Fertigung: Microsoft Dynamics AX/CRM

Geschäftsanforderungen

Die CP Pump Systems AG ist ein schweizer Präzisionstechnikunternehmen, das seit über einem halben Jahrhundert hochqualitative Zentrifugalpumpen für die folgenden Industrien entwickelt und herstellt: Chemie (Basis- und Feinchemie, Agrochemie und Spezialchemie), Pharma, Biotechnologie, Lebensmittel und Getränke sowie Zellstoff und Papier. In allen Phasen der Forschung, Entwicklung und Fertigung kombiniert CP Pump Systems topmoderne Technologien mit einem unerreichten Wissens- und Erfahrungsschatz. CP Pump Systems AG hat einen großen Kundenstamm in über 40 Ländern auf allen Kontinenten verteilt.

Nach einer Analyse der zukünftigen Geschäftsanforderungen gemäß den Vorgaben des neuen Vorstands unterzog man das bestehende ERP-System Miracle einer Kapazitätsprüfung. Dabei bestätigte sich der Verdacht, dass das System das Ende seiner technischen Lebensdauer erreicht hat und durch eine moderne und zukunftsorientierte Lösung ersetzt werden muss. Miracle diente in erster Linie als Adressdatenbank mit einigen Erweiterungen zur Nachverfolgung von Kundeninteraktionen und Angeboten. Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung, Finanzen, Dokumentenmanagement und Lieferprozesse wurden mittels individuellen Softwareprogrammen verwaltet, was zu ineffizienten Geschäftsvorgängen führte. Die IT-Mitarbeiter mussten die anderen Mitarbeiter des Unternehmens mittels eines Systems, das für diese Aufgabe nicht geeignet war, unterstützen. Deshalb war eine standardisierte, flexible Software gefordert, die den modernen Ansprüchen gerecht wird.

Als Hersteller von High-Tech-Technologie benötigte CP Pump Systems sowohl im Vertrieb als auch in der Fertigung, der Lieferung und der Wartung effiziente Prozesse sowie eine hochentwickelte, topmoderne Reporting-Lösung. Darüber hinaus benötigten die Vertriebs- und Serviceteams die Möglichkeit, eine gut durchdachte Sicht auf die Kunden zu erstellen, ohne den Kunden direkt kontaktieren zu müssen. Die neue Lösung sollte auch den umfangreichen, unternehmensinternen Datenfluss unterstützen und Funktionen bezüglich PLM, DMS, Zeiterfassung, Gehaltsabrechnung und Finanzen integrieren, um die Managementdaten zu verbessern und die unternehmensweite Ressourcenplanung zu vereinfachen.

Lösung

CP Pump Systems beschloss, nach einer gehosteten Lösung zu suchen, um die Gesamtbetriebskosten seiner IT so weit wie möglich zu verringern. Die Antwort war eine vollständige Suite aus Microsoft Dynamics AX 2012 R3 in Kombination mit Microsoft Dynamics CRM 2015, officeatwork, einem SharePoint-basierten DMS und alle Tools sollten von AlfaPeople implementiert werden. Das Team von AlfaPeople führte einen „Just-in-Time” bidirektionalen Datenaustausch für Microsoft Dynamics AX/CRM ein, der eine solide Datenschnittstelle zwischen den verschiedenen Systemen bildete.

Außerdem wurden ein Produktkonfigurator, ein Dokumentenmanagementsystem sowie Tools für die Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung und das PLM (Product Lifecycle Management) integriert. Diese Erweiterungen verringerten die Abhängigkeit von Excel-Listen die zuvor verwendet wurden, da Miracle keine Funktionen für PLM, Zeiterfassung oder DMS (Document Management System) umfasste.

Auf betrieblicher Ebene bestand die erste Herausforderung für die neue Lösung im Angebotsprozess. Dies ist ein komplexer Prozess für CP Pump Systems, da jede Pumpe im hohen Masse anpassbar ist und da viele Kunden einen Konfigurator verwenden müssen, um die verschiedenen Optionen durchzuspielen, bevor sie einen Auftrag platzieren. Ein browserbasierter Produktkonfigurator wurde in die Microsoft Dynamics AX Lösung integriert, um die Auswahl der gewünschten Pumpenoptionen für Kunden zu vereinfachen und das internationale Vertriebsteam mittels Aktivitätsnachverfolgung und Offline-Funktionen zu unterstützen. Dies führte zu einer Verbesserung sämtlicher  Vertriebsfähigkeiten des Unternehmens. Das Team kann Möglichkeiten erkennen effizientere und präzisere Angebote erstellen, den Kundenlebenszyklus nachverfolgen sowie von der neu eingerichteten Marketingabteilung profitieren. In den Worten von Jessica Zöhner, Head of Marketing bei CP Pumps: „Die Kombination aus Microsoft Dynamics AX und Dynamics CRM gab uns die Möglichkeit, massgeschneiderte Marketingkampagnen und -aktivitäten für unsere Kunden zu entwickeln und umzusetzen. Gleichzeitig können wir nun in einer Ansicht auf die Aktivitäten jedes Kunden zugreifen und auf diese Weise untersuchen und verstehen, was ein Kunde mag und wie wir ihn oder sie ansprechen können.”

Über das Angebotssystem hinaus wurden Bestellungen und Rechnungen für Pumpen zusammen mit komplexen Anweisungen und Bedienhandbüchern geliefert, die in manchen Fällen individuell auf die jeweilige Pumpe zugeschnitten waren. Das integrierte Dokumentenmanagementsystem ermöglichte Suchfunktionen sowie die Integration von Vertriebs-, PLM-, Liefer- und Rechnungsstellungsprozessen, einschließlich erforderlicher Frachtdokumente und Workflows für Exportgenehmigungen um den internationalen Export zu unterstützen. Durch die Vorlagenmanagementfunktionen von officeatwork wurde sichergestellt, dass alle diese Dokumente unter Verwendung der Corporate Identity erstellt wurden.

Vorteile

Verringerung der Gesamtbetriebskosten

Der „Just-in-Time”-Datenaustausch zwischen den Systemen und der gehosteten Umgebung, die mit dem Ziel eingerichtet wurde, eine wirklich moderne und effiziente IT-Funktion zur Unterstützung und Integration aller Prozesse von CP Pump Systems zu etablieren, führte zu einer Verringerung der Gesamtbetriebskosten und der Abhängigkeit vom IT-Team.

Neue Kanäle für einen schnelleren Zugang zu Informationen

Neue Funktionen durch die Kombination von Microsoft Dynamics AX und Dynamics CRM haben die Vertriebs- und Marketingfähigkeiten von CP Pump System verbessert, indem neue Kanäle eröffnet wurden, um mehr und hochwertigere Kundendaten zu gewinnen. Ein weiterer Vorteil für das Unternehmen besteht darin, dass es für alle kundenorientieren Abteilungen sowie für das Backoffice, das Management und die Serviceabteilung verfügbar ist.

Technologiesicherheit

Moderne Technologien mit topmodernen Lösungen, die der Anbieter in Zukunft durch neue Kanäle und Technologien ergänzen kann, stellen sicher, dass diese neue Software-Suite ein nachhaltiges Investment ist. Thomas Würsch, CEO von CP Pump Systems erklärt: „Durch die Nutzung von Microsoft Dynamics AX und CRM verfügen wir nun über die Tools und Fähigkeiten, um sicherzustellen, dass unsere Unternehmensstrategie innovativ und zukunftssicher ist. Die dadurch erreichte Nachhaltigkeit dieses Projekt spielt eine wichtige Rolle für unser Unternehmen und wir sollten sie nicht aus den Augen verlieren.”