Die Implementierung einer neuen Unternehmenssoftware oder Ressourcenplanung (ERP) ist ein komplizierter Prozess. Sorgfältige Planung und Strategie sind daher essenziell: Mit dem Projektplan steht und fällt der Erfolg des Vorhabens. In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie den Prozess in sechs Schritte unterteilen können. Unsere Tipps aus der Praxis sorgen für einen reibungsloseren und erfolgreicheren Ablauf.

Schritt 1: Vorbereitung und Planung

Nur Menschen können Transformation herbeiführen. Stellen Sie daher ein Team aus Mitarbeitern der ersten und zweiten Führungsebene aus allen Abteilungen zusammen, um Ihren Projektplan zu entwickeln und auszuführen. Ein breites Spektrum an Fachkenntnissen in diesem Team wird Ihnen einen entscheidenden Einblick in die Auswirkungen der System- und Prozessänderungen auf den täglichen Betrieb geben. Wichtig: Achten Sie darauf, Backups für zentrale Positionen in Ihrem Team zu haben! Bedenken Sie ausserdem, dass Mitarbeiter in Schlüsselpositionen zukünftig primär am Projekt Unternehmenssoftware arbeiten werden.

Der erste Schritt für dieses neue Projektteam besteht darin, die aktuellen Geschäftspraktiken zu bewerten, um festzustellen, welche Prozesse durch die neue Unternehmenssoftware verbessert oder automatisiert werden können. Ordnen Sie diese Prozesse nach ihrer Priorität und nutzen Sie diese Bewertung, um eine Strategie zu entwickeln. Diese legt die Ziele und den Umfang der Implementierung fest. Lassen Sie auch eine Bewertung möglicher Risiken in diese Strategie einfliessen. Etablierte Tools wie SWOT, Business Model Canvas, Business Model Value Curve, Risikomatrix und das RACI-Modell helfen Ihnen bei der Entscheidungsfindung.

Blicken Sie bei Ihrer Recherche über den Tellerrand: Studieren Sie Unternehmenssoftware oder Unternehmenssoftwarebeispiele aus vergleichbaren Unternehmen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was in Ihrer Branche am besten funktioniert. Im ersten Schritt ist es sinnvoll, sich Hilfe zu holen: Lassen Sie sich unterstützen von jemandem, der Ihre Geschäftsprozesse versteht und mit Ihnen effizient daran arbeiten kann.

Neue Unternehmenssoftware in sechs Schritten 1-2

Zweiter Schritt: Überprüfung des Verfahrens und der Prozesse

Beauftragen Sie das Projektteam mit einer umfassenden Überprüfung der Funktionen und Möglichkeiten Ihrer neuen Unternehmens-Software. Mit dieser Überprüfung werden zwei Ziele verfolgt: Das Projektteam soll sich mit allen Aspekten der neuen Unternehmenssoftware vertraut machen und vor der allgemeinen Einführung Kenntnisse und Qualifikationslücken ermitteln. Diese Erfahrung wird nötige Schulung leiten.

Prüfen Sie ausserdem, welche manuellen Prozesse durch das neue System automatisiert werden sollen, und stellen Sie sicher, dass die notwendigen Änderungen vor der Einführung vorgenommen werden, damit die Automatisierung reibungslos verläuft. Mein Tipp: Führen Sie Interviews mit den wichtigsten Mitarbeitern der einzelnen Abteilungen durch, um aus erster Hand zu erfahren, wie die derzeitigen Prozesse zusammenarbeiten und wie diese Prozesse am effektivsten automatisiert werden können.

Nutzen Sie neben dem in Ihrem Unternehmen vorhandenen Wissen auch externe Expertise: Führen Sie regelmässig Audits durch, um den Output mit Benchmarks zu vergleichen und festzustellen, ob die Lösung einen Mehrwert schafft. Denken Sie bitte bereits jetzt an die Schulung. Wenn Sie nicht selbst geschult werden wollen, planen und erlauben Sie als Führungskraft zwingend die Schulung der Key-User. Danach wissen auch Sie mehr!

Dritter Schritt: Datenaufbereitung

Legen Sie fest, welche Ihrer vorhandenen Daten in das neue System konvertiert werden müssen, und analysieren Sie sie, um unbrauchbare oder veraltete Informationen auszusortieren. Wenn möglich, suchen Sie die Quelldokumente, um die Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten zu überprüfen. Ein wenig Hausarbeit in dieser Phase ist sehr hilfreich, denn eine Unternehmenssoftware ist nur so nützlich wie ihre Daten. Wenn Ihre Daten mit ungenauen Informationen verstopft sind, wird der Wert Ihrer neuen Unternehmenssoftwares negativ beeinflusst.

Sobald die Daten geprüft und bereinigt sind, empfiehlt sich, Tabellenkalkulationen zu erstellen, um nützliche Daten zu sammeln und in logische Tabellen zu unterteilen, um die Umstellung auf das neue System zu rationalisieren. Legen Sie mit allen Beteiligten, von der Geschäftsführung bis zu den ersten Mitarbeitern, realistische Erwartungen an den Prozess fest, und halten Sie die Kommunikation über den Verlauf des Prozesses offen. So können Sie Ängste vor der Umstellung auf neue Tools und Prozesse abbauen und die Akzeptanz der neuen Software nach der Einführung fördern.

Erfahrungsgemäss ist es sinnvoll, den Key-Usern frühzeitig Zugang zur Software zu geben, damit diese erste Erfahrungen sammeln können – ein unterschätztes Privileg der Softwareindustrie und von entsprechenden Softwareprojekten. Nutzen Sie diese Möglichkeit, egal ob Sie die Einführung später in Wellen oder komplett auf einen Schlag planen.

Lesen Sie hier die Schritte vier bis sechs, die Sie für die erfolgreiche Implementierung von Business Applications befolgen sollten und so einen reibungslosen und erfolgreichen Ablauf gewährleisten.

Autor:

René Reinli

General Manager AlfaPeople Germany

rre@alfapeople.com

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