Hvorfor bliver dokumenthåndtering så dyr i ERP-projekter?

Mange virksomheder undervurderer, hvor komplekst dokumenthåndtering faktisk kan blive i et ERP-projekt. Fokus ligger ofte på processer, integrationer og data, mens labels, fakturaer, ordrebekræftelser og kundespecifikke layouts først får opmærksomhed sent i projektet.

Det er en fejl.

For i praksis er det ofte netop dokumenterne, der bliver en af de mest tidskrævende og dyre dele af implementeringen.

Særligt virksomheder med mange kunder, mange produkter eller internationale krav oplever hurtigt, at standarddokumenter ikke er tilstrækkelige.

Standarddokumenter passer sjældent til virkeligheden

De fleste ERP-systemer, herunder Microsoft Dynamics 365, leveres med standardlayouts til blandt andet:

• fakturaer,
• følgesedler,
• ordrebekræftelser,
• labels,
• og andre dokumenttyper.

Men standarden fungerer sjældent i praksis.

Virksomheder møder ofte krav som:

• kundespecifikke labels,
• forskellige stregkoder,
• særlige logoer,
• specifikke datafelter,
• egne varenummerstrukturer,
• eller dokumentkrav fra internationale kunder.

I mange brancher er dokumenter ikke blot administrative bilag. De er en vigtig del af den daglige drift og samarbejdet med kunder og leverandører.

Labels er ofte mere komplekse end forventet

Et område, der ofte bliver undervurderet, er labels.

Ved første øjekast kan labels virke som en simpel opgave. Men i praksis kan virksomheder have:

• forskellige labels til forskellige kunder,
• forskellige stregkodetyper,
• forskellige sprog,
• forskellige markeder,
• og forskellige krav til data og layout.

I virksomheder med mange varer og mange kunder kan antallet af variationer hurtigt eksplodere.

Det betyder, at selv små ændringer kan kræve:

• udvikling,
• test,
• tilretninger,
• og løbende vedligeholdelse.

Derfor bliver labelprojekter ofte langt mere omfattende, end man forventer.

Derfor bliver dokumenttilretninger dyre

Når virksomheder ønsker specialtilpassede dokumenter i Dynamics 365, sker det ofte gennem tunge rapporttilretninger eller udvikling i eksisterende rapportværktøjer.

Det skaber flere udfordringer:

• Lange udviklingsforløb
• Afhængighed af specialister
• Begrænset fleksibilitet
• Dyre ændringer
• Vanskelig vedligeholdelse

Samtidig bliver dokumenthåndteringen ofte påvirket af flere afdelinger i virksomheden.

Finans ønsker én type faktura.
Salg ønsker et andet layout.
Logistik har krav til labels.
Marketing ønsker branding og visuel identitet.

Det gør dokumentprojekter mere komplekse end mange forventer fra starten.

Kundespecifikke krav øger kompleksiteten

Jo flere kunder og markeder en virksomhed arbejder med, desto større bliver behovet for fleksibilitet.

Nogle kunder ønsker:

• egne labels,
• egne stregkoder,
• særlige varenavne,
• specifikke dokumentlayouts,
• eller bestemte dataformater.

Særligt internationale kunder og store detailkæder stiller ofte meget præcise krav til dokumentation og labels.

Hvis dokumenterne ikke lever op til kravene, kan det få konsekvenser for:

• levering,
• scanning,
• lagerstyring,
• compliance,
• og kundeoplevelsen.

Derfor bliver dokumenthåndtering hurtigt et forretningskritisk område.

Fleksibilitet bliver afgørende i moderne ERP-projekter

Mange virksomheder oplever i dag, at de har brug for en mere fleksibel tilgang til output management i Dynamics 365.

Det handler ikke kun om at lave pænere dokumenter.

Det handler om at kunne:

• tilpasse dokumenter hurtigt,
• genbruge templates,
• håndtere mange variationer,
• og reducere behovet for tunge udviklingsprojekter.

Her vælger flere virksomheder at supplere Dynamics 365 med specialiserede output management-værktøjer som eksempelvis DoCentric.

Genbrug og standardisering kan reducere kompleksiteten

En af de store fordele ved mere fleksible dokumentværktøjer er muligheden for at genbruge layouts og templates.

I stedet for at bygge hvert dokument fra bunden kan virksomheder:

• genbruge eksisterende layouts,
• tilpasse mindre elementer,
• ændre branding,
• eller justere datafelter uden at starte forfra.

Det gør det lettere at håndtere:

• nye kunder,
• nye markeder,
• nye labelkrav,
• og ændringer i virksomhedens processer.

Samtidig kan virksomheder reducere antallet af specialudviklede dokumenter.

Dokumenthåndtering handler også om ROI

Mange virksomheder vurderer kun softwareomkostningen, når de ser på output management.

Men den største omkostning ligger ofte i:

• udviklingstimer,
• vedligeholdelse,
• fejlretning,
• test,
• og løbende tilpasninger.

Hvis virksomheder arbejder med mange dokumenttyper og mange kundespecifikke krav, kan fleksible værktøjer hurtigt skabe en stærk return on investment.

Særligt når virksomheder ønsker:

• hurtigere ændringer,
• mindre afhængighed af udviklere,
• mere standardisering,
• og bedre mulighed for skalering.

Dokumenthåndtering bliver endnu vigtigere fremover

Samtidig bliver dokumentkravene ikke mindre i fremtiden.

Tværtimod.

E-fakturering, XML-formater og øgede compliancekrav betyder, at virksomheder skal kunne håndtere både:

• strukturerede data,
• integrationskrav,
• og professionelle dokumentlayouts.

Det stiller større krav til fleksibiliteten i virksomhedens dokumentsetup.

Særligt virksomheder med komplekse supply chains eller internationale kunder vil opleve stigende krav til:

• labels,
• dokumentation,
• og datakonsistens.

Derfor bør dokumenter tænkes ind tidligt i ERP-projekter

En af de vigtigste erfaringer fra mange ERP-projekter er, at dokumenthåndtering bør tænkes ind langt tidligere i processen.

Virksomheder bør tidligt tage stilling til:

• hvilke dokumenttyper de har,
• hvilke kundekrav der findes,
• hvilke labels der bruges,
• hvilke data der skal vises,
• og hvilke integrationskrav der kommer fremover.

Jo tidligere det bliver afklaret, desto lettere bliver det at undgå dyre overraskelser senere i projektet.

Vil I reducere kompleksiteten i dokumenthåndtering?

Hos AlfaPeople hjælper vi virksomheder med at skabe mere fleksible og fremtidssikrede processer for dokumenthåndtering i Dynamics 365.

Uanset om behovet handler om labels, fakturaer, ordrebekræftelser eller kundespecifikke dokumenter, kan den rigtige tilgang til output management være med til at reducere kompleksitet, udviklingstid og manuelle processer i ERP-landskabet.