El ciudadano, cada vez más empoderado, demanda un Estado que facilite su vida, simplificando procesos, trámites y otras gestiones críticas. La complejidad de dichas necesidades, ha llevado a los Gobiernos a la adopción de tecnologías ERP, la cual facilita y hace más eficiente la gestión, para que los tomadores de decisión, puedan adoptar las mejores políticas en beneficio de los ciudadanos. A continuación hacemos un repaso del Sector Público y Gobierno en Colombia y cómo está adoptando nuevas tecnologías, entre ellas, Dynamics 365.

Las nuevas tecnologías e innovaciones, no solo están pensadas para obtener más ganancias, como ocurre en el sector privado. Existe una dimensión, dentro de esta cadena de mejoras organizacionales, que no busca solo utilidades per sé, sino la eficiencia en los procesos que decanten en un bienestar general. Hablamos del sector Público y Gobierno. No más silos, organismos y procesos aislados. La integración de datos es clave. Y Colombia, Gobierno y Dynamics 365 lo están entendiendo.

Quienes ocupan cargos gubernamentales deben enfrentan grandes desafíos, mientras trabajan para mejorar la vida de una ciudad, gobernación, región o todo un país. Las limitaciones en presupuestos, o cada vez más exigencias normativas y presupuestarias, están llevando al sector Público a mirar la tecnología, no como un intrincado laberinto de capacitaciones o una innecesaria inversión, sino que ya la tecnología está demostrando que hace más eficientes a Gobiernos y entidades públicas.

“El Sector Público abarca la función que debe cumplir el Estado con el objeto social, cumpliendo políticas diversas, donde participan fuerte los Ministerios y que como cualquier otra entidad están cubiertos por la Contaduría General de la Nación y la Contraloría”, dice Daniel Martínez, Arquitecto Funcional de AlfaPeople. “Deben llevar control de sus gastos, contabilidad y todo debe ser muy transparente. No son empresas privadas, pero tienen la obligación de llevar una contabilidad del sector público, y cumplir con la normativa del presupuesto público”.

Daniel explica que Colombia posee una normativa especial para el presupuesto público. No se maneja como un presupuesto privado. Hoy en día, Contraloría está unificando y armonizando procesos, lo que está llevando a una convergencia en el control del sector público presupuestario. Donde los procesos de contratación (licitaciones, proveedores, etcétera) también se rigen por estas normativas.

 

Colombia Sector Público y Gobierno Dynamics 365

 

¿Cuáles son los principales ‘dolores’ del sector?

Es necesario explicar, que una de las principales características del sector público, radica en que primero generan sus necesidades, sus gastos y luego se busca cómo cubrir dichos gastos. A diferencia del sector privado, donde primero planifican sus ingresos para luego manejar los gastos asociados a esos ingresos.

“Una de las principales preocupaciones del gobierno en Colombia es el Presupuesto, puesto que permite hacer todos los procesos de planificación que se deben manejar y que tiene una normativa que se debe cumplir. Por ejemplo, al 31 de enero ya deben tener la proyección de lo que será el presupuesto del próximo año”, explica Daniel.

Los plazos se deben cumplir, de lo contrario, existen sanciones. “Nuestro ERP Dynamics 365 ayuda a cumplir con dicha planificación, además que permite consolidar los presupuestos de distintas áreas o departamentos, en un solo presupuesto”, señala el experto.

“Con el plan anual de adquisiciones puedes planear todo lo que son contrataciones, gracias a Dynamics 365. En Colombia los procesos están clasificados en distintas formas, de tal modo que puedes estar llegando a una licitación pública o a una convocatoria única, donde entran a jugar distintos factores en la contratación, entonces se deben manejar los procesos de publicación, pliegos y necesidades, todo esto lo gestiona Dynamics 365 con la vertical y las funcionalidades propias que el sistema posee”, indica Daniel.

El ERP dirá cuál es la mejor alternativa y no simplemente es un repositorio de información. Esto hace la diferencia, evitando las entidades ‘islas’, actuando de forma unificada al estar integrados. Además, esta integración aporta una importante trazabilidad al proceso.

¿Por qué el sector Público y Gobierno debe adoptar tecnología ERP?

La Contraloría de Colombia está cada día más exigiendo contar con estándares internacionales, y en la medida que el sector vaya alineándose con ello, la adopción de tecnologías irá en aumento.

“Uno de los principales problemas del sector, es que para poder cumplir sus objetivos, cada una posee sus propios software (dado que no están cubiertas por un ERP, son muy específicos y/o solo sirven solo para aquella entidad), es decir, son aplicaciones personalizadas y no tienen utilidad en ninguna otra parte”, explica Daniel. “Desde el 2004 que comenzamos a trabajar con el sector público en Colombia y hemos aprendido a operar con integraciones y otras aplicaciones”.

Aspectos claves, como el tema Normativo, donde el Estado ha estado tratando de simplificar junto a otras entidades, Recursos y Caja de la Nación, Plan Anual de Adquisiciones, donde se evalúan a los proveedores con puntuaciones y criterios. Ya poseen precios unificados, para evitar temas de corrupción o contratos indebidos.

“Aquí entra AlfaPeople y Dynamics 365, que es el único ERP orientado a cubrir estas necesidades del sector gobierno en Colombia”, explica el consultor. “Como lo es el Presupuesto Público, que tiene su propia normativa y manejo y que está integrado con el Plan Anual de Adquisiciones, además de todo el tema de Contrataciones, orientado al proceso de proyectos y contratos que se manejan dentro del Estado. Estos son procesos críticos que cubrimos para mejorar las tareas del Estado”.

Daniel señala que las herramientas de AlfaPeople están totalmente integradas, no solo en lo presupuestal o contractual y planeación de compras, sino que Dynamics 365 está integrado financieramente con el manejo de impuestos y con el manejo de la contabilidad pública.

“Nuestro ERP, al tener estándar internacional, tiene la ventaja de poder manejar distintos planes de cuentas”, finaliza Daniel.