Supply Chain Management (SCM) deckt einen grossen Bereich ab – von kleinen bis zu grossen Projekten. Was aber, wenn das Projekt wirklich komplex wird? In unserem Beispiel-Case zeigt unser Solution Lead für SCM und übergeordnete Prozesse, Philipp Kaufmann, wie er für ein multinationales Projekt mit zahlreichen beteiligten Firmen den Überblick behält – und die Lieferketten am Laufen hält. Passende Software und strategische Konzeption gehen dabei Hand in Hand.

Die Ausgangslage

Das Projekt, das Philipp Kaufmann für AlfaPeople betreut, hat ambitionierte Ziele: Das disruptive Geschäftsmodell des Kunden will eine ganze Branche umkrempeln. Dazu soll ein robustes Enterprise Ressource Planning die Basis bilden, um sämtliche Prozesse vollumfänglich zu digitalisieren. Das Produkt, das die Basis bildet, hat eine immense Fertigungstiefe; es wird hochautomatisiert aus tausenden von Einzelteilen gefertigt. Diese stammen dazu noch aus verschiedenen Fabriken, mit jeweils eigenen Abläufen. Weil der Kunde die Kontrolle über den gesamten Prozess zu jedem Zeitpunkt behalten möchte, hat er die entsprechen Firmen übernommen – wünscht sich nun aber natürlich einheitliche oder zumindest komplementäre Prozesse.

Hier kommt Kaufmann ins Spiel – Lösungen für komplexe und anspruchsvolle Prozesse zu entwickeln, ist das Kerngeschäft des Beraters. Er weist ausserdem auf eine Besonderheit hin, die den Auftrag noch ein bisschen spannender macht: „Unser Kunde ist nicht nur disruptiv, sondern auch ein Start-up, jedoch eines mit aktuell über 1.500 Mitarbeitern an sechs verschiedenen Standorten: Wir haben also eine grosse Dynamik und hohe Erwartungen an einen grossen Output und ein schnelles ‚Go Live‘.“ Das Microsoft Dynamics 365 Finance Modul mussten wir etwa innerhalb von vier Monaten für fünf Mandanten einführen – inklusive einer Konsolidierungsstruktur.

Die Strategie

Prozesse und ihre Einführung müssen für jedes einzelne Unternehmen neu angepasst werden. Dabei gilt es, die bestehenden Strukturen zu evaluieren und die Unternehmenskultur zu berücksichtigen: „Für uns war darum schnell klar, dass wir bei einem Greenfield-Ansatz nicht nach der klassischen Wasserfall-Methode, sondern agil vorgehen müssen“, berichtet Kaufmann. Verschiedene Päckchen an Neuerungen werden dabei gleichzeitig implementiert. Das läuft immer in der gleichen Reihenfolge ab: Nachdem ein neuer Prozess definiert wurde, wird er eingeführt und im laufenden Betrieb angepasst. „Dadurch wird ein komplexes Projekt wie das des Auftraggebers beschleunigt und ist schneller handlungsfähig“, so Kaufmann. Durch die zahlreichen Sprints und wechselnden Scopes ist die Agile Methode bei einem derart komplexen Projekt zwar effektiv, aber auch sehr intensiv. Um diesen Effekt zu mildern, ist ständiger Support ein wichtiger Bestandteil des Service. Ebenso erfolgt die gesamte Projektplanung (Ressourcenplanung seitens Kunden und seitens AlfaPeople, Sprintplanung, Tasksteuerung, Dokumentation, Freigabeprozesse) komplett über das in Microsoft Dynamics 365 vollintegrierte DevOps – so haben beide Teams gemeinsam volle Transparenz über den Projektstatus.

Das Team

Als Solution Lead ist Kaufmann für das Supply Chain Management und übergeordnete Prozesse zuständig. Beim Ermitteln der Anforderungen, dem Lösungs-Design und der anschliessenden Implementierung setzt er auf den Input des Auftraggebers – und ein passend zusammengestelltes, sechsköpfiges Berater-Team.
Im Workshop wurden dann zunächst die beteiligten Spezialisten aus den verschiedenen Bereichen der Wertschöpfungskette zusammengebracht: «Wir haben somit die Innendynamik verbessert, Bereiche kombiniert und uns auf den gleichen Stand gebracht – das macht die Abstimmung im weiteren Prozess deutlich leichter», so Kaufmann.

Komplexe Prozesse sorgen, gerade wenn sie disruptiv sind, für erhöhten Klärungsbedarf – hier macht sich bezahlt, auf ein erfahrenes Berater-Team zurückgreifen zu können, weiss Kaufmann: «Es gibt immer alte Verfahrensweisen, kritische Ideen und bestehende Strukturen.» Er und sein Team nehmen zunächst alles auf und evaluieren es in Hinblick auf den Gesamtprozess: «Unser Ziel ist es immer, System und Prozesse für den Kunden bestmöglich zusammenzubringen!»

Philipp Kaufmann

Solution Lead SCM

Philipp Kaufmann

Solution Lead SCM

Unser Ziel ist es immer, System und Prozesse für den Kunden bestmöglich zusammenzubringen!

Die passende Software

Die Systembegleitung des Projektes durch AlfaPeople erfolgt in Microsoft Dynamics 365: „Wir setzen unter anderem auf das Warehouse-Management-Modul und die Möglichkeiten, die uns die Power-Platform mit Power Automate und den Power Apps bietet“, berichtet Kaufmann. Die Buchhaltung über das Finanz-Modul, integrierte Kommunikation über Teams, das Lieferkettenmodul: Extrem viele Prozesse lassen sich bereits in Microsoft Dynamics 365 abbilden – und das häufig selbsterklärend und anwenderfreundlich.

Für Lösungen, die keine Entsprechung in Microsoft Dynamics 365 haben, gibt es passende Schnittstellen. So hat das komplexe Produkt, das durch den Auftraggeber angeboten wird, in einem Programm einen Digitalen Zwilling erhalten: Dieser bildet alle Bauteile originalgetreu ab. Das Programm, das diese Darstellung leistet, ist kein Produkt von Microsoft – arbeitet aber nahtlos mit Dynamics 365 zusammen: Kaufmann und sein Team haben die entsprechenden Schnittstellen konzipiert und implementiert, die den Digitalen Zwilling direkt mit den Auftragsbüchern und der Lieferkette von der Fabrik über das Warenlager bis hin zum Kunden verbinden. „Konkret heisst das: Wenn ein Auftrag hereinkommt, können die benötigten Bauteile direkt und automatisiert auf den richtigen Weg geschickt werden“, berichtet der Solution Lead.

Das Ergebnis

Die von Kaufmann begleiteten Prozesse sind noch nicht abgeschlossen, haben sich aber bereits breit entfaltet: „Wir haben bei mehreren der beteiligten Firmen unseren Wertschöpfungsprozess erfolgreich implementiert“, so der Berater: „Zu einem grossen Teil sind die Prozesse auch bereits automatisiert.“ Montage und Produktion konnten somit bereits live gehen – und das nach nur etwas über einem halben Jahr Projektphase. Ab 2024 soll dann alles stehen. Trotz der sich laufend neu ergebenen Anforderungen an System und Prozesse bleibt Kaufmann optimistisch: „Bisher hat sich unsere Methode als sehr robust und schnell bewiesen – wir bleiben on track!“

Sie wollen ein komplexes Projekt mit der passenden Software umsetzen? Sprechen Sie uns an – unsere erfahrenen Berater haben auch für anspruchsvollste Prozesse eine Lösung!