Interview mit Christian Kempe

Christian Kempe

Max Schön GmbH (im Folgenden „Max Schön“) ist ein Unternehmen der dänischen Sanistål Group mit Niederlassungen in Lübeck, Hamburg, Hannover (Sarstedt) und Rostock.

Als Großhändler für Handwerk und Industrie in Schleswig-Holstein bietet Max Schön seit 1920 seinen B2B – Kunden ein umfassendes Sortiment an Werkzeug, Maschinen und Industriebedarf im Bereich Stahl & Rohr. Um ihre Kundenanforderungen optimal zu erfüllen, entwickelte Max Schön ebenfalls Technik-Center, deren Teams ihre Kunden in speziellen technischen Fragen beraten und ihnen moderne Lösungskonzepte anbieten.

Max Schön ist ein noch junger Kunde der AlfaPeople GmbH, der den Support in Deutschland nutzt. Herr Christian Kempe, kaufmännischer Leiter der Firma Max Schön, war so freundlich, uns einige Fragen zur Zusammenarbeit mit AlfaPeople zu beantworten.

Können Sie die Max Schön GmbH kurz in eigenen Worten vorstellen?

Max Schön zählt zu einem der größten Stahlhändler in Schleswig-Holstein. Neben dem Verkauf von Werkzeug, Maschinen und Industriebedarf liegt ein weiterer Schwerpunkt im Bereich StockMaster. StockMaster ist ein Warenausgabesystem, das in erster Linie für Waren verwendet wird, die von den Mitarbeitern in der Produktion ständig benötigt werden und per Software den Warenverbrauch analysiert und die termingerechte Wiederbestellung und Befüllung gewährleistet. Sozusagen ein Automat für Waren, ähnlich einem Süßigkeiten-Automaten. Als Beispiel: Der Mitarbeiter kann am Automaten direkt seine benötigten Arbeitshandschuhe entnehmen, das System analysiert den Bestand und beim Unterschreiten des Mindest-Bestandes wird direkt über Microsoft Dynamics AX eine neue Bestellung erstellt. Wir haben aber auch schon für ein großes Unternehmen einen ganzen Raum als StockMaster konzipiert. Hier wird also viel Wert auf individuelle Lösungen gelegt.

Wie haben sich Ihre IT Landschaft und die Anforderungen im Laufe der Jahre verändert?

Microsoft Dynamics AX 2009 wurde im Jahr 2009 bei uns eingeführt. Die Anforderungen von damals sind im Laufe der letzten Jahre weitestgehend gleichgeblieben – früher war uns allerdings gar nicht so bewusst, wie umfangreich Microsoft Dynamics AX eigentlich ist und welche Möglichkeiten der Prozessoptimierung durch das System noch vorhanden sind. Daher besteht mittlerweile großer Optimierungsbedarf im Bereich der Anpassungen und Parameter (im Vergleich zur Einführung im Jahr 2009). Im Jahr 2015 begann allerdings eine große interne Umstrukturierung der eigenen IT, ursprünglich aufgrund von Performance-Problemen. Durch die Unterstützung lokaler Partner und der Muttergesellschaft in Dänemark haben wir unser Rechenzentrum nach Dänemark verlagert – das war im Frühjahr 2017. Jetzt sind wir soweit, um uns nochmal neu auf Dynamics AX zu fokussieren und hier das vorhandene System so zu optimieren, dass wir uns wieder auf unser Kerngeschäft und unsere Kunden konzentrieren können.

Sie arbeiten seit vielen Jahren mit Dynamics AX. Was spricht für die Lösung?

Microsoft Dynamics AX 2009 ist im Vergleich zu den vorherigen Systemen weitaus umfangreicher und leistungsfähiger. Darüber hinaus ist es auch sehr flexibel, wodurch es unsere Arbeit erleichtert und die Prozesse unterstützt. Weiterhin wird durch eine Vielzahl an kompatiblen Schnittstellen eine Automatisierung der Prozesse ermöglicht, wodurch wir uns ganz auf unsere Kunden fokussieren können.

Wie viele User arbeiten mit der Lösung? Wie ist die Benutzer-Akzeptanz?

Zurzeit arbeiten 75 User mit Microsoft Dynamics AX 2009. Die Akzeptanz ist dabei ausgesprochen hoch. Die Mitarbeiter arbeiten wirklich gern mit dem System. Natürlich war eine Umstellung am Anfang schwierig, aber sie haben sich schnell an das neue System gewöhnt, insbesondere auch, da das Arbeiten mit Dynamics AX sehr intuitiv funktioniert, wenn man die Office Anwendungen kennt.

Welche Vorteile bezogen auf Prozesse, ROI, Schnittstellen haben sich im Laufe der Zeit mit Dynamics AX ergeben?

Wie bereits erwähnt, konnten durch die Implementierung von Dynamics AX die Prozesse erleichtert und besonders in Verbindung mit den Schnittstellen einige Bereiche, wie beispielsweise die Bestellungen über StockMaster und die Nachbefüllung, automatisiert werden. Als nächster Schritt wird hier EDI folgen, um im Bereich der Direktlieferung durch unsere Lieferanten den Service für unsere Kunden noch weiter zu optimieren. Durch das voll integrierte System befinden sich außerdem alle Daten an einem Ort, Kennzahlen sind so genauer abrufbar und das Controlling allgemein wird erleichtert.

Welche Erwartungen haben Sie an einen Kundenservice bzw. Support? Was ist Ihnen besonders wichtig?

In erster Linie ist uns bei einem Support wichtig, dass er zuverlässig und erreichbar ist. Zur Not bzw. in dringenden Fällen natürlich auch per Telefon, damit eine zeitnahe Unterstützung gewährleistet ist. Darüber hinaus erleichtert ein funktionierendes Ticketsystem die Einstellung von Supportanfragen und bietet stets einen Überblick über die aktuellen Fälle, die durch den Support bearbeitet werden. Eine Priorisierungsmöglichkeit, besonders unter Berücksichtigung von unterschiedlichen Reaktionszeiten, die vertraglich vereinbart sind, ist hierbei noch ein Bonus. Wichtig ist hier natürlich, dass man sich auf diese Vereinbarungen auch verlassen kann.

Wie beurteilen Sie den AlfaPeople Support, was ist besonders? Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit mit AlfaPeople?

Besonders gefällt mir bei dem Support durch die AlfaPeople GmbH der persönliche Kontakt und die Zuverlässigkeit des Support-Teams. Auch wenn primär über das Ticketsystem kommuniziert wird, finden auch Abstimmungen und Rückfragen per Skype oder Telefon statt. Außerdem merkt man, dass stets jemand erreichbar ist und in dringenden Fällen zeitnahe Unterstützung erfolgt. Durch die flexiblen Arbeitszeiten der Mitarbeiter kann außerdem eine große Bandbreite an Supportzeiten abgedeckt werden. Darüber hinaus bin ich auch mit dem Ticketsystem sehr zufrieden. Es ist von Vorteil, dass wir selbst eingestellte Tickets unterschiedlich priorisieren können und man so weiß, in welchem Zeitraum diese bearbeitet werden und wann mit einem Update zum aktuellen Bearbeitungsstand zu rechnen ist.

Welche Bedeutung hat das Thema Digitale Transformation für Max Schön?

Die digitale Transformation ist natürlich ein großes Thema für uns. Wir arbeiten stets daran, unsere Prozesse zu optimieren. Das zeigt sich bereits in vielen kleinen Bereichen, die von Algorithmen übernommen werden. Administrative Routinearbeiten, die durch die Digitalisierung automatisiert werden können, sodass unsere Mitarbeiter sich weniger mit administrativen Abläufen beschäftigen und mehr Zeit für unsere Kunden investieren können.

Wie gehen Sie mit Zukunftstrends und Cloud Lösungen um?

Man darf sich vor neuen Trends und den Cloud Lösungen nicht verstecken. Unser Online Shop gewinnt beispielsweise täglich mehr an Bedeutung. Die steigende Akzeptanz sowie die Umsatzzahlen belegen, dass wir hier auf jeden Fall weiter ausbauen und optimieren müssen. Letztes Jahr haben wir zu Office 365 gewechselt und die Benutzer-Akzeptanz war hier sehr gut. Ein Upgrade auf Dynamics 365 for Finance and Operations wäre hier also ebenso denkbar bzw. unvermeidbar, um unsere Prozesse weiter zu optimieren.

Wie geht es nun weiter? Wie sehen die nächsten Etappenziele aus?

Kurzfristig betrachtet, ist der nächste Schritt die Optimierung von Dynamics AX. Nachdem wir nun mit der Umstrukturierung der internen IT durch sind, können wir uns wieder auf Dynamics AX konzentrieren. Eine grundlegende Voraussetzung ist hierbei primär der Fokus auf unsere Prozesse. Wenn diese erneut analysiert, optimiert und vor allem dokumentiert worden sind, kann das System entsprechend eingerichtet und angepasst werden. Langfristig wird dann sicherlich ein Upgrade auf Dynamics 365 for Finance and Operations folgen. Unabhängig jedoch, welche IT-Lösung verwendet wird, ist in erster Linie wichtig, dass man die Prozesse im eigenen Unternehmen kennt, um so das Bestmögliche aus einem System ausschöpfen zu können.