Funktioniert Projektmanagement mit einem Project Management Officer (PMO) besser als ohne? Unsere Erfahrung zeigt: Genauso ist es! Vanessa Schmieder von AlfaPeople erklärt hier, was sie als PMO macht und warum der Job so wichtig ist – gerade bei komplexen Projekten.

„Ein PMO fungiert als Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Projekt-Team“, fasst Vanessa Schmieder ihren Job zusammen. Das ermöglicht flachere Hierarchien und schnelle, aber trotzdem geregelte Prozesse. Durch klare und skalierbare, standardisierte Aufgaben wird die Effizienz gesteigert. Finanzen, Fakturierung, Verträge und Lizenzen: Hier den Überblick zu behalten, ist für Schmieder das Tagesgeschäft. Sie sorgt dafür, dass alle flexiblen Faktoren in der passenden Timeline bleiben – und dass alle relevanten Stakeholder am Projekt immer bestens informiert sind.

Transparente Kommunikation

Kommunikation gehört daher zur PMO-Kernkompetenz: „Wir sind Multiplikator und Kommunikator. Wir schaffen einen Mehrwert für den Kunden, indem wir Änderungen und Entwicklungen transparent machen“, sagt Schmieder. Diese Transparenz muss nicht eingefordert werden, sondern wird proaktiv hergestellt. Das PMO wird damit zur professionellen und verlässlichen Begleitung für den Kunden.

Standardisierte Prozesse und Routinen

Ein weiterer wichtiger Aspekt eines PMO-Teams ist die Erstellung von detaillierten Projektstrukturen und die Zuweisung von Budgets, HR-Bedarfen und Ressourcen. „Wir erstellen im PMO-Team standardisierte Prozesse und Routinen, um sicherzustellen, dass jeder im Projektteam weiss, wer welche Informationen wann bekommt und wer welchen Handlungsspielraum hat“, berichtet Schmieder. Je besser die Informationen sind, die bei der Projektleitung ankommen, desto besser läuft auch das Projekt.

Vanessa Schmieder

PMO Specialist

Vanessa Schmieder

PMO Specialist

Wir erstellen im PMO-Team standardisierte Prozesse und Routinen, um sicherzustellen, dass jeder im Projektteam weiss, wer welche Informationen wann bekommt und wer welchen Handlungsspielraum hat

Aufgaben und Challenges eines PMO

Die grösste Herausforderung für PMOs? Für Vanessa Schmieder ganz klar: „Normalerweise gibt es zwei separate Systeme: Eines für die Steuerung von Zeit und Ressourcen, das andere für die inhaltliche Arbeit“, zeigt ihre Erfahrung. „Diese Systeme können jeweils sehr genau sein, aber es gibt keine direkte Verbindung, was es schwierig machen kann, den Überblick zu behalten.“ Die Kunst eines PMO besteht also auch darin, beide Bereiche gleichermassen im Blick zu haben und gemeinsam zu koordinieren. Gelingt das, trägt das PMO-Team dazu bei, dass Projekte reibungsloser ablaufen und dass Kunden sich gut betreut fühlen.

Zusammenfassend lässt sich also festhalten:

1. Der Project Management Officer (PMO) fungiert als Schnittstelle zwischen verschiedenen Abteilungen und Projektteams.
2. PMOs sind wichtig, um komplexe Projekte besser zu organisieren und zu managen. Sie bieten eine Vogelperspektive und helfen dabei, Ressourcen und Zeit besser zu verteilen. Dabei ist wichtig, sowohl den inhaltlichen als auch den zeitlichen Aspekt zu berücksichtigen
3. PMOs sind auch für die Kommunikation mit Kunden und anderen Stakeholdern zuständig. Sie stellen sicher, dass alle beteiligten Parteien über den Fortschritt des Projekts informiert sind und schaffen so Vertrauen.

Setzen Sie für Ihre wichtigen Projekte auf Profis! Unsere PMOs unterstützen Sie bei jedem Schritt des Prozesses mit kompetenter Beratung. Kontaktieren Sie uns jetzt, um gemeinsam Ihre Projekte stressfrei zum Erfolg zu führen!