedlicher nationaler E-Rechnungsstandards erfordert besondere Aufmerksamkeit. Dabei unterstützen wir gern. Die Verwendung einer elektronischen Plattform wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ermöglicht den standardisierten und sicheren Austausch elektronischer Dokumente im internationalen Geschäftsverkehr. Wir empfehlen:

• Internationale Standards nutzen: Plattformen wie PEPPOL bieten einen internationalen E-Rechnungsstandard an, der gewährleistet, dass die Anforderungen unterschiedlicher Länder erfüllt werden. Damit sind Sie international gut aufgestellt.
• Rechtskonformität sicherstellen: Eine sorgfältige Prüfung der jeweiligen länderspezifischen Vorgaben ist unerlässlich – damit Ihre Geschäfte überall legal und sicher laufen.

Jetzt handeln: Das nächste Jahr steht schon vor der Tür. Wer die Umstellung auf die E-Rechnung noch nicht initiiert hat, muss jetzt sofort handeln.

Fazit: E-Rechnung als Chance für eine umfassende Digitalisierung nutzen

Die Einführung der E-Rechnung ist weit mehr als eine gesetzliche Pflicht. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse zu modernisieren und Effizienzgewinne zu erzielen. Als IT-Dienstleister begleiten wir Sie von der Analyse bis zur Implementierung mit massgeschneiderten IT-Lösungen, praxisnahen Schulungen und umfassendem Support.
Haben Sie Fragen? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung! Gemeinsam machen wir Ihre Rechnungsverarbeitung fit für die digitale Zukunft.