At migrere data mens driften kører er en udfordring. I denne blog post viser vi dig, hvordan vi har succes med dette med et konkret eksempel. Men hvad der er særligt vigtigt er, at det respektive team skal tages med på rejsen. Der skal være klare processer, transparens og de praktiske fordele for brugerne skal være synlige og målbare – det er er alt sammen meget vigtigt.

Opgaven

Joao Diogo Freitas er konsulent hos AlfaPeople med fokus på supply chain management (SCM). Han beskriver sit job således: “Jeg sørger for, at alt forbliver i flow!”.

I det projekt, som vi beskriver herunder gælder det om, at holde øje med mange processer på samme tid. Freitas og teamet konverterer til Microsoft Dynamics 365 for et tysk biopharmaceutisk firma, og som koordinator holder Freitas styr på alt – og trækker om nødvendigt i trådene.

„I starten af projektet skulle der forventningsaftemmes: der er ingen model eller løsning, der automatisk passer til alle virksomheder. Derfor spørger vi altid i vores indledende analyse om behov og forventninger, så der ikke opstår misforståelser senere i projektet. Kunden kendte og kunne lide Scrum-metoden og arbejdede meget med DevOps. Vi implementerede derfor også Microsoft Dynamics 365 med agile metoder og kommunikationskanaler. I stedet for hundredvis af e-mails, hvor vigtige oplysninger går tabt, er der nu klare roller og ansvarsområder – og bedre kommunikation“, forklarer Freitas.

Strategien

Strukturen defineres af scopes og sprints. Ideelt set kan et scope implementeres i et sprint på en måned. Effektivitet er også nødvendig i møder. Der var for mange og for lange møder. Kulturen med redundante udvekslinger i store runder blev derfor erstattet af hyppigere monitorering. Er der nok ressourcer? Hvor er problemet, hvilken proces har brug for et skub? Sådanne spørgsmål kræver ikke uendelige teams-kald, men kan afklares efter behov og ofte i to-personers møder. „I det resterende store møde i slutningen af ugen er alle derfor på samme side med samme forståelse“, forklarer Freitas.

Styrkerne i Microsoft Dynamics 365 passer godt med denne approach. Her er processerne dokumentbaserede og kører fra en enkelt source uden behov for udviklere der imellem. For eksempel, så kan standardprocesser automatiseres, hvilket gør mange ting lettere. Selvfølgelig tilbyder systemet også muligheden for at kortlægge og lette komplekse opgaver.

Klare processer og procedurer

Det er ikke kun de klare processer og strukturen for teamet, der er vigtige, når man introducerer ny software. Stor omhu er nødvendig, især inden for data-migration. Dette starter allerede med eksport af data fra det gamle system. Dataene skal eksporteret på en struktureret måde, så de efterfølgende kan bruges uden tab af informationer. Efter data-eksport bliver dataene tjekket og renset, så der er en tilpasset fil til Microsoft Dynamics 365 for hver gammel entry i det gamle system. Derefter laver vi en mapping, konfigurerer den nye software – og overfører til sidst datasættet til det nye system. Omfattende tests ledsager hvert trin og sikrer, at migrationen forløber gnidningsløst.

Succesfuld introduktion

For Freitas er de komplekse, men klare processer hemmeligheden bag en succesfuld data migration. På grund af kombinationen af teamets rette kommunikationsstruktur blev Microsoft Dynamics 365 modulerne – Finance, Sales, Procurement og Supply Chain – succesfuldt præsenteret for kunden på samme tid. For Joao Diogo Freitas og hans team er det næste projekt allerede klar. Kunden er så tilfreds med den nye løsning, at de udenlandske filialer nu også ønsker at konvertere deres software i overensstemmelse hermed.

Hvis du er interesseret i at læse mere om digital transformation og Microsoft Dynamics 365, kan du læse meget mere på vores blog.

Hvis du ønsker at høre mere om, hvordan AlfaPeople kan hjælpe med implementeringen af ny Microsoft-forretningsteknologi, kan du kontakte os her.