Im Rahmen der von uns nun in direkter Kooperation mit Microsoft durchgeführten regelmäßigen PowerApps Workshops möchten wir diesmal Anwendungsfälle innerhalb der Power Platform in Power BI vorstellen.

Seit einigen Monaten gibt es innerhalb von Microsoft Power BI das Visual „PowerApps für Power BI“, über welches man in Power BI Berichten oder Dashboards interaktiv PowerApps anzeigen lassen kann. Zusätzlich stehen wir kurz vor dem Preview Release des Power Automate Visuals, welches nun im Dezember 2020 für Endanwender in die Testphase kommt. Diese beiden Anbindungen eröffnet Unternehmen, die sich im Umfeld der Power Platform bewegen, eine Reihe an Möglichkeiten.

Zunächst möchten wir Ihnen für die PowerApp Visual in Power BI ein einfaches Anwendungsbeispiel bereitstellen, welches Sie hier als Tutorial, inklusive eines Berichts und Dashboards (via dem Inhaltspaket „Analysebeispiel für Verkaufschancen“) finden.

In der Anwendung sind bereits viele Beispiele für Microsoft PowerApps schon hinterlegt: man kann flexibel und bedarfsgerecht ohne tiefergreifende Programmierkenntnisse Apps für Computer- und Mobilanwendungen erstellen. Dies gilt sowohl für Canvas Apps, die durch visuelle Oberflächen Funktionen anbieten, als auch Model-driven Apps, mit denen man unterschiedliche Arbeitsabläufe (also Workflows) unterstützt. Es werden dabei durch verschiedene Auswahlmöglichkeiten in zusätzlich erstellten Datenbankentitäten im Common Data Service Daten eingegeben.

Microsoft Power Automate hat zwar keine visuellen Anzeigen wie Microsoft PowerApps, bietet dafür jedoch durch hinzukommende Funktionsweisen und Komplexitäten eine Fülle an Anwendungsmöglichkeiten. Als Nutzer kann man dabei sowohl durch eigene, automatisierte Prozesse, sowie aufbauend auf tausenden von offiziellen und nutzergenerierten Vorlagen verschiedenste Aktionen anstoßen. Dabei fängt das Programm immer mit einem auslösenden Trigger an und startet danach eine Reihe aus Aktionen, die abhängig von verschiedensten Parametern aus dem Trigger und vorlaufenden Aktionen spezifisch sowie parallel ausgeführt werden können.

In Kombination mit Microsoft Power BI kann man mit diesen beiden sehr starken Werkzeugen eine Fülle von Themen abbilden. Zum Beispiel kann man anhand ausgewählter Daten in Power BI sich auf eine schönere Art und Weise Daten anzeigen lassen und gleichzeitig verschiedene Aktionen auslösen. Ein großartiges Beispiel ist die folgenden Abbildungen:

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In diesem Power BI Bericht sieht man unten rechts ein eingeblendetes PowerApp, welches weitere Details zum gerade oben links ausgewählten Kunden anzeigt. Ein Schieberegler zeigt an, ob der Kunde im FastTrack Programm ist, und in Kombination zwischen einem Dropdownmenü und einem Submit-Knopf kann dem Sales Team mitgeteilt werden, dass es z.B. den Kunden kontaktieren soll. Bei Änderung der Auswahl des Kunden oben links wechselt passend auch die Anzeige und das Ziel der Kommunikation der PowerApp.

Hinter dieser App, wie hinter den meisten PowerApps, steht zusätzlich auch noch ein Workflow aus Power Automate, der das Sales Team informiert, dass eine Aktivität antsteht. Wenn die PowerApps Anzeige in Power BI also keinen zusätzlichen Nutzen bringt, sondern nur eine spezifische, vordefinierte Aktion ausgeführt werden soll, so gibt es zukünftig, ab Dezember 2020 in Preview, auch direkte Aktionen zum Ausführen via Power Automate, wie unten in der Detailansicht für das „Power Automate Visual für Power BI“ von Microsoft vorangekündigt:

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In diesem Beispiel startet in Microsoft Power BI über Microsoft Power Automate eine Marketingkampagne über den Drittanbieter Mailchimp, anhand einer vorher in Power BI getroffenen Auswahl eines Verteilers. Dieser ist hier rechts in den Einstellungen zur Visualisierung sichtbar, als mitgegebenes Feld „Flow Data“ mit Inhalt „Distribution List“ erkenntlich.

Da diese Funktion in Microsoft Power Automate nun erst bald freigeschaltet wird kann man zur Darstellung noch wenig sagen, bekannt ist aber, welche Konnektoren zu Power Automate schon jetzt bestehen: natürlich mit anderen Microsoft-Systemen wie Azure DevOps, Office-Anwendungen (und damit u.a. Outlook), dem Common Data Service, SharePoint, Microsoft SQL Server, etc., aber auch mit vielen sonstigen Drittanbietersystemen, wie Facebook, Google (z.B. Calendar, Gmail, etc.), Salesforce, und Amazon Web Service (z.B. Redshift), sowie vielen mehr. Eine volle Einsicht der Integrationsmöglichkeiten der über Power BI angestoßenen Trigger und Aktionen in Power Automate ist an dieser Stelle zu finden, sowie vorerstellte Vorlagen hier.

Ihnen stehen alle Möglichkeiten offen. Vor kurzem haben wir über Microsoft Power Automate ein Support-Ticketsystem umgesetzt, welches zu eingehenden Emails in einem Support-Postfach Aufgaben in Azure DevOps oder Microsoft Planner anlegt, welche dann passend weitergeleitet und so schnellstmöglich bearbeitet werden können. Zusätzlich wird der weitere Verlauf der Korrespondenz über eine Ticketnummer jeweils historisiert. In Kombination mit Microsoft Power BI könnte dies auch interne Tickets anhand von Auffälligkeiten in den Daten anlegen und bearbeiten lassen, während dort gleichzeitig die Arbeitszeit an Tickets weiter überwacht werden kann.

Bezüglich der Integrationsmöglichkeiten der Power Platform haben Anwender kaum Einschränkungen. Aus Power BI heraus hat man bald alle Möglichkeiten die eigenen Geschäftsereignisse komplett zu überwachen und dazu direkt aus den Berichten und Dashboards heraus schon die passenden Geschäftsprozesse anzustoßen. Alles ohne einen Systembruch.

Sprechen Sie uns gerne an. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile sich für Sie ergeben.

Jan Erik Friedrichs
Jan Erik Friedrichs
Business Consultant bei CAT GmbH