Når det kommer til moms i Dynamics 365, er det ofte ikke de store internationale transaktioner, men de små daglige detaljer, der skaber problemer. I mange mellemstore virksomheder opstår der nemlig fejl og usikkerhed, fordi systemet ikke er sat korrekt op – eller fordi man i praksis stadig håndterer moms manuelt. Det koster både tid, ressourcer og i værste fald compliance.

I denne artikel zoomer vi ind på, hvad der oftest går galt, hvilke konsekvenser det kan have, og hvordan du som CFO eller økonomiansvarlig kan minimere risikoen og få styr på momsprocesserne én gang for alle.

Hvad går typisk galt?

Flere af AlfaPeoples eksperter peger på, at mange virksomheder enten:

• Ikke har sat den rigtige momsopsætning op i Dynamics 365
• Ikke er klar over, hvilke funktioner de faktisk har adgang til
• Eller stadig behandler moms manuelt – selv i et moderne ERP-system

Det kan føre til fejl i momsberegningen, forkert håndtering af kunder og leverandører med flere momsnumre, og uoverskuelige manuelle arbejdsgange ved hver eneste månedsafslutning. Som Benita Christensen siger i et interview: “Selvom de har Dynamics 365, er det ikke sikkert, de har taget Advance Tax Calculation i brug – og så ved de faktisk ikke, at nogle af deres problemer kunne være løst automatisk.”

Eksempler fra hverdagen: Moms med post-its og panik

Mange virksomheder opdager først problemerne, når konsekvenserne melder sig:

• En dansk virksomhed fakturerer med dansk moms – og varen sendes til Tyskland. Det udløser en kreditnota og en utilfreds kunde.
• EU-salgslisten stemmer ikke med virkeligheden, fordi medarbejderen glemmer at tage højde for, at én leverandør har to momsnumre.
• En virksomhed bruger flere systemer og skal derfor hver måned eksportere og sammenstykke data manuelt – en proces, der nemt fører til fejl og oversete poster.

“Vi sidder lige nu med en kunde, der hver måned manuelt flytter data mellem tre lokaliseringer, fordi de opererer i Kina, Europa og USA. Det er et kæmpe regnestykke – og ekstremt sårbart,” fortæller Lene Sørensen fra AlfaPeople.

Hvad er konsekvenserne?

Fejl i momsopsætningen er ikke kun et teknisk problem – det er et forretningsmæssigt risikoområde. Blandt de mest almindelige konsekvenser er:

• Kreditnotaer og ekstraarbejde, fordi kunden får en forkert momsopkrævning
• Forkert indberetning til myndigheder – især i EU-salgslisten og Intrastat
• Bøder og revisioner, hvis myndigheder opdager fejl
• Tab af tid og ressourcer i økonomiafdelingen

Dertil kommer den indirekte konsekvens: tabt troværdighed, både internt og over for kunder og samarbejdspartnere.

“Moms følger varen” – hvorfor gør det en forskel?

Et gennemgående princip i momsbehandling – som mange overser – er, at moms følger varen. Det betyder, at det ikke nødvendigvis er virksomhedens hjemland, der afgør momstypen, men derimod, hvor varen sendes fra, og hvor den modtages.

Eksempel:
Selvom din virksomhed er dansk og sender en faktura til en kunde i Holland, er det ikke sikkert, det er dansk moms, der skal opkræves – især hvis varen faktisk afsendes fra et lager i Tyskland.

Dynamics 365 kan håndtere dette – men kun hvis det er sat korrekt op med momsgrupper, momskoder og de rette logikker i Advance Tax Calculation.

Hvordan undgår du kaos?

Vejen ud af moms-kaos i Dynamics 365 handler ikke nødvendigvis om en stor implementering – men om at tage de rigtige skridt:

• Kortlæg virksomhedens fysiske vareflow – særligt på tværs af landegrænser
• Undersøg om I er momsregistreret i de relevante lande
• Tjek om jeres kunder og leverandører har flere momsnumre
• Brug systemet aktivt – ikke som passiv bogføring
• Overvej at tage Advance Tax Calculation i brug – især hvis I opererer internationalt

Klar til at rydde op i momsopsætningen?

Moms er ikke det mest sexede emne – men det er helt afgørende for jeres compliance, effektivitet og samarbejde med kunderne.Kontakt os for en uformel snak her, hvis I vil undgå faldgruberne og sikre, at jeres moms i Dynamics 365 spiller sammen med virkeligheden.