Ob im Einzelhandel oder in der Grossbank: Automatisierte Prozesse machen die Arbeit und damit das Leben für Unternehmen aller Art leichter. Das Zauberwort lautet dabei Microsoft Dynamics 365. Sven Endres ist Head of Delivery bei AlfaPeople und erklärt hier, wie auch Sie das Potenzial der Automatisierung für sich nutzen können.

„Das Thema Prozessautomatisierung ist gerade in aller Munde“, beobachtet Sven Endres. Der AlfaPeople-Projektmanager weiss auch, warum das so ist: „Zum einen ist KI gerade ein grosses Ding, zum anderen ist die Automatisierung einfach praktisch und spart meist bares Geld!“ Durch die Integration der Power Platform können komplexe ERP-Prozesse in einer simplen Drag & Drop-Anwendung abgebildet und gesteuert werden.

Wie das in der Praxis aussehen kann, erklärt Endres in einfachen Beispielen:

1. Kleine Module statt grossem Aufwand

Rechnungsfreigabe und Rechnungseingang – eigentlich klassische Aufgaben der Buchhaltung. Diese Workflows können einfach automatisiert und damit optimiert werden. Automatische Dokumentenerkennung geht dabei Hand in Hand mit einem Abgleich der entsprechenden Zahlen und Fakten in der Datenbank. Nur noch Prüfungen bei Abweichungen müssen manuell durch einen Mitarbeiter erfolgen. Wenn man sich den klassischen Weg einer Buchung ansieht, wird klar, was die Prozessautomatisierung leistet: Einloggen, Lieferscheine und Rechnungen öffnen, der Blick ins ERP und die mühsam ausgefüllten Excel-Tabellen zum Abgleich, dann manuell buchen… All diese Schritte kann das Automatisierungs-Modul nun für Sie erledigen! In der Schweiz ist die automatisierte Rechnungsprüfung bereits Standard.

2. Dynamisch bestellt – Geld gespart

„In einem Projekt haben wir im ersten Jahr direkt mehrere Hunderttausend Euro eingespart“, berichtet Endres: Einen Lebensmittelhandel hatte er bei der Entwicklung eines Bestell-Algorithmus‘ unterstützt – ein grosser Hebel, um Warenverluste zu reduzieren, besonders bei leicht verderblichen Waren. Durch die Prozessautomatisierung können Lager auf einem vernünftigen Mass gehalten werden, ohne zu viel Kapital zu binden. „Das geht schon in Richtung Künstliche Intelligenz, mit entsprechenden Prognosetools“, so Endres. Im Einzelhandel flaut die Kauflust gegen Mitte der Woche etwa immer ab. Diese Parameter bezog der Berater ebenso ein wie dynamische Faktoren, wie etwa Grillwetter: Da geht der Fleischabsatz traditionell durch die Decke. Wer dann einen klugen Prozess angelegt hat, muss sich um sein Sortiment keine Sorgen machen – und spart neben Geld auch Zeit: „Für den Marktleiter in diesem Beispiel hat die Tagesbestellung 45 Minuten gedauert, jeden Tag. Die KI macht das in ein paar Sekunden.“

Sven-Christian Endres

Head of Delivery

Sven-Christian Endres

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Das Thema Prozessautomatisierung ist gerade in aller Munde. Zum einen ist KI gerade ein grosses Ding, zum anderen ist die Automatisierung einfach praktisch und spart meist bares Geld!

3. Perfektes Chaos statt endlosem Leerlauf

„Ich sollte mit einem Team ein Logistik-Lager optimieren, da bin ich fast verrückt geworden“, lacht Endres. Das Problem: Der Berater beobachtete entsetzt, wie ein einzelner LKW über Stunden eingeladen wurde – während die nächsten schon Schlange standen. Abhilfe schaffte dort ein intelligentes und automatisiertes System auf Basis von Microsoft Dynamics 365. Die Verladung läuft jetzt nicht mehr auftragsgebunden nacheinander, sondern chaotisch für mehrere Aufträge gleichzeitig. Das heisst: „Ein Mitarbeiter scannt eine Palette, und das System weist ihr direkt den entsprechenden LKW zu“, erklärt Endres. So werden Wartezeiten verringert und Leerlauf vermieden – denn irgendeine Palette muss immer verladen werden. Die Prozessautomatisierung sorgt dafür, dass das schnell und dynamisch geschieht.

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