Geschäftsführer von Felsch Lichtdesign
Dynamics 365 Sales

ist ein unabhängig operierendes Lichtdesign-Unternehmen mit Hauptsitz in Hamburg, Deutschland. Der Gründer hat sich 2004 mit einem eigenen Büro selbstständig gemacht. Heute blickt er auf zwanzig Jahre Erfahrung im Umgang mit dem Material Licht in nationalen und internationalen Projekten zurück. Ein Team aus qualifizierten Experten plant und berät ihre Kunden.

„Letztendlich hängt der Erfolg eines Projekts von der effektiven und guten Zusammenarbeit aller Teammitglieder in einem Projekt ab. Seit dem CRM-Update-Projekt auf Version 2016 fühle ich mich von AlfaPeople sehr gut unterstützt und verstanden. Meine Wünsche und Anforderungen werden zeitnah und umfassend gelöst. Die Kommunikation und Zusammenarbeit ist sehr angenehm.“

Bitte stellen Sie kurz Ihr Unternehmen vor.

Felsch Lighting Design ist ein international tätiges Ingenieurbüro mit dem Schwerpunkt Lichtplanung und -design. Mit derzeit fünf Mitarbeitern konzentrieren wir uns auf alle Leistungsphasen von der Gebührenordnung für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI), der Entwicklung von Sonderlampen sowie dem Vertrieb und der Installation von Beleuchtungssystemen.

Wie sind Sie auf die AlfaPeople GmbH aufmerksam geworden?

Auf AlfaPeople sind wir indirekt aufmerksam geworden. Auf der Suche nach einer neuen Projektmanagement Software und als Ersatz für unsere Software SuccessControl sind wir auf die Softwarelösung „Assistance PSA“ aufmerksam geworden. AlfaPeople ist Partner von Assistance Software und fungiert als Implementierungspartner in Deutschland.

Wie sah Ihre IT-Umgebung vor der Implementierung aus?

Unsere IT-Infrastruktur wird vollständig On-Premise betrieben. Vor der Implementierung haben wir mit SuccessControl gearbeitet. Im Zuge der Implementierung von Assistance PSA haben wir auch Microsoft Dynamics 365 Sales als Ersatz für SuccessControl eingeführt. Bereits vor dieser Implementierung haben wir hauptsächlich Microsoft-Produkte verwendet. Dazu gehören Microsoft Exchange für den E-Mail-Versand, Windows Server als Betriebssystem inklusive Active Directory, Client-Betriebssysteme und Office-Produkte wie Word, Excel und Outlook.

Warum war es wichtig, mit der Implementierung einer Kundenmanagement- und Projektmanagement-Software zu beginnen?

Aufgrund des kontinuierlichen Wachstums von Felsch Lighting Design in den letzten 10 Jahren waren wir schließlich auf der Suche nach einer Softwarelösung, die alle unsere IT-Anforderungen erfüllt.

Bei Projekten wie dem Flughafenterminal T2 in Oslo wurden alle Aspekte der Leistungen von Felsch Lighting Design angefordert. Mehr als 10.000 Lichtpunkte wurden von unseren Experten geplant, entwickelt und geliefert. Da wir immer mehr Kunden haben, benötigen wir eine Projektmanagement-Softwarelösung, die uns bei der Lösung all dieser komplexen Projekte unterstützt. Dazu gehört auch ein effektives Reporting über gewonnene und verlorene Verkaufschancen, Zugriff auf lokale Ressourcen von überall sowie die Anbindung und Integration von Microsoft Outlook. Mit all diesen Dingen konnte unsere bestehende Softwarelösung nicht Schritt halten.

Welche Bedürfnisse konnten mit der alten Lösung nicht abgedeckt werden?

Die Zeiterfassung und Stundenbuchung war für unsere Projekte nicht möglich. Für uns als Projektmanager bedeutete dies einen erheblichen administrativen Aufwand. Außerdem gab es keine Outlook-Integration, E-Mails konnten nicht direkt in das System eingebunden werden. Personalisierte E-Mails konnten nicht automatisch erstellt und versendet werden. Die Kontaktaufnahme mit unseren Kunden per E-Mail war sehr schwierig oder gar nicht möglich.

Warum haben Sie sich für Dynamics CRM entschieden? und Assistance PSA?

Die Kombination aus Dynamics 365 und Assistance PSA ist die optimale Voraussetzung für unsere Geschäftsanforderungen. Die Implementierung eines Nicht-Microsoft-Produkts hätte die Kosten und Ausgaben erhöht. Wir haben uns entschieden, möglichst alle Softwareprodukte aus einer Hand zu haben. Schließlich hat uns das Konzept von Assistance PSA überzeugt.

Mit welchen Herausforderungen waren Sie bei der Umsetzung konfrontiert und wie haben Sie diese gemeistert?

Der effektive Einsatz von Assistance PSA und Microsoft Dynamics CRM bedeutet einen hohen Administrations- und Konfigurationsaufwand.

Eine gewisse Ausdauer ist notwendig, um die Gesamtlösung zu etablieren und für jeden Mitarbeiter verständlich zu machen. Es ist nicht nur eine einzelne Produktinstallation, sondern eine solche Implementierung einer komplexen und umfassenden Software bedeutet, einen langen Prozess zu beginnen. Auch die Schulung aller Mitarbeiter war sehr zeitintensiv.

Was wird jetzt passieren? Was sind die nächsten Meilensteine?

In der nächsten Phase werden wir immer mehr Funktionen von Microsoft Dynamics 365 for Sale and Assistance PSA auch vertieft nutzen, wie Projektmanagement, Rechnungsstellung, Angebots- und Auftragsverwaltung. Darüber hinaus ist es das Ziel, den gesamten Prozess von der Leadgenerierung bis zur Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365 mit Assistance PSA zu erfassen. Auch die Forecast-Rechnung zu Beginn eines Projekts wollen wir ebenso nutzen wie die Analyse vergangener Projekte. Mit Sales als Teil von Microsoft Dynamics 365 sind wir dafür sehr gut aufgestellt.

Welche Verbesserungen konnten im Zusammenhang mit der CRM- und PSA-Implementierung hervorgehoben werden?

Hervorheben möchte ich zwei tolle Funktionen von Microsoft Dynamics 365 und Assistance PSA. Zum einen die Berichts- und Analysefunktion des CRM-Systems. Es ist möglich, wichtige Projektinformationen aller im System gespeicherten Datensätze abzugleichen und bei Bedarf entsprechende Rückschlüsse zu ziehen.

Außerdem profitieren wir von der projektbezogenen Stundenbuchungsfunktion von Assistance PSA. Ich habe eine genaue Zusammenfassung aller gebuchten Stunden. Bis zur Umsetzung hat es lange gedauert. Im Moment kann ich mich auf mein Geschäft konzentrieren.

Wie würden Sie die Zusammenarbeit mit AlfaPeople beschreiben?

Letztendlich hängt der Erfolg eines Projekts von der effektiven und guten Zusammenarbeit aller Teammitglieder in einem Projekt ab. Seit dem CRM-Update-Projekt auf Version 2016 fühle ich mich von AlfaPeople sehr gut unterstützt und verstanden. Meine Wünsche und Anforderungen werden zeitnah und umfassend gelöst. Die Kommunikation und Zusammenarbeit ist sehr angenehm.