Maschinenbau
Microsoft Dynamics 365 Sales

„Ohne die Unterstützung von AlfaPeople hätten wir unsere komplexen Vertriebsstrukturen und Vertriebsprozesse nur schwer in einem neuen System bündeln können. Neben der internationalen Ausrichtung war auch die Vielzahl der unterschiedlichen Geschäftsbereiche und deren Besonderheiten eine große Herausforderung.”

Axel Bartmann, Unternehmenssprecher & Marketingleiter

Geschäftsanforderungen

Die 1987 gegründete Manz AG ist ein weltweit agierendes Hightech-Maschinenbauunternehmen. Die Geschäftsaktivitäten umfassen die Segmente Solar, Electronics, Energy Storage, Contract Manufacturing und Service. Die seit 2006 in Deutschland börsennotierte Firmengruppe entwickelt und produziert in Deutschland, der Slowakei, Ungarn, Italien, China und Taiwan. Vertriebs- und Service-Niederlassungen gibt es darüber hinaus in den USA und Indien. Weltweit beschäftigt die Manz AG rund 1.600 Mitarbeiter. Der Umsatz der Manz Gruppe betrug im Geschäftsjahr 2018 rund 297 Millionen Euro.

Globale Einführung von Microsoft Dynamics 365 Sales On-Premises und einer SAP-Schnittstelle für insgesamt 150 User.

Die internen Vertriebsprozesse der Manz AG hatten einen Punkt erreicht, an dem sie dem internationalen Erfolg des Unternehmens nicht mehr gerecht wurden. Die im Einsatz befindlichen Systeme konnten mit den Anforderungen an moderne Vertriebsprozesse nicht mehr mithalten und lieferten unzuverlässige Daten. Der Vertrieb der Manz AG arbeitete zum Teil mit mehreren unterschiedlichen Einzellösungen, die separat voneinander gepflegt werden mussten und keinen Datenaustausch ermöglichten. Dies sorgte für unnötigen Aufwand und ein erhöhtes Fehlerrisiko. Die Entscheidung fiel daher auf allen Ebenen leicht, sich auf die Suche nach einem neuen, zeitgemäßen CRM System zu machen.

Gesucht wurde eine erprobte CRM-Lösung, die dem hohen Anpassungsbedarf der Manz AG und deren komplexen Vertriebsprozessen Rechnung tragen kann. Transparente, logische Auswertungsmöglichkeiten waren dabei ebenso zu berücksichtigen wie eine konsequente Nachverfolgbarkeit von Daten. Eine große Herausforderung stellte die Internationalität der Manz AG dar. Die Lösung musste in der Lage sein, weltweit ausgerollt und genutzt zu werden.

Ein erklärtes Ziel der Manz AG war es, mit der Einführung des neuen CRM-Systems gleichzeitig modernste Vertriebsprozesse einzuführen, die sich jederzeit und problemlos dem zukünftigen Bedarf anpassen lassen. So wurde neben einer zeitgemäßen Verarbeitung und Pflege von Leads und Opportunities, wie etwa durch die Abbildung eines Gate-Prozesses mit den Verkaufsphasen Gate 0-9, eine effizientere Angebots- und Auftragsabwicklung sowie transparente Auswertungen von Vertriebskennzahlen gewünscht. Nicht zuletzt sollte die Lösung auch an den vielen internationalen Standorten der Manz AG, wie unter Anderem Italien, Taiwan und China, einsetzbar sein und eine reibungslose Kommunikation gewährleisten.

Lösung

Die spezifischen Wünsche und Erwartungen der Manz AG ermöglichten eine zügige erste Selektion möglicher Lösungen und Implementierungspartner. Hier schaffte es AlfaPeople mit der Microsoft-Lösung Dynamics 365 Sales schnell in die engere Auswahl. Bei den folgenden Sondierungsgesprächen mit der Geschäftsleitung und den Abteilungsleitern der Manz AG konnte sich AlfaPeople schließlich mit Kompetenz und einem reichen Erfahrungsschatz gegen die Konkurrenz durchsetzen.

Das gesamte Projekt war geprägt von gegenseitigem Vertrauen. Die Zusammenarbeit zwischen der Manz AG und AlfaPeople gestaltete sich durchweg partnerschaftlich. Den Startschuss bildete ein gemeinsames Kick-Off-Treffen, in dem noch einmal Projektumfang, -methodik und -ziele abgesteckt wurden. Danach wechselten sich Workshop- und Umsetzungsphasen turnusmäßig ab und bildeten den Rahmen für eine intensive Zusammenarbeit, in der es auch die ein oder andere unvorhergesehene Herausforderung zu bewältigen galt.

Insbesondere der gewachsene, sehr komplexe Vertriebsprozess der Manz AG, der viele Custom Solutions im Einsatz hatte und sich über SAP
und das neue CRM erstrecken sollte, erforderte ein Höchstmaß an individueller Betreuung. Hier konnten zeit- und aufwandsparende Best Practices nur selten zum Einsatz kommen. Doch genau an dieser Stelle kam die jahrelange Expertise von AlfaPeople zum Tragen, die damals letztlich auch den Ausschlag für das Entwicklungshaus gegeben hatte und alle Schwierigkeiten konnten restlos und zur vollsten Zufriedenheit der Manz AG beseitigt werden. Die Berater von AlfaPeople zeichneten sich dabei durch eine hohe Einsatzbereitschaft aus und standen bei aufkommenden Hürden auch außerhalb der regulären Arbeitszeit zur Verfügung.

Positiv zu erwähnen ist außerdem, dass bereits in der Ramp up Phase Änderungen und neue Features direkt im Test-System vorgestellt wurden. Das schuf schon während des Projekts Nähe zum neuen CRM-System und sorgte nachhaltig für eine hohe Akzeptanz bei den Keyusern, die seit dem Projektstart aktiv mitgewirkt hatten. Nach einer eingängigen Schulung der Keyuser durch Berater von AlfaPeople konnte Dynamics 365 Sales schlussendlich in den Einsatz gehen. Die Einarbeitung der Mitarbeiter der Manz AG erfolgte durch die zuvor geschulten Keyuser. Die hohe Akzeptanz des neuen CRM-Systems schon während der Projektphase wirkte dabei ansteckend auf die tatsächlichen Endnutzer der Manz AG. Dynamics 365 Sales wurde daher schnell und begeistert angenommen. Die Nutzer lieben das intuitive, moderne Design und die konsequent abgebildeten Vertriebsprozesse.

Besonders positiv hervorgehoben wurden immer wieder die erweiterte Suche und die Goal-Funktion, die für eine maßgebliche Erleichterung in der täglichen Vertriebsarbeit sorgen.

Die Manz AG und deren Mitarbeiter sind sehr zufrieden mit dem neuen CRM-System. Ergänzend zu dem Einführungsprojekt wurden weitere Intensivschulungen durchgeführt, die grundlegendes Wissen zur Administration und einfachen Anpassungen des Systems vermittelten. Die Qualität der Schulungen stuften die Mitarbeiter der Manz AG als äußert positiv ein.

Die Manz AG geht mit ihren neuen Vertriebsprozessen und Dynamics 365 Sales nun gestärkt in die Zukunft. Dank den strukturierten und effektiven Prozessen wird der Ausbau der internationalen Markstellung wesentlich unterstützt und vorangetrieben.

Vorteile

Hohes Engagement und enorme Flexibilität
Die AlfaPeople Consultants zeichneten sich durch eine hohe Einsatzbereitschaft aus und standen bei aufkommenden Hürden auch außerhalb der regulären Arbeitszeit zur Verfügung.

Starke Nutzerakzeptanz
Bereits in der Ramp-up Phase wurden Änderungen und neue Features direkt im Test-System vorgestellt. Das schuf schon während des Projekts Nähe zum neuen CRM-System und sorgte nachhaltig für eine hohe Akzeptanz bei den Keyusern.

Erleichterung bei täglichen Arbeitsprozessen
Die Nutzer lieben das intuitive, moderne Design und die konsequent abgebildeten Vertriebsprozesse. Besonders die erweiterte Suche und die Goal-Funktion sorgen für eine maßgebliche Erleichterung in der täglichen Vertriebsarbeit.