Virtuelle Unternehmenskonten vs. „Unternehmensübergreifende Datenfreigabe“ (Cross-Company Data Sharing) in Microsoft Dynamics AX und Microsoft Dynamics 365 for Operations

Bereits seit der Version Microsoft Dynamics AX 2012 existieren eine Reihe von mandantenübergreifenden Daten wie zum Beispiel die Währungen incl. Wechselkursen, Kontenpläne, Finanzdimensionen, Einheiten und gemeinsame Produkte etc.

Jedoch ergibt es sich in vielen Projekten, dass darüber hinaus Daten identifiziert werden, die von System nicht mandantenübergreifend sind, jedoch in diesen speziellen Fall für bestimmte Mandanten gleich sind.

Dazu mussten in Microsoft Dynamics AX bis zur Version Microsoft Dynamics AX 2012 R3 virtuelle Unternehmenskonten angelegt werden. Diesen Microsoft Dynamics AX virtuellen Unternehmen werden wiederum die entsprechenden Unternehmen (Juristische Personen) und die gewünschten gemeinsam genutzten Tabellensammlungen zugewiesen. Die Zuweisung von einzelnen Tabellen ist nicht möglich, diese müssen in Tabellensammlungen organisiert werden, die wiederum lediglich in der Entwicklungsumgebung verwaltet werden können.

Diese Funktionalität wurde in Microsoft Dynamics 365 for Operations komplett erneuert und ist nun unter der Bezeichnung «Unternehmensübergreifende Datenfreigabe» zu finden.

Diese neue Funktion ermöglicht es nun ausgewiesene Tabellen und Tabellenfelder in verschiedenen Mandanten des Microsoft Dynamics 365 for Operations zu teilen, ohne dass dazu eine Entwicklung notwendig wird.

Hier die Zahlungsbedingungen als Beispiel für unternehmensübergreifende Datenverteilung, die über verschiedene Mandanten des Microsoft Dynamics 365 for Operations verteilt werden sollen.

Bei der Auswahl der Tabellen muss man jedoch berücksichtigen, dass die unternehmensübergreifende Datenverteilung keine Verteilung von Transaktionsdaten, ausgewählter Setup-Tabellen wie Buchungsprofile zulässt. Darüber hinaus ist bei der Anzahl der Datensätze darauf zu achten, dass weniger als eine Million Gesamtdatensätze pro Job geteilt werden können. Dabei wird die Anzahl der geteilten Datensätze mit der Anzahl der geteilten Mandanten des Microsoft Dynamics 365 for Operations multipliziert.

Nach dem Auswählen der Tabellen können die einzelnen Felder definiert werden, die geteilt werden sollen oder nicht.

So ist es zum Beispiel möglich, dass die ID`s identisch sind, aber jeder Mandant die Möglichkeit hat die Beschreibung oder den Namen selbst zu wählen.

Bei der Definition dieser Datenfreigaberichtlinien des Microsoft Dynamics 365 for Operations gilt es jedoch besonders achtsam zu sein, da natürlich nur eine Freigabe aktiviert werden kann, wenn die entsprechende Referenz in allen zu verteilenden Mandanten vorhanden ist.

Also Beispiel hier die Skontobedingen. Die Skontobedingungen des Microsoft Dynamics 365 for Operations beinhalten einen Verweis auf bestimmte Sachkonten im Kontenplan, daher müssen alle Mandanten, die an der Verteilung beteiligt sind natürlich auch den selben Kontenplan haben, damit die Verteilung keine Inkonsistenz der Daten zur Folge hat.

Nachdem die Freigaberichtlinien des Microsoft Dynamics 365 for Operations definiert sind, werden die Mandanten hinterlegt, an die die Daten verteilt werden sollen.

Mit Microsoft Dynamics 365 for Operations lässt sich jede Datenfreigabe aktivieren und deaktivieren. Darüber hinaus können Änderungen vorgenommen werden, welche man bei Bedarf auch wieder Rückgängig machen kann.

Microsoft und Microsoft Dynamics 365 for Operations unterstützen selbst folgende Datenfreigaben und hat dafür eigene Vorlagen erstellt:

Package name on LCS

  • Data sharing policies

Financial data sharing templates

  • Bank parameters
  • Ledger journal names
  • Payment days
  • Payment schedules
  • Payment terms
  • Tax exempt codes

Supply chain data sharing templates

  • Barcode parameters
  • Barcode setup
  • Buyer group
  • Charges group
  • Commission
  • Destination code
  • Non-conformance type
  • Order entry deadline group
  • Order origin code
  • Order pool
  • Production group
  • Production pool
  • Reason for delivery
  • Supplementary item group
  • Terms of delivery
  • Work time calendar

Diese Vorlagen werden auf dem Microsoft Dynamics Lifecycle Services (LCS) zur Verfügung gestellt.

Bei der Implementierung von Microsoft Dynamics 365 for Operations Projekten in grösseren / internationalen Unternehmen steht man oft vor der Aufgabe ein globales Template zu entwickeln. Nachdem die Unternehmensprozesse harmonisiert und standardisiert und das globale Template definiert wurde und besteht nun die Herausforderung dieses Template in die einzelnen Mandaten des Microsoft Dynamics 365 for Operations auszurollen.

Durch das Zusammenspiel von mandantenübergreifenden Microsoft Dynamics 365 for Operations Daten, die bereits vom System bereitgestellt werden, der Funktion der unternehmensübergreifenden Datenfreigabe sowie der Möglichkeit Datenpakete zu erstellen, die sich in die verschiedenen Mandaten wieder importieren lassen ist der systemseitige Roll-out eines globalen Templates vereinfacht worden.

Stefanie Cammerer-Senior Dynamics AX Consultant
Stefanie Cammerer
Senior Dynamics AX Consultant bei AlfaPeople