Com sede na cidade de Uberaba em Minas Gerais, a Ourofino Química é uma empresa brasileira com mais de 30 anos de experiência no agronegócio. Durante este tempo tem apoiado agricultores brasileiros com o fornecimento de produtos e tecnologia, tais como maturadores, fungicidas, herbicidas e inseticidas, para superar os maiores desafios da produção de alimentos.

Ao longo de todos esses anos de operação, a empresa se fez produtiva e organizada contando com profissionais competentes e um conjunto de ferramentas tecnológicas para armazenamento de informação e direcionamento de processos empresariais.

Muitos processos perenes e repetitivos. A equipe não pode desperdiçar tempo com trabalho repetitivo.

A complexidade de processos e sistemas presentes no dia a dia da operação Ourofino demandava, em diversas circunstâncias, a manutenção de trabalhos manuais e repetitivos que oneravam a estrutura da empresa por exigir grande dedicação de tempo de profissionais. Ao mesmo tempo, alguns processos manuais geravam espaço para falhas humanas.

Recebimento de notas fiscais

São diversos fornecedores que enviam mensalmente seus faturamentos por e-mail. Cada fornecedor possui seu próprio padrão para compartilhamento dos dados de faturamento, alguns em formato de planilha, outros em arquivo word, outros em PDF, alguns enviando Notas Fiscais, outros boleto para pagamento, e por aí vai.

O processo de recebimento desses dados de pagamento ainda passa por uma análise que compara se os valores recebidos estão de acordo com a tabela de preços contratada para aquele fornecedor. O processo de coleta e análise dessas informações é longo e oneroso.

Cobrança e pagamento

Havia necessidade de realizar input manual diário de dados dos boletos liquidados no SAP. A informação dos boletos liquidados é obtida a partir da extração de um arquivo .ret da Van Financeira. O formato do arquivo dificultava a leitura para o usuário final.

Eficiência de produção

Era necessário acessar o PowerBI todos os dias para gerar um relatório de acompanhamento de eficiência de produção. Gestores precisam ser atualizados diariamente sobre a capacidade de produção dos equipamentos, só assim podem tomar eventuais providências sobre equipamentos que estejam parados ou necessitem alguma atenção.

Distribuição de relatórios do SAP

Havia rotinas diárias e manuais performadas por um profissional Ourofino para o acesso a aplicações SAP, extração de relatórios em formato PDF e encaminhamento para áreas de negócios.

O primeiro passo: mapear processos a serem automatizados e escolher a tecnologia.

Em 2021, reunidas em torno da equipe de Projetos Ourofino, áreas de negócio produziram uma lista com todos os processos que gostariam de automatizar. Foram levantados processos da área Financeira, Produtiva e Gerencial.

Em paralelo, após pesquisa técnica, equipe de TI Ourofino elegeu a tecnologia Microsoft como a plataforma para a construção das automações necessárias e a AlfaPeople como a consultoria para o desenvolvimento das automações.

A Consultoria contribuiu no processo de recomendação de quais automações poderiam vir primeiro, no desenho da arquitetura dos primeiros robôs e da construção dos mesmos. Foram contratadas licenças do PowerAutomate with attended RPA, que permite a construção de robôs para execução de tarefas em uma sequencia lógica, e licenças do PowerAutomate Unattended RPA Add-on, que permite a manutenção de robôs que podem trabalhar sem a necessidade de interação de um ser humano.

Esta é a tecnologia central para a criação das automações da Ourofino, o PowerAutomate RPA (Robotic Process Automation). Com essa ferramenta e com a parceria Ourofino e AlfaPeople, nasceram dezenas de robôs que monitoram as caixas postais, fazem armazenamento de arquivos anexos em pastas da rede, cadastram dados em listas do SharePoint, cadastram dados no SAP, extraem relatórios, constroem e-mails diários, etc. Soma-se a isso, o poder da inteligência artificial do AI Builder que permite a leitura e interpretação de documentos PDF para separação de dados e cadastro em sistemas.

Nada mal ter uma nova equipe de robôs ao seu lado.

De acordo com Fernanda Cristina Farias, Assistente de Logística Internacional, “É como se eu tivesse ganhado um colega de equipe! Até demos um nome para ele, Nelson. Com a chegada do Nelson, otimizou-se o tempo e consigo me dedicar a outras atividades. É bom poder concentrar-me na parte mais nobre do trabalho e ter a segurança de que o Nelson está monitorando os e-mails, realizando conferências de valores e organizando as informações para facilitar nosso dia a dia.”

Em alguns processos, o PowerAutomate acessa o PowerBI, tira prints das telas de relatórios, faz download de planilha Excel e elabora um e-mail com a planilha anexa e com os prints dos gráficos para envio.

Em outros processos, um robô interpreta um arquivo em formato .ret (de difícil compreensão por um usuário final) e o converte em formato .xls para que possa ser melhor interpretado e importado no SAP.

O potencial da tecnologia Microsoft foi bem explorado! Além dos recursos no-code de RPA do PowerAutomate, foram acrescentados elementos low-code para acelerar processos de leitura e atualização de documentos. Essa arquitetura abreviou o tempo de ocupação do robô para a execução de uma determinada tarefa, deixando-o disponível mais cedo para trabalhar na sua próxima atividade.

A empresa reforçou sua equipe de backoffice com dezenas de robôs construídos sobre o PowerAutomate with RPA aumentando significativamente a produtividade dos seus profissionais.

Definitivamente, uma decisão acertada.

De acordo com Igor Costa Rizzo, Analista de Projetos na Ourofino Agrociência, “Os benefícios que a organização está colhendo com a implementação do PowerAutomate são muito expressivos. Os ganhos abrangem uma ampla esfera, chegando à dimensão intangível. Isso garante à equipe uma tomada de decisão mais prática e eficiente, uma vez que os esforços agora se concentram nas análises críticas, enquanto o robô se encarrega de capturar, centralizar e organizar as informações necessárias. Sem dúvida, este é um grande passo para continuarmos inovando no futuro!”

Com 36 robôs em produção, realizando atividades que seriam de aproximadamente 16 colaboradores, a Ourofino conseguiu economizar cerca de 350 horas por mês. Os robôs executam em média 1000 fluxos quinzenais, o que significa que eles monitoram e realizam as tarefas necessárias quase continuamente. Isso é uma melhoria significativa em relação aos funcionários humanos, que só podem monitorar ou realizar tarefas em momentos específicos.

Hoje, a empresa conta com milhares de transações autônomas, resultando em uma redução significativa nos tempos de operação e uma melhoria na qualidade dos dados. Mais importante ainda, a equipe agora pode se concentrar em atividades mais intelectuais e valiosas para o negócio.