Dürfen wir Ihnen den Verkäufer Herrn Vollrath vorstellen? Er arbeitet schon seit 15 Jahren als Vertriebsmitarbeiter in der Firma. In dieser Zeit hat er viele Beziehungen zu früheren, jetzigen und potenziellen Kunden aufgebaut, dazu natürlich Notizen und Bemerkungen aufgeschrieben und diese in einem Verkaufswerkzeug hinterlegt. In einem Verkaufswerkzeug Marke Eigenbau. Er hat nämlich das Ganze in einer langen Excel-Tabelle gespeichert, damit er nachsehen kann, was die Kunden beim letzten Mal gesagt und für wann sie ein Treffen vereinbart hatten – und so weiter. Nur gibt es tatsächlich mehrere Gründe dafür, warum ein richtiges CRM eine viel bessere Lösung wäre für ihn. Und für Sie.

Herr Vollrath sammelt schon immer alles Wissen und alle Erkenntnisse, das er für Aufbau und Wartung einer guten Vertriebspipeline braucht.

Und er tut das, was viele Verkäufer immer noch tun: Er speichert die meisten Informationen in Excel-Dokumenten ab.

Übersichten, Listen und Tabellen, deren Aufbau, Abkürzungen und Codewörter inzwischen so komplex und personenabhängig geworden sind, dass in Wirklichkeit nur unser Herr Vollrath imstande ist, die den Notizen und Bemerkungen zugrunde liegende Logik zu verstehen.

Das optimale Verkaufswerkzeug

Die Erzählung vom Verkäufer Vollrath und seiner Anwendung von Excel als Verkaufswerkzeug ist natürlich etwas übertrieben, um eben das Thema genauer herauszuarbeiten.

Und doch kommt so etwas auch in Wirklichkeit vor.

Wenn wir bei AlfaPeople mit unseren Kunden über CRM-Projekte reden, merken wir oft, dass die Erzählung von Verkäufer Vollrath gar nicht so weit von der Wirklichkeit entfernt ist, wie man vielleicht glauben könnte.

Es gibt tatsächlich immer noch Verkäufer, die lieber ihr höchstpersönlich erstelltes Verkaufswerkzeug zum Aufbewahren von Kundendaten, Monitoring von Vertriebseinsätzen und Erstellen von Berichten verwenden. Richtig sinnvoll ist das aber nicht.

Ein CRM-System ist aus mehreren Gründen ein viel besseres Verkaufswerkzeug zum Strukturieren eines professionellen Vertriebseinsatzes als eine Kalkulationstabelle.

Zuerst – und am wichtigsten – kann ein CRM-System die gesamte Chronik aller Kundenkontakte auf gut überschaubare Weise aufnehmen.

Für jeden Kunden können sämtliche Telefongespräche, E-Mail-Korrespondenzen und Meetingberichte im CRM-System gesammelt werden. Man muss dann nicht mehr alte Notizen löschen, um Platz für neue zu machen. Man braucht sich auch nicht mehr durch alle möglichen Tabellen und Blätter durchzuwühlen, um frühere Kundendialoge zu finden und sich einen Gesamtüberblick zu verschaffen.

Historische Daten einer Kundenbeziehung sind wertvolle Informationen.

Wertvoll natürlich für den Verkäufer, der im Augenblick für diese Kundenbeziehung zuständig ist. Aber auch für die Kollegen, die später einmal die Kundenbeziehung und damit auch die gesamte Chronik erben.

Außerdem kann ein Verkaufswerkzeug wie ein CRM-System sämtliche Kundeninformationen quer über alle Kanäle integrieren.

Wenn ein Vertriebsmitarbeiter versucht, mit Excel als Verkaufswerkzeug den Überblick über alle Kundendialoge zu behalten, wird aus den verschiedenen Dokumenten schnell ein Copy-Paste-Gemenge aus Anmerkungen, Gesprächsnotizen, Beschreibungen, Berichten, Mails usw.

Ein gutes CRM-System hat mehr und auch bessere Möglichkeiten zum Lagern von Informationen als eine Excel-Datei. Weiterhin kann ein CRM auch mit E-Mail-Systemen, Kalendern, Dateisystemen, Kommunikations-Plattformen usw. kommunizieren.

Ein zusätzlicher Vorteil für Sie ist auch, dass die in einem CRM-System gelagerten Informationen immer aktualisiert werden. Und so müssen Sie nicht jedes Mal mehrere Berichte und Dokumente miteinander vergleichen, um einen gesammelten und aktuellen Überblick zu bekommen.

Mit Informationen, die in einer Excel-Tabelle gespeichert sind, ist das nicht möglich.

Proaktives Verkaufswerkzeug

Drittens kann ein Verkaufswerkzeug wie CRM Sie bei Bedarf daran erinnern, proaktiv den Kontakt zu einem Kunden aufzunehmen. Das kann eine Excel-Tabelle nicht.

Tatsächlich kann ein Unternehmen seine gesamte Vertriebsarbeit in ein CRM-System legen. Die einzelnen Mitarbeiter erhalten dann relevante Erinnerungen, Informationen und Guides zur betreffenden Stufe im Verkaufsprozess.

Viertens strukturiert ein CRM-System Ihren Vertriebseinsatz, wo individuelle Methoden und personenspezifische Prozesse den Verkaufsprozess oft unnötig fragmentieren.

In einem CRM sehen Sie teamübergreifend alle Daten, Aufgaben und Events und können sie koordinieren.

Mit einer digitalen Version Ihrer gesamten Wissensgrundlage können Sie ihre Vertriebsarbeit effizienter machen und optimieren. Ihr Unternehmen verfügt dann über ein Verkaufswerkzeug, das die Mitarbeiter und die Geschäftseinheiten auf sinnvolle und zweckmäßige Weise zusammenschweißt.

Dieser letzte Punkt ist eine Eigenschaft, die allen ambitionierten und tüchtigen Vertriebsmitarbeitern (wie auch Verkäufer Vollrath) richtig zu Herzen sprechen sollte.

Es handelt sich nämlich darum, dass ein CRM-System eine ganz andere Grundlage für die Ermittlung der Performance in einem Verkaufswerkzeug schafft.

Ihre Excel-Tabelle kann beispielsweise nicht registrieren, wie oft Sie Kundenkontakte hatten oder wie viele Verkaufsaufgaben Sie gelöst haben.

Zumindest ist es sehr umständlich, solche Informationen zu sammeln und sie in einem Bericht abzurufen.

Deshalb ist ein CRM-System nicht nur ein Verkaufswerkzeug, sondern auch ein Steuerungswerkzeug – sowohl für den einzelnen Vertriebsmitarbeiter als auch für den Abteilungsleiter, der für das Erreichen Ihrer Ziele verantwortlich ist.

Ihr CRM unterstützt Sie also bei der Entwicklung eines Verkaufsprozesses, der optimale Ergebnisse liefert. Lesen Sie hier mehr über den Vorteil #02 „ Mit mehr Sicherheit und Erfolg verkaufen „.