Ein zentraler Bestandteil von Power BI, neben den bekannten Themen des Berichtswesens, schließt auch die Entstehung und Pflege einer Datenkultur mit ein. Durch die Simplizität von Programmen wie Microsoft Excel sind einfache Datenanalysen für alle möglich, und natürlich haben die Anwender weltweit diese Möglichkeit genutzt, um Informationen selbstständig analysieren zu können. So haben sich historisch in vielen Organisationen über die Jahre eine Reihe an Auswertungen gebildet, die oftmals jedoch nur innerhalb des Fachbereiches genutzt werden. Das Resultat ist eine Form des Phänomens, dass sich Silo-Kultur nennt: Informationen innerhalb der Organisation bleibt in den Informationssilos der einzelnen Abteilungen hängen. Ein Fluss und Austausch zwischen den Abteilen findet wenig bis gar nicht statt.

Die Nachteile einer solchen Kultur sind offensichtlich: wichtige Details bleiben verdeckt, jede Abteilung macht dabei ihr eigenes Ding, baut Entscheidungen auf unterschiedlichen Faktenlagen und Informationen auf, und letztendlich wird die Kommunikation noch schwieriger. Das Problem ist schnell praktisch erklärt: im Rahmen eines Projektes treffen sich Mitarbeiter aus dem Controlling, der Lagerwirtschaft, der Produktion, und dem Einkauf, es geht um Warenflüsse. Jede Abteilung hat sich individuell vorbereitet, es werden vier Exceldateien mit Analysen eingebracht, die aber jeweils unterschiedliche Werte und Ergebnisse haben, obwohl alle Daten aus demselben Warenwirtschaftssystem gekommen sind. Nun startet eine rege Diskussion um die Deutungshoheit. Anstelle über den Warenfluss zu reden, wird über die Daten diskutiert.

Microsoft Power BI hält für dieses Problem eine Reihe an Lösungen parat. Zunächst kann ein ähnliches Scenario auch in Power BI geschehen; es kann sich im Zweifel jeder Mitarbeiter selbst einen eigenen Bericht über Power BI Desktop erstellen. Jedoch lässt sich über die Flusslogik und die Zusammenarbeit in Arbeitsbereichen in Power BI eine Übersicht über organisatorische Datensätze ermitteln, und Modelle und Berechnungen sind anhand korrekter Modelle und Tabellenbeziehungen leichter nachvollziehbar. Das endgültige Ziel ist jedoch, dass alle Mitarbeiter zumindest innerhalb von Power BI mit derselben Datenbasis arbeiten, mit Daten, die überprüft und korrekt sind. Die Ergebnisse sind für alle konsistent und nachvollziehbar.

Ein neues organisatorisches Feature, was nun im Mai/Juni Update im Power BI Service die generelle Verfügbarkeit erreicht hat, ist die Funktionalität Datasets zu zertifizieren. Hierbei handelt es sich um eine Funktion, mit der Datasets im Power BI Service als “höher gestuft” oder als “zertifiziert” markiert werden. Somit bietet Microsoft die passenden Werkzeuge, um den Anwendern direkt richtige, intern verifizierte Datenmodelle zur Verfügung zu stellen.

Diese Optionen in den Datensätzen im Power BI Service sind zunächst erstmal rein optisch und können für einen Datensatz in den Einstellungen ohne sonstige datentechnische Voraussetzungen eingeschaltet werden; eine Prüfung auf die Richtigkeit der Daten oder das Datenmodell findet nicht automatisiert statt. Eine Organisation hat jedoch die Möglichkeit eine organisatorische Lösung zu erstellen, indem Datasets zum Beispiel zentral von einer für Power BI verantwortlichen Person verifiziert werden. Das Ziel ist letztendlich, dass alle User dieselben Daten nutzen und auf eine gemeinsame und einheitliche Informationsquelle zugreifen. Dabei wird noch zusätzlich Last von den eigenen Datenbanken genommen, da der Abruf der Benutzer folglich auf die Daten im Power BI Service läuft, und nicht direkt die eigenen Datenbanken belastet.

Eine Organisation kann hier ein komplett eigenen Zertifizierungsprozess mit eigenen Anforderungen entwerfen. Dieser kann wie ein Wikipedia-Eintrag im Power BI Service Admin Portal (“Verwaltungsportal”) in den Mandanteneinstellungen konfiguriert werden. Zusätzlich kann dort über eine oder mehrere Azure Active Directory (AAD) Sicherheitsgruppen eingeschränkt werden, wer die Berechtigung zur Zertifizierung hat.

Zuletzt besteht im Dataset selbst die Möglichkeit in den Einstellungen unter “Unterstützung” das Dataset als “Zertifiziert” zu markieren sowie eine Dataset-Beschreibung zu hinterlegen. Prozess-technisch wird dabei ein Dataset zunächst als “Höher gestuft” markiert, bevor es als “Zertifiziert” markiert werden kann. Ein direktes Einstellen von “Standard” auf “Zertifiziert” ist nicht möglich.

Ergänzend zu den Überprüfungsmechanismen für eine Zertifizierung kann nun also noch tiefergehender gesteuert werden, welche Daten für die Benutzer von Power BI beim Erstellen von Berichten bereitgestellt werden. Wie im Qualitätsmanagement setzt Power BI im Berichtswesen damit auf Standardisierung, und fördert damit aktiv eine kooperative Kultur über einheitliche Terminologien und Daten. Nutzen Sie die Möglichkeiten von Power BI und sprechen Sie uns an. Wir unterstützen Sie gerne.