Las empresas de servicios son mucho más sensibles a los resultados generados por un buen servicio al cliente, y es precisamente aquí donde entra en juego Microsoft Dynamics 365, permitiendo que las relaciones entre su cliente y su empresa aporten experiencias comerciales de valor.

Pero por increíble que parezca, algunos gerentes no saben que Microsoft cuenta con una solución que integra CRM y ERP, lista para ser configurada a su medida, además de conectarlo con otras herramientas típicas del mundo corporativo.

En este artículo revelaremos las razones por las cuales se debe invertir en Dynamics 365 y cómo sus características y configuraciones personalizadas pueden brindar mejoras significativas a los proveedores de servicios.

¿Por qué Dynamics 365 es una buena solución de ERP y CRM?

Primero, Dynamics 365, con sus funciones más básicas, permite optimizar los procesos de servicio para necesidades específicas, como planificación, ejecución, monitoreo y análisis, todo en una sola plataforma.

Por lo anterior, es posible contar con un panorama general de todos los costos y utilidades de los servicios entregados, así como un análisis individual de cada área y el profesional involucrado. Con todos estos datos, puede aumentar la rentabilidad y productividad de los procesos en base a las mejoras recomendadas.

Un estudio de abogados puede gestionar procesos tanto de empresas como de individuos con el mismo sistema, enfocando sus recursos humanos y físicos en cada contrato de acuerdo a sus necesidades, sean de largo o corto plazo.

Los plazos, envíos de documentos, reuniones y otros eventos relevantes para el servicio son gestionados en Dynamics 365, el cual también puede enviarle notificaciones si, por ejemplo, los costos de viaje del personal exceden el valor inicial establecido para dicho ítem.

Estas interacciones serán incluso más eficientes si son administradas por las herramientas propias de Microsoft, como la suite de productos Office, Outlook, y otros. Sin embargo, Dynamics también soporta la integración con otros sistemas, lo cual no quiere decir que no pueda escogerlo para proyectos que no requieran integración.

¿Cuáles son las ventajas estratégicas?

En términos de su aplicación como CRM, Dynamics< brinda planificación para órdenes de servicio y asignación y activación de los recursos requeridos, además de análisis de desempeño financiero. A modo de ejemplo:

Personalización de un contrato de servicio

Cada cliente puede estar registrado en el sistema de Microsoft con sus necesidades y condiciones contractuales específicas usando un SLA (Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio), el cual especifica los niveles de servicio que serán provistos.

Este documento es común para los proveedores de servicios de TI y las consultoras, pero también puede ser incorporado en oficinas de contabilidad y gestión externalizada de RR.HH., entre otros. De esta forma, los plazos para las resoluciones, costos, elementos asignados a proyectos específicos y otros ítems acordados pueden ser gestionados de manera sistemática.

Gestión de recursos y finanzas

Los recursos humanos y estructurales son costos comerciales que necesitan de una asignación eficiente para brindarle al cliente los resultados esperados al margen de utilidad más alto posible.

Por lo tanto, al enviar a un consultor de contabilidad a realizar una auditoría externa a la sucursal de un cliente, la empresa debe administrar los gastos de viaje, horas trabajadas, equipos y otros recursos utilizados en el servicio.

Este monitoreo de eficiencia individual debería acumularse con otros y ser ingresado a un sistema de análisis financiero comercial, permitiéndole al gerente monitorear sus costos y utilidades de forma simple y unificada.

Automatización de la fuerza de ventas y relaciones con clientes

Dynamics 365 también cuenta con varias soluciones para automatizar las ventas y marketing, ofreciendo la opción de centrarse en clientes y prospectos objetivos para crear campañas personalizadas, por ejemplo.

Esto es posible porque el sistema le permite crear informes completos con una amplia variedad de filtros, para que así los datos desplegados sean estratégicos y aplicables, permitiéndole optimizar su estrategia.

En el área de ventas y relaciones, los informes se comportan de la misma forma, pero en tiempo real. Al definir las métricas de éxito para la empresa, industria o empleado, puede medir el desempeño y sugerir medidas correctivas de forma mucho más ágil.

Control e informes históricos para todo el ciclo de ventas y servicio

Uno de las principales metas para los proveedores de servicio es renovar el contrato con un cliente una y otra vez. Además de reducir los costos comerciales, también es una forma de generar nuevos negocios.

Por lo tanto, contar con un control histórico de todas las relaciones y negociaciones es clave, y los datos generados en estas interacciones pueden contribuir a personalizar los servicios y atención para cada cliente.

Además, separar el ciclo en etapas permite analizar las distintas acciones de forma individual para identificar puntos críticos, por ejemplo.

Características para las empresas de servicios

Dynamics 365 cuenta con varias funciones importantes para la gestión de entrega de servicios, como el módulo de Ventas, el cual se enfoca en la gestión de negociaciones y es apoyado por insights (información) de ventas, brindándole control sobre el flujo de venta.

Customer Service (Servicio al Cliente) permite una gestión uniforme de la base de clientes a través de todos los canales de interacción de la empresa, y de forma personalizada, por supuesto. Field Service (Servicio en Terreno), tal como su nombre lo indica, se concentra principalmente en gestionar acciones en terreno, como las horas trabajadas por consultores y los recursos asignados a proyectos.

Project Service Automation (Automatización de Servicios de Proyectos) permite gestionar de forma remota todos los proyectos en transcurso, así como consultar detalles de facturación e historiales de los clientes. Finalmente, tenemos Finance and Operations (Finanzas y Operaciones), el cual reúne las funciones de ERP almacenadas en la nube.

¿Por qué los proveedores de servicios deberían elegir la solución de Microsoft?

Esta funcionalidad y la fuerza y autoridad de la empresa de tecnología más grande del mundo motivaron a AlfaPeople a especializarse en las soluciones de Microsoft. El refinamiento tecnológico de su plataforma, su enfoque en la experiencia del usuario y, por sobre todo, su alto potencial de personalización, garantizan que diferentes tipos de negocios pueden todos beneficiarse al utilizar Dynamics 365.

Dynamics 365 también tiene un alto nivel de usabilidad y es fácil involucrar a los usuarios, ya que todo el mundo ya está familiarizado con las herramientas de Microsoft, tanto para uso doméstico como corporativo.

Su flexibilidad para adaptarse a distintos tipos de negocios también puede observarse cuando una empresa evoluciona en su tamaño. Dynamics 365 resulta estratégico en cualquier punto del crecimiento de una empresa, y cuando se adopta de forma temprana, tiene la ventaja de mantener un registro de clientes y empresas cada vez más valioso.

Dynamics 365 es una plataforma que claramente diferencia a un proveedor de servicios de otro; además de aportar inteligencia y optimización a sus procesos de negocio, también le permite a su empresa controlar sus costos y tomar mejores decisiones.

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