En el mundo empresarial actual, la eficiencia operativa y la optimización de costos son esenciales para mantener la competitividad y garantizar la sostenibilidad a largo plazo. Una de las áreas que a menudo representa un desafío significativo para las organizaciones es el mantenimiento de equipos. Los costos asociados con el mantenimiento, ya sea preventivo, correctivo o predictivo, pueden acumularse rápidamente, afectando directamente el resultado final de una empresa

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El mantenimiento de equipos no solo implica costos directos, como repuestos y mano de obra, sino también costos indirectos. Estos pueden incluir el tiempo de inactividad del equipo, la pérdida de productividad, la interrupción de las operaciones y, en algunos casos, la pérdida de oportunidades de negocio. Además, un mantenimiento ineficiente puede llevar a una vida útil más corta del equipo, lo que resulta en inversiones más frecuentes en equipos nuevos o reemplazos

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Ante este panorama, las empresas buscan soluciones que les permitan gestionar de manera más efectiva sus activos y reducir los costos asociados con el mantenimiento. Aquí es donde las soluciones tecnológicas, como Microsoft Dynamics 365, entran en juego. Esta plataforma no solo ofrece herramientas para una gestión de activos más eficiente, sino que también proporciona insights basados en datos que pueden ayudar a las empresas a tomar decisiones más informadas sobre el mantenimiento. En este artículo, exploraremos cómo Microsoft Dynamics 365 puede ser la respuesta a los desafíos de los altos costos de mantenimiento y cómo puede liberar a tu empresa de estas cargas financieras

¿Qué es Microsoft Dynamics 365?

Microsoft Dynamics 365 es una suite de aplicaciones empresariales integradas que combina tanto las capacidades de ERP (Planificación de Recursos Empresariales) como de CRM (Gestión de Relaciones con Clientes). Esta plataforma fue diseñada para proporcionar a las empresas las herramientas necesarias para operar de manera más eficiente, tomar decisiones basadas en datos y mejorar la interacción con los clientes.

• Aplicaciones empresariales integradas: Dynamics 365 no es solo una aplicación, sino un conjunto de aplicaciones que abordan diferentes áreas del negocio, desde ventas y servicio al cliente hasta operaciones, finanzas y gestión de talento. Estas aplicaciones pueden funcionar de forma independiente o integrarse entre sí para proporcionar una solución empresarial completa.
• Flexibilidad y escalabilidad: Una de las principales ventajas de Dynamics 365 es su capacidad para adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas. Las organizaciones pueden comenzar con lo que necesitan y agregar más aplicaciones o módulos a medida que crecen.
• Inteligencia artificial y análisis avanzado: Dynamics 365 incorpora capacidades de inteligencia artificial y machine learning, lo que permite a las empresas obtener insights profundos sobre sus operaciones y clientes. Estos insights pueden ser cruciales para predecir tendencias, optimizar procesos y mejorar la toma de decisiones.
• Beneficios en la gestión de activos y mantenimiento: En el contexto del mantenimiento de equipos, Dynamics 365 ofrece módulos específicos para la gestión de activos. Estas herramientas permiten a las empresas planificar y programar el mantenimiento, monitorizar el estado de los equipos en tiempo real y analizar datos históricos para prever futuras necesidades de mantenimiento. Al centralizar esta información, las empresas pueden reducir los costos operativos, minimizar el tiempo de inactividad y prolongar la vida útil de sus equipos.

Costos asociados al mantenimiento de software ERP

El mantenimiento de software ERP (Planificación de Recursos Empresariales) es esencial para garantizar que las operaciones empresariales se realicen sin problemas y que los sistemas estén actualizados y protegidos. Sin embargo, esta actividad conlleva una serie de costos que, si no se gestionan adecuadamente, pueden afectar significativamente el presupuesto de TI y la rentabilidad de una organización.

• Costos directos: Estos son los gastos inmediatos y tangibles relacionados con el mantenimiento del software ERP. Incluyen:
  • Licencias y suscripciones: El costo de una licencia del sistema ERP, como SAP Business One, puede variar según el esquema de licenciamiento¹.
  • Actualizaciones: Las versiones más recientes del software a menudo requieren pagos adicionales.
  • Soporte técnico: Ya sea que se pague por incidente o mediante una suscripción, el soporte técnico es un costo recurrente.
• Costos indirectos: Estos costos no están directamente relacionados con las actividades de mantenimiento, pero son consecuencia de ellas. Incluyen:
  • Tiempo de inactividad: Periodos en los que el sistema ERP no está operativo debido a actualizaciones o problemas técnicos.
  • Formación: Cuando se implementan nuevas características o se cambia la funcionalidad, el personal puede necesitar formación adicional.
  • Integraciones: Si el software ERP necesita integrarse con otros sistemas, puede haber costos asociados.
• Costos Ocultos: Estos son gastos que no siempre se consideran directamente como costos de mantenimiento, pero que pueden surgir debido a un mantenimiento inadecuado o insuficiente. Por ejemplo:
  • Personalización: Las personalizaciones específicas pueden requerir desarrollo adicional y, por lo tanto, incurrir en costos adicionales.
  • Migración de datos: Si es necesario cambiar a una versión más reciente o a un sistema diferente, puede haber costos asociados con la migración de datos.

Según datos de 2023, el costo de un sistema ERP dependerá de las características de la empresa. En el 70 % de los casos, el precio de un ERP está entre los 12.000 y los 50.000 dólares. Además, es esencial considerar que el mantenimiento no debe verse simplemente como un “costo”, sino más bien como una “inversión”. Una inversión en menos tiempo de inactividad, en mayor productividad y en un nivel de servicio más elevado.

Cómo Microsoft Dynamics 365 reduce estos costos

Microsoft Dynamics 365 ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones, especialmente en lo que respecta al mantenimiento de software ERP. A través de sus múltiples funcionalidades y herramientas integradas, Dynamics 365 ofrece soluciones que pueden ayudar a las empresas a reducir significativamente los costos asociados con el mantenimiento de software ERP. A continuación, se detallan algunas de las formas en que Dynamics 365 logra esto:

• Automatización de procesos: Dynamics 365 puede automatizar los procesos empresariales, eliminando tareas manuales y repetitivas. Esto no solo reduce el tiempo necesario para realizar ciertas tareas, sino que también minimiza los errores humanos, lo que puede llevar a costos adicionales.
• Integración perfecta: La capacidad de Dynamics 365 para integrarse con otras herramientas comerciales significa que las empresas pueden tener una visión unificada de sus operaciones. Esto elimina la necesidad de sistemas separados y reduce los costos de licencia y mantenimiento.
• Migración a la nube: Al moverse a una solución basada en la nube como Dynamics 365, las empresas pueden reducir los costos de mano de obra del mantenimiento de bienes inmuebles, como servidores y bases de datos. Además, las soluciones en la nube suelen ser más escalables y flexibles, lo que puede resultar en ahorros a largo plazo.
• Soporte técnico y actualizaciones: Dynamics 365 ofrece soporte técnico robusto y actualizaciones regulares. Estas actualizaciones garantizan que el software esté al día con las últimas características y correcciones de seguridad, reduciendo la necesidad de intervenciones manuales y costosas personalizaciones.
• ROI significativo: Implementar Dynamics 365 Business Central, por ejemplo, puede proporcionar un retorno de inversión significativo para empresas de todos los tamaños. Esto se traduce en ahorros a largo plazo y una mayor eficiencia operativa.
• Optimización de la cadena de suministro: Dynamics 365 facilita la administración de la cadena de suministro, lo que puede llevar a reducciones de costos en áreas como inventario, logística y adquisiciones.

Microsoft Dynamics 365 ha integrado la IA en 2023

La inteligencia artificial (IA) ha transformado la forma en que las empresas operan y toman decisiones. Microsoft Dynamics 365 ha incorporado activamente capacidades de IA para mejorar la eficiencia y la toma de decisiones en las empresas. A continuación, se detallan algunas de las mejoras clave en inteligencia artificial de Microsoft Dynamics 365 para 2023:

• Dynamics 365 Copilot: Microsoft ha presentado Dynamics 365 Copilot, un asistente interactivo basado en inteligencia artificial para CRM y ERP. Este asistente ayuda a los usuarios a navegar por el sistema, proporciona recomendaciones basadas en datos y mejora la eficiencia general del usuario.
• Automatización impulsada por IA: Dynamics 365 ha incorporado conocimientos impulsados por inteligencia artificial directamente en sus aplicaciones, lo que ayuda a impulsar acciones y automatizar tareas manuales y repetitivas.
• Integración con GPT-4: Microsoft ha llevado la Inteligencia Artificial a un nuevo nivel en Dynamics 365, incorporando el poderoso modelo de lenguaje GPT-4. Esto permite una mejor comprensión del lenguaje natural y facilita la interacción con el sistema.
• Mejoras en la toma de decisiones: Dynamics 365 utiliza la inteligencia artificial para proporcionar insights y análisis en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar decisiones basadas en datos y mejorar la eficiencia operativa. Un ejemplo de ello es que la nueva interfaz de control de Conversación tiene íconos con descripciones que ayudan a los agentes a entender el uso de cada función sin tener que pasar el cursor por encima de ellos.
• Optimización de ventas: La IA en Dynamics 365 Sales ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus ventas, desde la automatización de tareas hasta la provisión de insights valiosos que transforman las ventas.
• Integración con Power BI y Excel: Dynamics 365 Copilot ha mejorado la forma en que los usuarios trabajan con Power BI y Excel, proporcionando recomendaciones basadas en IA y facilitando la generación de informes y análisis.

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