Spätestens nach dem Corona-Lockdown und dem Wechsel in das Homeoffice mussten Unternehmen vermehrt auf digitale Kommunikation und Kollaborations-Werkzeuge setzen. Wo Microsoft Office 365 ohnehin bereits im Einsatz ist, stellt sich kaum die Frage, welche Kommunikationssoftware künftig genutzt werden sollte. Microsoft Teams, das künftig auch im privaten Gebrauch Skype ersetzen wird, ist allerdings weit mehr als eine reine Chat- oder Anrufplattform.

Nachdem Sie sich also mittlerweile an die neue Situation im Homeoffice gewöhnt haben und Videokonferenzen zur Normalität geworden sind, zeigen wir Ihnen nun, wie Sie dem Namen „Microsoft Teams“ alle Ehre machen und noch effizienter zusammenarbeiten können.

Verbesserte Besprechungs-Erfahrungen

Bevor wir aber auf diese Funktionalitäten eingehen, die Microsoft Teams zur Zusammenarbeit bietet, ein kurzer Überblick über die neuen Besprechungs-Erfahrungen. – Nur für den Fall, dass Sie sie noch nicht kennen:

Eine der meistgenutzten und bekanntesten Funktionen von Microsoft Teams sind die Chats sowie Anrufe zwischen zwei oder Besprechungen mit bis zu 300 Teilnehmern. Auch hier hat Microsoft zuletzt einige Updates veröffentlicht, um Besprechungen mit Microsoft Teams effizienter zu gestalten und Ihnen den Wechsel aus dem Besprechungsraum zur Videokonferenz zu erleichtern.

Ab zehn Teilnehmern können Sie nun in eine Gallery-Ansicht wechseln, die es Ihnen ermöglicht, maximal 49 Kollegen*innen per Video gleichzeitig zu sehen.

Um in einer Besprechung weiterhin produktiv arbeiten zu können, öffnen Sie die Besprechung einfach in einem separaten Fenster. Arbeiten Sie beispielsweise mit zwei Bildschirmen, können Sie auf dem einen die Besprechung verfolgen, während auf dem anderen Bildschirm die Besprechungsnotizen oder das Whiteboard geöffnet sind.

Mit der Funktion „Live Untertitel“ [Engl.: Live captions; Einschränkung: bisher nur in englischer Sprache verfügbar] werden Besprechungen für Ihre Teilnehmer integrativer. Befinden Sie sich in einer lauten Umgebung oder es bestehen unterschiedliche Sprachkenntnisse, können Sie mit Live Untertitel dem Gespräch leichter folgen.

Mehr als ein Kommunikationskanal

Doch was hat Microsoft Teams nun neben der primären Kommunikation in Schrift, Bild und Ton noch zu bieten? Wo Skype oder Skype for Business ein reines Kommunikationstool im Sinne von Chat und Sprachanrufen gewesen ist, soll Microsoft Teams viel mehr als Einstiegspunkt und Plattform für die tägliche Arbeit genutzt werden. Durch die Einbindung unterschiedlicher Microsoft Apps, wie beispielsweise dem Kalender, Bing News, Microsoft Planner oder dem Microsoft SharePoint vereinen Sie die gängigsten Funktionalitäten in nur einer Anwendung.

Starten Sie den Tag in Microsoft Teams, um aktuelle Wirtschafts-News abzurufen oder sich über Neuigkeiten aus dem Unternehmen zu informieren. Über das Kalender-Add-In wissen Sie sofort, welche Besprechungen für den Tag angesetzt sind und über Microsoft Planner erhalten Sie sofort einen Überblick über Ihre wichtigsten Aufgaben.

Intern genutzt kann Microsoft Teams ein sinnvoller Startpunkt für den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeiter darstellen. Nutzen Sie ein Team beispielsweise als Intranet, können Sie einen Willkommens-Kanal für neue Mitarbeiter aufsetzen, in dem alle Dokumente und Informationen für den Start im neuen Unternehmen bereitgestellt werden. Erstellen Sie in Teams ein Wiki, in dem Sie Firmen-Richtlinien, Verfahrensanweisungen oder ein Mitarbeiter-Handbuch pflegen. Zusätzlich können Sie über die Organigramm-Funktionalität, die Office 365 bietet, bei jedem Kollegen*in oder Mitarbeitenden erkennen, welcher Abteilung oder welchem Team er oder sie zugeordnet ist -unabhängig davon, ob Sie regelmäßig zusammenarbeiten oder an welchem Standort diese Person sich befindet. Für die Zusammenarbeit in Projektteams lässt sich ein separates Team nur für die Projektteilnehmer*innen erstellen. Ein Team bestehend aus Mitarbeitern*innen eines Standortes oder für die Marketing-Abteilung? Dies ist so flexibel möglich, wie Sie es benötigen.

Neben der Verwendung von Microsoft Teams für die interne Zusammenarbeit, können Sie außerdem Teams erstellen, in denen Sie mit externen Personen (z.B. Partner, Kunden oder Lieferanten) zusammenarbeiten. Pro Team haben Sie hierbei die Möglichkeit, eigene Sicherheitsrichtlinien zu definieren und Zugriffe individuell zu verwalten, sodass Interna auch intern bleiben.

Konnte ich Sie von den vielfältigen Möglichkeiten von Microsoft Teams überzeugen? Oder zumindest einen kleinen Ausschnitt der Funktionalitäten bieten, die über einen reinen Chatverlauf oder Anruf hinaus gehen? Dann starten Sie direkt durch, Microsoft Teams als vollumfängliches Kollaborations-Werkzeug in Ihrem Unternehmen zu nutzen und Ihre Produktivität zu steigern. Wir von AlfaPeople stehen Ihnen gern mit Tipps und Tricks zur Seite.