Når du skal vælge ERP-system, så er et af de første og vigtigste spørgsmål du skal tage stilling til, om du skal have et cloud ERP eller on-premise ERP.

Cloud ERP bliver i stigende grad udbredt blandt danske virksomheder. Computerworld har delt en ERP-undersøgelse fra Dell Boomi, der viser at 60 procent af danske virksomheder vil have deres ERP-system i skyen i løbet af få år.

Dit ERP-system er en gennemgribende del af IT-infrastrukturen i din organisation, og valget af platformen har derfor også stor betydning for dit daglige arbejde, din konkurrenceevne og dine strategiske målsætninger for fremtiden.

Vi tager dig igennem de typiske fordele og ulemper ved et cloud ERP vs. on-premise ERP. Så er du bedre klædt på til at vurdere, om et cloud ERP er det rigtige match til din organisation, jeres ressourcer og strategi.

Drift og implementering

Den største forskel på et cloud ERP og et on-premise ERP er den måde, de bliver sat op og driftet på.

Med et cloud ERP som Microsoft Dynamics 365 Finance bliver systemet sat op og driftet på Microsofts servere. Det er derfor også Microsoft, der står for vigtige elementer som back-up, performance og sikkerhed.

Et on-premise ERP bliver derimod installeret lokalt på din egen organisations computere og servere. Det er derfor dig selv eller din Microsoft-partner, der står for at indkøbe licenser og drifte systemet. Du skal være opmærksom på, at det kan være en tung omkostningspost i det samlede IT-regnskab.

Pris

Forskellen i driften af de to ERP-systemer har også betydning for, hvordan omkostningerne fordeler sig:

• Omkostningerne til et cloud ERP bliver spredt ud som månedlige abonnementsbetalinger, der tjener som et gebyr, du betaler for at bruge platformen.
• On-premise løsninger kræver en relativ stor investering ved opstart og har efterfølgende en mindre årlig licensværdi, som du skal betale.

Godt nok er det månedlige gebyr ved et cloud ERP højere end den løbende licensomkostning, du betaler ved et on-premise ERP. Men på den lange bane ser vi ofte, at omkostningerne på hver af de to løsninger stille og roligt udligner sig.

For ud over at du med et cloud ERP undgår at skulle betale en større investering for at komme igang med dit system, så har du heller ikke de løbende driftsomkostninger i form af hardware, sikkerhed og interne IT-resourcer.

Derudover rummer et cloud ERP også en del fleksibilitet, som on-premise ikke kan tilbyde.

Med et on-premise ERP køber du et antal af licenser til brugere, som du i bund og grund binder dig til. Med et cloud ERP ”lejer” du i stedet antallet af licenser per måned gennem dine abonnementsbetalinger.

Derfor kan du også både skrue op og ned for antallet af brugere i dit cloud ERP, efterhånden som du får brug for det. Det kan derfor være en mere fleksibel og skalébar løsning, fordi du kan tilpasse antallet af brugere med adgang til systemet i takt med at din virksomhed enten vækster eller rammer perioder med spidsbelastninger.

Sikkerhed

Sikkerhed er som regel også et af de områder, som er afgørende i forbindelse med valg og implementering af et nyt ERP.

Det er meget naturligt, når man tænker på, hvor meget kritisk information, der bliver opbevaret i et ERP-system. Alt fra virksomhedens økonomi og regnskaber, projekter, oplysninger på medarbejdere, lister over kunder osv.

Hvis du vælger et cloud ERP er det Microsoft og din IT-partner, der står for datasikkerheden. Derfor kan du være sikker på, at der er mulighed for back-up, og at du fra systemets side fx lever op til gældende GDPR-regler.

Med et on-premise ERP har du selv ansvaret for sikkerhed og back-up. For nogle virksomheder kan det være vigtigt at de selv har ansvar for deres data for bedre at kunne kontrollere, hvem der har adgang til hvad.

I det tilfælde er det vigtigt at overveje, om I har de ressourcer og komptencer, der skal til at vedligeholde, supportere og udvikle systemet efter det først er blevet implementeret.

Tilpasninger og integrationer

Til sidst er det også vigtigt at vurdere jeres behov for integrationer og tilpasninger. Med de opgaver og funktioner et ERP-system skal kunne understøtte i dag, er det vigtigt at sikre et smidigt og sikkert flow af data mellem jeres platforme og systemer. Ellers ender du med at bruge en stor del at din tid på tastearbejde, hvilket alt andet lige også giver større risiko for fejl i jeres data.

Et cloud ERP er typisk en mere standardiseret løsning. Men der er stadig gode muligheder for at tilpasse jeres ERP-system til jeres specifikke behov.

For at det skal være enklere og hurtigere at opdatere og vedligeholde jeres ERP-system, bliver specialtilpasninger i et cloud ERP lavet som udvidelse – ’extentions’ – i stedet for at ændringerne bliver kodet direkte ind i systemet.

Modsat har du bedre mulighed for at skræddersy et on-premise ERP med særlige integrationer, fordi det ikke på samme måde skal følge Microsofts udvikling og opdateriner. Du skal dog være opmærksom på, at det kan tage længere tid at implementere og blive en dyr fornøjelse i forhold til udvikling, support og vedligehold.

Cloud ERP eller on-premise ERP: Hvilken IT-infrastruktur passer til din virksomhed?

Grundlæggende er det godt at gøre sig følgende overvejelser for at finde ud af, om et cloud ERP er et godt match:

• Hardware: Hvor meget er I villige til at investere i?
• Interne IT-ressourcer
• Tidshorisont: Hvornår skal jeres ERP-system kunne tages i brug?
• Behov for fleksbilitet i antallet af brugere
• Behov for standardiserede eller skræddersyede tilpasninger og funktioner
• Særlige lovkrav eller interne firmapolitikker fx i forhold til sikkerhed

Uanset om du vælger et cloud ERP eller on-premise ERP er det vigtigt, at du har den rette Microsoft Partner med om bord fra start. Du kan møde vores eksperter her eller kontakte os her.

Når du først har implementeret dit ERP-system er det også vigtigt at have fokus på vedligehold, support og opdateringer. På den måde sikrer du en længere levetid på dit ERP-system, og at det altid har de funktioner, der skal til for, at I kan lykkes med jeres målsætninger.