Interview mit Markus Felsch

Die Firma Felsch Lighting Design ist ein unabhängig arbeitendes Lichtplanungsbüro mit Sitz in Hamburg. Der Gründer machte sich 2004 mit einem eigenen Büro selbstständig und kann heute auf über 20 Jahre Erfahrung im Umgang mit dem Werkstoff Licht in nationalen und internationalen Projekten zurückgreifen. Ein Team aus qualifizierten Spezialisten plant und berät seine Auftraggeber.

„Letztendlich fällt und steht der Erfolg eines Projektes mit der effektiven und guten Zusammenarbeit der involvierten Personen im Projekt. Seitdem CRM Updateprojekt fühle ich mich perfekt von AlfaPeople betreut und verstanden. Meine Wünsche und Anforderungen werden zeitnah und vollumfänglich gelöst. Die Kommunikation und Zusammenarbeit empfinde ich als angenehm.“

Können Sie die Felsch Lighting Design kurz vorstellen?

Die Firma Flesch Lighting Design ist ein international tätiges Ingenieurbüro mit dem Schwerpunkt Lichtplanung. Mit derzeit fünf Mitarbeitern konzentrieren wir uns auf alle Leistungsphasen der Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (HOAI), die Sonderleuchtenentwicklung sowie dem Vertrieb und die Installation von Beleuchtungsanlagen.

Wie sind Sie auf AlfaPeople aufmerksam geworden?

Wir sind über einen Umweg auf AlfaPeople aufmerksam geworden. Auf der Suche nach einer Projektmanagementsoftware und als Ablösung von der Software SuccessControl sind wir über eine Internetrecherche auf die Software Lösung „Assistance PSA“ aufmerksam geworden. AlfaPeople ist Partner von Assistance PSA und steht in Deutschland als Implementierungspartner zur Verfügung.

Wie sah Ihre IT-Infrastruktur vor der Implementierung aus?

Wir betreiben unsere IT-Infrastruktur komplett on premise. Vor der Implementierung haben wir Success Control eingesetzt. Im Zuge der Implementierung von Assistance PSA wurde Microsoft CRM eingeführt und Success Control abgelöst. Schon vor der Einführung setzen wir größtenteils auf Microsoft Produkte. Dazugehören Microsoft Exchange für E-Mailing, Windows Server Betriebssystem inkl. Active Directory, Client Betriebssysteme und Office Produkte wie Word, Excel und Outlook.

Warum war es für Sie entscheidend, mit der der Einführung eines Kundenmanagementsystems und einer Projektmanagementsoftware zu starten?

Schlussendlich haben wir nach über 10 Jahren kontinuierlichen Wachstum von Felsch Lighting Design eine Lösung gesucht die den aktuellen IT Anforderungen gerecht wird.

In Projekten wie dem Terminal T2 im Flughafen Oslo wurden alle Facetten des Leistungsspektrums von Felsch Lighting Design abgerufen. Hierbei wurden über 10.000 Lichtpunkte geplant, entwickelt und durch unsere Spezialisten geliefert. Wir benötigen immer mehr Kunden und Projektmanagement Software die uns bei diesen komplexen Projekten unterstützt. Dazu gehört auch eine effektive Auswertung von Verlorenen und Gewonnen Verkaufschancen, Zugriff auf lokale Ressourcen von extern sowie die Anbindung und Integration von Microsoft Outlook. Unsere bestehende Software Lösung konnte da nicht mehr mithalten.

Welche Bedürfnisse konnten mit der alten Lösung nicht abgedeckt werden?

Die Zeiterfassung und Stundenbuchung zu einem bestehenden Projekt war nicht möglich. Somit bestand ein hoher Aufwand zur Verwaltung der Projekte. Zudem bestand keine Integration von Microsoft Outlook, E-Mails konnten aus Outlook nicht direkt in das System übertragen werden. Personalisierte E-Mails konnten nicht automatisch erzeugt und versendet werden. Kundenkontakte via E-Mail waren so schwer oder praktisch gar nicht möglich.

Warum haben Sie sich für Dynamics 365 Sales und Assistance PSA entschieden?

Die Kombination von Dynamics 365 und Assistance PSA bilden die optimalen Voraussetzungen zur Lösungen unsere Anforderungen. Eine Implementierung einer nicht Microsoft Software wäre mit einem erhöhten Aufwand verbunden gewesen. Wir haben uns dafür entschieden möglichst viel aus „einer Hand“ zu haben. Die Vorstellung von Assistance PSA hat uns schlussendlich überzeugt die Software einzusetzen.

Welche Herausforderungen gab es während der Implementierung und wie haben Sie diese gemeistert?

Die effektive Nutzung von Assistance PSA und Microsoft CRM bedarf eines hohen Aufwands an Konfiguration und Administration.

Man benötigt einen gewisser Grad an Ausdauer um die Lösung ganzheitlich einzuführen und verständlich für die jeweiligen Mitarbeiter einzusetzen. Mit einer Installation des Produktes ist es nicht getan, mit der Einführung einer solch komplexen und umfangreicher Software startet man einen langen Prozess. Auch alle Mitarbeiter entsprechend zu Schulen war mit einem hohen Aufwand verbunden.

Wie geht es nun weiter? Wie sehen die nächsten Etappenziele aus?

Wir werden uns in der nächsten Phase dem Ausbau und der Vertiefung der Funktionalitäten von Assistance PSA widmen, also Projektmanagement, Rechnungsstellung, Angebots und Auftragserfassung widmen. Ziel ist es später den kompletten Verlauf von Verkaufschance bis zur Rechnungsstellung in Microsoft Dynamics 365 zu Erfassen. Mit dem Bereich Sales der Dynamics 365 Suite sind wir dahingehend sehr gut aufgestellt. Auch die Forecast-Berechnung zum Anfang eines Projekts sowie die Auswertung vergangener Projekte soll in Zukunft genutzt werden.

Welche Verbesserungen in Ihrer Firma können Sie hervorheben, die eindeutig auf die CRM und PSA -Implementierung zurückzuweisen sind?

Zwei wichtige Funktionen von Dynamics 365 und Assistance PSA sind besonders hervorzuheben. Dazu gehören die Report- bzw. Auswertungsmöglichkeiten des CRM Systems. So ist es möglich wichtige Informationen zu unseren Projekten, die wir im System erfasst haben, zu vergleichen und gegebenenfalls notwendige Handlungen daraus abzuleiten.

Andererseits profitieren wir sehr von der projektbezogenen Stundenbuchung der Assistance PSA Lösung. Ich habe nun einen besseren Überblick zu bereits geleisteten Stunden. Das hat vorher der Implementierung sehr viel Zeit gekostet. Nun kann ich mich wieder auf mein Business konzentrieren.

Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit mit AlfaPeople?

Letztendlich fällt und steht der Erfolg eines Projektes mit der effektiven und guten Zusammenarbeit der involvierten Personen im Projekt. Seitdem CRM Updateprojekt fühle ich mich perfekt von AlfaPeople betreut und verstanden. Meine Wünsche und Anforderungen werden zeitnah und vollumfänglich gelöst. Die Kommunikation und Zusammenarbeit empfinde ich als angenehm.