Facility Management

Microsoft Dynamics 365 Finance

Serwiz bruger Microsofts økomisystem til at digitalisere og skalere kerneforretningen

Da den finske markedsleder inden for mad- og facility management, Sodexo, i foråret 2021 solgte den danske del af virksomheden fra til fire ledende medarbejdere, skulle det pludseligt gå stærkt. Under navnet Serwiz byggede de fire medarbejdere på rekordfart en ny organisation op. Herunder den digitale infrastruktur, som udgør hjørnestenen i den daglige drift og i den mere langsigtede forretningsudvikling.

“Digitalisering af vores forretningsprocesser er alfa og omega for vores evne til at understøtte vores kunder gennem data. Vi kom fra et økonomisystem, som var gammeldags og firkantet, og hvor vi ikke kunne realisere vores digitale ambitioner. Så da vi fik muligheden for at bygge alt rigtigt op fra bunden af, valgte vi at implementere Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, som er et økonomisystem, der er gearet til fremtiden,” fortæller Louise Feldt, direktør for salg og forretningsudvikling i Serwiz og det ene af de fire medlemmer i ejerkredsen.

Fakturering som en åben bog

Ét af fokuspunkterne i Serwiz’ forretningsmodel er en ‘åben bog’-tilgang til fakturering. Det skal være en 100 procent transparent proces for kunderne, så risikoen for misforståelser og konflikter omkring betaling bliver minimeret.

I den forbindelse er fremlægningen af data og et detaljeret dokumentationsniveau afgørende for en positiv kundeoplevelse. “Med den nye systemunderstøttelse kan vi fortælle en virksomhed, præcis hvad deres udgift er på tværs af alle vores ydelser og services – eksempelvis rengøring, catering eller snerydning. Og vi kan endda gøre det for forskellige lokationer, hvis det er en virksomhed med flere lokationer ,” siger Louise Feldt.

“Når vi på den måde får digitaliseret vores kerneprocesser, får vi også meget nemmere ved at skalere vores forretning på en profitabel måde. Det har også været en vigtig parameter for os i valget af platform, fordi vi har ambitiøse vækstmål.”

Hjælp til arbejdet med bæredygtighed

Udover den øgede transparens i faktureringsprocessen og dialogen med kunder lægger Serwiz også vægt på, at Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations kan hjælpe med at understøtte bæredygtighedsagendaen.

“Den måde, vi tænker bæredygtighed på indenfor facility management er, at hvis man ikke kan måle på det, eksisterer det ikke. Vi er nødt til at kunne kvantificere eksempelvis
niveauer for CO2-udledning, hvis det skal flytte noget. Med adgang til data fra Microsoft-platformen kan vi understøtte vores kunders rejse mod at blive mere bæredygtige ved at måle på de parametre, der betyder noget for dem,” siger Louise Feldt.

“Det er samme tankegang indenfor ESGrapportering, som vi gerne vil være på forkant med. ESG-rapportering handler blandt andet om medarbejdernes sygefravær, kønsdiversitet og lønforskelle. Det er vigtigt for os at kunne opsamle data, der kan dokumentere, hvordan vi arbejder med medarbejdernes sociale forhold. Ellers ender det som en gratis omgang og en tom balkontale.”

Laserpræcis implementeringsproces

Serwiz overtog den danske del af forretningen den 1. april 2021. Louise Feldt kendte en itarkitekt hos AlfaPeople fra tidligere, og han fik til opgave at implementere Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations på bare fem måneder. En næsten uhørt stram deadline, men projektet har kørt snorlige, fortæller hun.

“Det har været en super god proces med AlfaPeople. Vores faste konsulent kan bare sit kram. Selvom han ikke vidste noget om facility management på forhånd, har han udvist en stor forretningsforståelse og kan med laserpræcision slå ned på de rigtige ting. Han har også været god til at forstå vores ønske om at bygge et maskinrum op fra bunden.

Vi skal ikke gøre alt med det samme og skabe et monstrum. Tværtimod har vi arbejdet ud fra en (MVP) Minimum Viable Producttankegang, hvor vi koncentrer os om det vigtigste først, og så lægger vi sporene til fremtiden imens, så fundamentet kan bære på den lange bane. Med tanke på hvor kritisk det har været for os at komme hurtigt i luften med et nyt økonomisystem, og hvordan projektet har kørt, er vi meget tilfredse med forløbet,” slutter Louise Feldt.

Download den fulde case study her.