Die Einführung eines ERP-Systems ist ein kritischer Schritt für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern und globale Geschäftsprozesse harmonisieren möchten. Trotz der zahlreichen Vorteile, die eine erfolgreiche Implementierung mit sich bringt, ist der Weg dorthin oft steinig.

Unternehmen stehen vor komplexen Herausforderungen, die in jeder Phase des Projekts auftreten können. Um die Risiken zu minimieren und den Erfolg des Projekts zu gewährleisten, ist es unerlässlich, diese Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und gezielt anzugehen.

5 Risikobereiche bei globalen ERP-Projekten

Auf Basis unserer umfangreichen Projekterfahrungen hat AlfaPeople fünf zentrale Risikobereiche identifiziert, die den Erfolg einer ERP-Implementierung entscheidend beeinflussen können.

1. Umfangskontrolle

Eine klare Definition des Projektumfangs ist das Rückgrat einer erfolgreichen ERP-Einführung. Ohne präzise Umfangskontrolle drohen Projekte aus dem Ruder zu laufen, sei es durch unvorhergesehene Anforderungen, falsche Aufwandsschätzungen oder häufige Änderungswünsche. Ein ständig wachsender Projektumfang führt nicht nur zu Verzögerungen und höheren Kosten, sondern kann auch die Integrität des ERP-Templates gefährden, wenn lokale Anpassungen unkontrolliert umgesetzt werden.

Strategien zur Umfangskontrolle:

• Implementieren Sie ein striktes Template-Governance-Modell, das den globalen Standard schützt und sicherstellt, dass nur notwendige lokale Anpassungen vorgenommen werden.
• Etablieren Sie ein effektives Änderungskontrollgremium, das Änderungsanfragen bewertet und nur jene genehmigt, die einen klaren Mehrwert bieten und im Einklang mit der globalen Unternehmensstrategie stehen.

2. Einsatz standardisierter ERP-Templates

Ein solides, gut durchdachtes Template ist entscheidend für den Erfolg eines ERP-Rollouts. Mangelnde Vorbereitung und unzureichende Standardisierung können dazu führen, dass die Implementierung unnötig komplex wird. Das führt letzten Endes nur zu Verzögerungen und Mehrkosten. Die Einbindung von lokalen Experten ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das Template sowohl den globalen Standards als auch den lokalen Anforderungen gerecht wird.

Strategien für standardisierte Templates:

• Stellen Sie sicher, dass das Template durch Input von lokalen Experten aus verschiedenen Regionen ergänzt wird, um eine realistische und anpassbare Lösung zu entwickeln.
• Nutzen Sie erprobte Methoden und Tools, um die Effizienz während der Rollout-Phase zu maximieren und den Projektplan einzuhalten.

3. Kompetenzen, Rollen und Verantwortung

Die Verfügbarkeit und das Engagement qualifizierter Mitarbeiter sind entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts. Fehlende Expertise oder unklare Zuständigkeiten können zu Missverständnissen, Verzögerungen und sogar zu Projektfehlern führen. Ein klar definiertes Projektorganisationsmodell mit eindeutigen Rollen und Verantwortlichkeiten ist daher unverzichtbar.

Strategien zur Optimierung von Rollen und Verantwortung:

• Definieren Sie frühzeitig die Rollen und Verantwortungsbereiche aller Projektbeteiligten und dokumentieren Sie diese in einer Projektcharta.
• Richten Sie ein lokales Rollout-Team ein, das eng mit dem globalen Team zusammenarbeitet, um eine reibungslose Kommunikation und effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten.

4. Widerstand gegen Veränderungen

Widerstand gegen Veränderungen ist eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten. Um dies zu verhindern, müssen Unternehmen von Anfang an eine starke Change-Management-Strategie implementieren. Es ist entscheidend, die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubinden und durch regelmässige Kommunikation ihre Unterstützung zu gewinnen.

Strategien zur Überwindung von Widerstand:

• Entwickeln Sie einen umfassenden Kommunikationsplan, der die Vorteile der neuen ERP-Lösung wie Microsoft Dynamics 365 klar vermittelt und alle Ebenen des Unternehmens einbezieht.
• Führen Sie Schulungen und Workshops durch, um die Benutzer frühzeitig mit dem System vertraut zu machen und eventuelle Vorbehalte abzubauen.

5. Wissenstransfer und Unterstützung nach Go-live

Ein reibungsloser Wissenstransfer ist entscheidend, um nach dem Go-live die Kontinuität des Projekts zu gewährleisten. Ohne Schulung und Dokumentation kann der Übergang zum operativen Betrieb ins Stocken geraten, was zu Verzögerungen bei der Problemlösung und zum Verlust der Benutzerakzeptanz führen kann.

Strategien für einen effektiven Wissenstransfer:

• Integrieren Sie das Support-Team frühzeitig in das Projekt, um es auf die spezifischen Anforderungen des Templates vorzubereiten.
• Entwickeln Sie umfassende Schulungsunterlagen, die sowohl technische als auch prozessbezogene Aspekte abdecken, und stellen Sie sicher, dass diese vor dem Go-live getestet und verfeinert werden.

Fazit

Die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems wie Microsoft Dynamics 365 ist kein Selbstläufer, sondern erfordert sorgfältige Planung, umfassende Vorbereitung und eine proaktive Risikomanagementstrategie. Nur Unternehmen, die die dargestellten Herausforderungen ernst nehmen und gezielt angehen, können viele der typischen Fallstricke vermeiden und sicherstellen, dass ihr ERP-Projekt im Zeit- und Budgetrahmen bleibt und letztendlich zum Erfolg führt.

Möchten Sie sicherstellen, dass Ihre ERP-Einführung reibungslos verläuft und Ihre Geschäftsziele erreicht werden? Kontaktieren Sie uns noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen mit unserer Expertise helfen können, Ihre Herausforderungen zu meistern und den Erfolg Ihres Projekts zu gewährleisten.