Sales Manager bei Max Schön GmbH
Dynamics AX

Max Schön GmbH (im Folgenden „Max Schön“) ist ein Tochterunternehmen der dänischen Sanistål-Gruppe mit Standorten in Lübeck, Hamburg, Hannover (Sarstedt) und Rostock.

Als Großhändler für Handels- und Industriewaren in Schleswig-Holstein bietet Max Schön seinen B2B-Kunden seit 1920 ein umfassendes Sortiment an Werkzeugen, Maschinen und Industriebedarf im Stahl- und Rohrbereich. Um die Anforderungen ihrer Kunden optimal zu erfüllen, Max Schön hat auch Technology Center entwickelt, deren Teams ihre Kunden in technischen Spezialfragen beraten und ihnen moderne Lösungskonzepte anbieten.

Max Schön ist einer der jüngeren Kunden der AlfaPeople GmbH, die den Support in Deutschland nutzen. Herr Christian Kempe, kaufmännischer Leiter von Max Schön, beantwortete freundlicherweise einige Fragen zur Zusammenarbeit mit AlfaPeople.

Können Sie die Max Schön GmbH kurz mit eigenen Worten vorstellen?

Max Schön ist einer der größten Stahlhändler Schleswig-Holsteins. Neben dem Vertrieb von Werkzeugen, Maschinen und Industriebedarf ist StockMaster ein weiterer Schwerpunkt von uns. StockMaster ist ein Ausgabesystem, das hauptsächlich für Waren verwendet wird, die ständig von Produktionsmitarbeitern benötigt werden, das den Verbrauch von Waren per Software analysiert und für rechtzeitige Nachbestellung und Nachschub sorgt. Eine Art Warenautomat, ähnlich einem Bonbonautomaten. Als Beispiel: Der Mitarbeiter könnte seine Arbeitshandschuhe direkt aus der Maschine entnehmen, das System analysiert den Bestand und bei Unterschreitung des Mindestbestands wird direkt über Microsoft Dynamics AX ein neuer Auftrag angelegt. Aber auch für ein großes Unternehmen haben wir einen ganzen Raum als StockMaster gestaltet. Hier wird also viel Wert auf individuelle Lösungen gelegt.

Wie haben sich Ihre IT-Landschaft und Anforderungen über die Jahre verändert?

Microsoft Dynamics AX wurde 2009 bei uns eingeführt. Die Anforderungen von damals sind in den letzten Jahren weitgehend gleich geblieben – allerdings war uns in der Vergangenheit nicht so bewusst, wie umfangreich Microsoft Dynamics AX eigentlich ist und welche Möglichkeiten zur Bearbeitung es gibt Optimierung existieren durch das System. Daher besteht jetzt (im Vergleich zur Einführung 2009) ein großer Optimierungsbedarf im Bereich der Einstellungen und Parameter. 2015 begann jedoch ein großer interner Umbau der firmeneigenen IT, ursprünglich aufgrund von Performance-Problemen. Mit der Unterstützung lokaler Partner und der Muttergesellschaft in Dänemark haben wir unser Rechenzentrum dorthin verlegt – das war im Frühjahr 2017. Jetzt sind wir bereit, uns wieder auf Dynamics AX zu konzentrieren und das bestehende System zu optimieren, damit wir uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren können Geschäft und unsere Kunden wieder.

Sie arbeiten also seit vielen Jahren mit Dynamics AX. Was sind die Vorteile der Lösung?

Microsoft Dynamics AX 2009 ist wesentlich umfassender und leistungsfähiger als frühere Systeme. Zudem ist es auch sehr flexibel, was unsere Arbeit erleichtert und die Prozesse unterstützt. Darüber hinaus ermöglichen uns viele interoperable Schnittstellen, Prozesse zu automatisieren und uns so ganz auf unsere Kunden zu konzentrieren.

Wie viele Benutzer arbeiten mit der Lösung? Wie sieht es mit der Benutzerakzeptanz aus?

Derzeit arbeiten 75 Anwender mit Microsoft Dynamics AX 2009 und die Akzeptanz ist extrem hoch. Die Mitarbeiter arbeiten sehr gerne mit dem System. Natürlich war die Umstellung am Anfang schwer, aber man hat sich schnell an das neue System gewöhnt, zumal das Arbeiten mit Dynamics AX sehr intuitiv ist, wenn man die Office-Anwendungen kennt.

Welche Vorteile in Bezug auf Prozesse, ROI und Schnittstellen haben sich im Laufe der Zeit mit Dynamics AX ergeben?

Wie bereits erwähnt, wurden durch die Implementierung von Dynamics AX die Prozesse vereinfacht und insbesondere in Sachen Schnittstellen konnten einige Bereiche wie Bestellungen über StockMaster und das Auffüllen automatisiert werden. Der nächste Schritt wird hier EDI sein, um den Service für unsere Kunden im Bereich der Direktbelieferung durch unsere Lieferanten weiter zu optimieren. Durch das vollintegrierte System befinden sich zudem alle Daten an einem Ort, so dass Kennzahlen genauer abgerufen werden können und das Controlling generell erleichtert wird.

Welche Erwartungen haben Sie an Kundenservice oder Support? Was ist Ihnen besonders wichtig?

In erster Linie ist es uns sehr wichtig, dass ein Support-Service zuverlässig und erreichbar ist. Im Notfall oder in dringenden Fällen natürlich auch telefonisch, damit eine zeitnahe Unterstützung gewährleistet ist. Darüber hinaus erleichtert ein funktionales Ticketsystem das Anlegen von Supportanfragen und bietet stets einen Überblick über die aktuellen Fälle, die vom Supportteam bearbeitet werden. Eine Möglichkeit der Priorisierung, insbesondere unter Berücksichtigung unterschiedlicher Reaktionszeiten, die vertraglich vereinbart sind, ist hier ein Bonus. Natürlich ist es wichtig, sich auf diese Vereinbarungen verlassen zu können.

Wie würden Sie den AlfaPeople-Support bewerten, was ist das Besondere daran? Wie war die Zusammenarbeit mit AlfaPeople?

An der Betreuung durch die AlfaPeople GmbH gefällt mir besonders der persönliche Kontakt und die Zuverlässigkeit des Support-Teams. Auch wenn die Kommunikation primär über das Ticketsystem erfolgt, finden Abstimmungen und Rückfragen auch über Skype oder Telefon statt. Außerdem merkt man, dass immer jemand erreichbar ist und in dringenden Fällen zeitnah geholfen wird und durch die flexiblen Arbeitszeiten der Mitarbeiter auch ein breites Spektrum an Supportzeiten abgedeckt werden kann. Außerdem bin ich auch mit dem Ticketsystem sehr zufrieden. Von Vorteil ist, dass wir selbst erstellte Tickets unterschiedlich priorisieren können, sodass Sie wissen, wann diese bearbeitet werden und wann Sie mit einem Update zum aktuellen Bearbeitungsstand rechnen können.

Was bedeutet das Thema digitale Transformation für Max Schön?

Digitale Transformation ist natürlich ein großes Thema für uns. Wir arbeiten ständig daran, unsere Prozesse zu optimieren. Dies zeigt sich bereits in vielen kleinen Bereichen, die von Algorithmen übernommen werden. Routinemäßige administrative Aufgaben, die durch Digitalisierung automatisiert werden können, sodass unsere Mitarbeiter sich weniger mit administrativen Prozessen beschäftigen und mehr Zeit für unsere Kunden investieren können.

Wie gehen Sie mit Zukunftstrends und Cloud-Lösungen um?

Vor neuen Trends und Cloud-Lösungen kann man sich nicht verstecken. Unser Online-Shop beispielsweise gewinnt täglich an Bedeutung. Die steigende Akzeptanz und die Verkaufszahlen beweisen, dass wir hier weiter ausbauen und optimieren müssen. Letztes Jahr haben wir auf Office 365 umgestellt und die Benutzerakzeptanz war hier sehr hoch. Auch hier wäre ein Upgrade auf Dynamics 365 for Finance and Operations denkbar bzw. unumgänglich, um unsere Prozesse weiter zu optimieren.

Was ist der nächste Schritt? Was sind die nächsten Meilensteine?

Kurzfristig ist der nächste Schritt die Optimierung von Dynamics AX. Nachdem wir unsere interne IT umstrukturiert haben, können wir uns wieder auf Dynamics AX konzentrieren. Eine Grundvoraussetzung dafür ist vor allem die Fokussierung auf unsere Prozesse. Sind diese analysiert, optimiert und vor allem erneut dokumentiert, wird das System entsprechend aufgesetzt und angepasst. Langfristig wird sicherlich ein Upgrade auf Dynamics 365 for Finance and Operations folgen. Unabhängig davon, welche IT-Lösung zum Einsatz kommt, ist es unabdingbar, die Prozesse im eigenen Unternehmen zu kennen, um das Beste aus einem System herausholen zu können.