Die Migration von Daten während des laufenden Betriebes ist eine Herausforderung. Wir zeigen Ihnen an einem konkreten Use Case, wie wir diese meistern. Besonders wichtig dabei: Das jeweilige Team muss auf der Reise zur neuen Software mitgenommen werden. Klare Prozesse, Transparenz und der praktische Nutzen für die Anwender stehen im Vordergrund.

Die Ausgangslage

Joao Diogo Freitas ist bei AlfaPeople Berater für Supply Chain Management (SCM). Der Lieferketten-Experte beschreibt seinen Job so: „Ich stelle sicher, dass alles im Flow bleibt!“ Bei seinem aktuellen Projekt gilt es dabei, viele Prozesse gleichzeitig im Blick zu behalten. Für ein deutsches Biopharmazie-Unternehmen stellt sein Team die Unternehmenssoftware auf Microsoft Dynamics 365 um. Als Teamkoordinator behält Freitas den Überblick – und wenn es sein muss, auch die Fäden in der Hand.

Am Anfang stand dabei das Erwartungsmanagement: Es gibt keine Musterlösung, die für jedes Unternehmen automatisch passt. „In unserer ersten Analyse fragen wir daher immer die Bedürfnisse und Erwartungen ab, damit es später nicht zu Missverständnissen kommt“, erklärt Freitas vor – und verbannte daraufhin die E-Mail aus den täglichen Routinen: „Das Team des Kunden kannte und mochte bereits die Scrum-Methode und hat viel mit DevOps gearbeitet. Wir haben darum die Einführung von Microsoft Dynamics 365 ebenfalls mit agilen Methoden und Kommunikationswegen umgesetzt.“ Statt hunderter E-Mails, in denen wichtige Informationen verloren gehen, gibt es nun klare Rollen und Zuständigkeiten – und bessere Kommunikation.

Die Strategie

Die Struktur wird dabei über Scopes und Sprints festgelegt: Ein Scope kann idealerweise in einem Sprint von einem Monat umgesetzt werden. Tempo ist auch bei den Meetings gefragt: „Es gab zu viele und zu lange Meetings“, erklärt Freitas. Die Kultur des redundanten Austauschs in grossen Runden wurde deshalb durch ein engeres Monitoring ersetzt. Sind genug Ressourcen vorhanden? Wo hakt es, welcher Prozess brauch einen Anstoss? Solche Fragen brauchen keine endlosen Teams-Runden, sondern können bedarfsorientiert und häufig im Zweiergespräch geklärt werden. Im verbliebenen grossen Meeting zum Abschluss der Woche sind dann alle auf dem gleichen Stand.

Die Stärken von Microsoft Dynamics 365 passen gut zu diesen Ansätzen: Dort laufen die Prozesse dokumentenbasiert und aus einer Hand, ohne dass zum Beispiel Entwickler zwischengeschaltet werden müssen. Standardabläufe können automatisiert werden, dadurch wird vieles einfacher. Natürlich bietet das System die Möglichkeit, auch komplexe Aufgaben abzubilden und zu erleichtern.

Klare Prozesse und Abläufe

Nicht nur die klaren Prozesse und die Struktur für das Team sind wichtig bei der Einführung einer neuen Software: Besondere Sorgfalt ist vor allem im Bereich Datenmigration gefragt. „Das beginnt bereits beim Export der Daten aus dem alten System“, weiss Freitas. „Nur wenn die Daten bereits strukturiert exportiert werden, kann man sie hinterher verlustfrei wieder nutzen.“ Nach dem Export werden die Daten geprüft und bereinigt, damit es für jeden alten Eintrag eine passende, saubere Datei für Microsoft Dynamics 365 gibt. Danach wird durch AlfaPeople ein Mapping erstellt, die neue Software passend konfiguriert – und schliesslich der Datensatz in das neue System übertragen. Umfangreiche Tests begleiten jeden Schritt und stellen sicher, dass die Migration reibungslos verläuft.

Joao Diogo Freitas

Business Consultant SCM

Joao Diogo Freitas

Business Consultant SCM

Wir haben darum die Einführung von Microsoft Dynamics 365 ebenfalls mit agilen Methoden und Kommunikationswegen umgesetzt.

Erfolgreiche Einführung

Die komplexen, aber dennoch klaren Abläufe sind für Freitas das Erfolgsgeheimnis hinter einer gelungenen Datenmigration. Durch die Kombination mit der passenden Kommunikationsstruktur des Teams konnten die Microsoft Dynamics 365-Module für Finance, Sales, Procurement und Supply Chain für den Kunden gleichzeitig und erfolgreich eingeführt werden. Für Joao Diogo Freitas und sein Team steht schon der nächste Auftrag bereit: Der Kunde ist mit der neuen Lösung so zufrieden, dass auch die Auslands-Zweigstellen jetzt ihre Software entsprechend umstellen wollen.

Mit AlfaPeople bekommen Sie die passende Struktur für die Datenmigration und die Software-Lösung aus einer Hand – sprechen Sie uns an!